Å søke om forskningsmidler tar tid. Mye tid. Men en ny evalueringsprosedyre viste seg effektiv i denne forbindelse.

I en helt fersk forskningsartikkel, publisert i tidsskriftet Research Evaluation, fra Oxford University Press, dokumenteres det at Stiftelsen Dams søknadsprosess i programmet Forskning har bidratt til lavere tidsbruk for både søkere og fagfeller.

– I 2020 la vi om til en totrinnsprosess der søkerne sender en svært forenklet prosjektskisse, tilsvarende to sider med tekst. Etter en grundig vurdering av fem uavhengige eksperter, blir de beste skissene invitert til å sende en utvidet søknad, sier Jan-Ole Hesselberg, programsjef i Stiftelsen Dam og medforfatter av forskningsartikkelen.

Overraskende resultater

Målet med den store omleggingen var å spare både søkerne og ekspertene for tid, men om dette faktisk ville bli utfallet var usikkert.

– Både vi og andre var usikre på om det kom til å skje. Noen mente at det er utviklingen av prosjektet, ikke lengden på søknaden, som betyr mest for hvor mye tid en søker vil bruke og at vi derfor ikke ville se noen reduksjon i tidsbruken, sier Hesselberg.

For Dam har det vært avgjørende å evaluere endringen nøye. Dette skjer blant annet gjennom spørreskjemaer til alle søkere og fagfeller. Resultatene viser at:

• Forskerne brukte i gjennomsnitt 38 prosent mindre tid på å skrive søknadene.
• Fagtutvalgsmedlemmene brukte 28 prosent mindre tid på vurdering av alle søknadene.

– Reduksjonen i tidsbruk – både for søker og ekspertene – var langt over det vi kunne håpe på, sier Hesselberg.

Interessant for andre finansiører

Professor Marco Seeber ved Universitetet i Agder er hovedforfatter av artikkelen som nylig ble publisert. Han har undersøkt forskningsevalueringsprosesser i flere år og i ulike sammenhenger, blant annet i store europeiske forskningsfinansieringsbyråer.

Han mener at Dams to-trinnsprosess kan være en veldig interessant løsning for både offentlige og private forskningsfinansiører, og for utvelgelsen av forslag innen andre domener enn forskning.

Betydelig forbedret effektivitet

I tillegg til reduksjon i tidsbruk dokumenterer artikkelen at totrinnsprosessen har gitt større pålitelighet og enighet mellom fagfellene.

– Våre funn tyder på at totrinnsprosess kan forbedre effektiviteten av både søknadsskriving og -behandling betydelig, uten å skade påliteligheten i søknadsbehandlingen, sier Ida Svege, medforfatter og Forsker 2 ved Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning (NIFU).

Ber finansiører følge etter

For Dam er kvalitetssikring og videreutvikling av søknadsprosessene et prioritert område. Dessverre er ikke det tilfellet hos mange andre finansiører. Det på tross av at norske finansiører deler ut flere titalls milliarder kroner til forskning hvert eneste år.

– Som finansiør av forskning er det lett å fokusere på de flotte prosjektene man gir midler til, og litt for enkelt å overse den byrden man legger på forskersamfunnet gjennom søknadsprosesser der det store flertallet av søkere får avslag. Vi mener tidsbruken man pålegger søkere må være så lav som mulig, og at flere finansiører burde ha dette som en kvalitetsindikator for driften sin, sier Hesselberg.

Han legger til at søkerne gjennomgående er fornøyde med den nye modellen. Hele 94 prosent oppga at de var fornøyde eller svært fornøyde med søknadsprosessen ved forrige utlysning. Dette er uavhengig av om søknaden får støtte eller ikke.

Hesselberg oppfordrer flere finansiører til å forske på egne prosesser, med mål om å legge mindre byrde på søkerne, samtidig som man i størst mulig grad klarer å identifisere de beste prosjektene. Det vil spare både forskersamfunnet og finansiørene for tid og penger, som isteden kan investeres i ny forskning.

– Bare i Norge deles flere titalls milliarder ut gjennom slike søknadsprosesser. Da skulle det bare mangle at finansiører gjør sitt ytterste for å utvikle og kvalitetssikre prosessene, så de legger minst mulig byrde på søkerne og i størst mulig grad klarer å identifisere de beste prosjektene. Dette er grunnen til at vi ga ut rapporten Bedre søknadsbehandling, der vi presenterer forskningen som ligger til grunn for hvordan vi mener søknadsbehandling bør gjennomføres, sier han.