Retningslinjer for åpenhet

Her finner du Stiftelsen Dams retningslinjer for åpenhet.

Opprinnelig vedtatt av Stiftelsen Dams styre 23.03.2020.

Justert i styremøte 28.09.2026

Retningslinjene må følges av alle prosjekter som er finansiert av Stiftelsen Dam fra og med 2025.

1. Om åpenhet

Stiftelsen Dam deler ut penger til prosjekter i regi av frivillige helseorganisasjoner i Norge. Med dette følger et særlig ansvar, og åpenhet i tildelingsprosessene er en viktig del av det.

Det skal være mulig for enhver på egen hånd å orientere seg om hva som skjer fra en søknad mottas til den innvilges eller avslås, og det skal være mulig å forstå hvorfor beslutningen ble tatt. Videre skal det være mulig for enhver å enkelt finne informasjon om prosjektene som tildeles støtte, herunder informasjon om prosjektets hensikt, metode og resultater, samt publikasjoner som utgår fra prosjektet.

2. Åpenhet om sekretariatets arbeid

Stiftelsen Dam skal, så langt det lar seg praktisk gjøre og innenfor lovens rammer, dele informasjon om stiftelsens formål og organisering og om sekretariatets arbeid.

Informasjon om stiftelsens vedtekter, medlemsorganisasjoner og styre skal være tilgjengelig til enhver tid. Dette gjelder også informasjon om stiftelsens utvalg og utvalgenes medlemmer. Stiftelsen skal også dele informasjon om sekretariatets ansatte og kostnader knyttet til drift av sekretariatet og søknadsbehandling.

Stiftelsens retningslinjer for kapitalplasseringer skal også være åpent tilgjengelig på nettsidene, og en gang per år tilgjengeliggjøres en oversikt med aktuelle plasseringer og størrelsen på dem.

Denne informasjonen deles i hovedsak gjennom dam.no, vedtektene, årsmeldingen og rapportene som finnes på dam.no/rapporter.

3. Åpenhet om søknadsbehandlingen

Det skal være mulig for utenforstående å orientere seg på egen hånd om hvordan søknadene behandles, og hva som fører til innvilgelser og avslag i de ulike programmene.

3.1 Generelt om søknadsbehandlingen

Informasjonen om søknadsbehandlingen i de ulike programmene skal nedfelles i rutinebeskrivelser og deles på de ulike programsidene:

Informasjonen om hvordan fagutvalgene skal vurdere søknadene og sin egen habilitet, og hvordan de honoreres skal nedfelles i instrukser og deles her:

Bakgrunnen for hvorfor søknadsbehandlingen er lagt opp slik den er skal deles i en rapport som gjøres offentlig tilgjengelig på dam.no/rapporter.

Hvordan stiftelsen velger hvem som skal vurdere søknadene (fagutvalgsmedlemmer) skal nedfelles i en rutinebeskrivelse og deles på dam.no/oppnevning-fagutvalg. Hvem som til enhver tid sitter i stiftelsens fagutvalg skal deles på dam.no/utvalgene.

3.2 Resultatene av søknadsbehandlingen

Resultatene av tildelingene skal oppsummeres og deles i en rapport som gjøres offentlig tilgjengelig på dam.no/rapporter og statistikk fra hver tildeling skal deles på dam.no/statistikk.

Den enkelte søker skal få tilgang til detaljer om vurderingen av søknadene. Både karaktersettingen og kommentarer fra fagutvalgsmedlemmene omfattes av dette.

4. Krav til åpenhet i prosjektene vi støtter

Alle som får støtte fra Stiftelsen Dam aksepterer at stiftelsen offentliggjør følgende informasjon i prosjektbiblioteket:

Prosjektleders navn
Søkerorganisasjon
Bevilget beløp
Sammendrag av søknaden
Prosjektstatus
Sammendrag av sluttrapport
Lenke til eventuell forhåndsregistrering
Lenke til eventuelle publikasjoner

4.1 Åpen deling av publikasjoner og data

Alle publikasjoner og data som helt eller delvis er finansiert av stiftelsen skal være åpent tilgjengelige. Publikasjoner kan ikke legges bak betalingsmur.

Alt materiale (som for eksempel artikler og rapporter) skal deles under én av disse lisensene, så lenge det ikke er lovstridig(1):

Vær obs på at publiseringer i kommersielle publiseringskanaler, som nettsteder eller tidsskrifter, som regel har egne lisenser som ikke samsvarer med de to som Stiftelsen Dam aksepterer. I slike tilfeller må publikasjonen i tillegg legges i en annen, åpen kanal der du kan bestemme lisensene (som for eksempel Zenodo).

Dette er spesielt viktig for våre forskningsprosjekter (se under).

4.2 Tilleggskrav til forskningsprosjekter

Kravene gjelder alle forskningsprosjekter og prosjekter som har som mål å publisere vitenskapelige resultater. De gjelder uavhengig av forskningsmetode.

For en vitenskapelig artikkel er kravet om åpen deling oppfylt når manuskriptet er delt som preprint (se punkt 4.2.3), helt uavhengig av publisering i vitenskapelige tidsskrift. Det betyr at den vitenskapelige artikkelen må deles som preprint innen utgangen av prosjektperioden. Ved publisering i et vitenskapelig tidsskrift stilles det ikke krav om lisens for den versjonen tidsskriftet publiserer, men alle artikler som publiseres i tidsskrifter, skal publiseres med åpen tilgang.

Vær oppmerksom på at resultater og data skal deles i størst mulig omfang, også når hensynet til personvern eller forskningsetikk gjør at deler av informasjonen ikke kan deles¹. Ved kvalitative studier skal forskerne dele studiemateriale (intervjuguider, kodebøker og tematiske modeller) selv når rådata ikke kan deles.

4.2.1 Krav før oppstart

Dele resultater fra tidligere avsluttede prosjekter. Sørg for at resultater fra alle tidligere prosjekter der datainnsamlingen ble avsluttet for mer enn 12 måneder er delt(2).
Forhåndsregistrere studiene som inngår i forskningsprosjektet i Stiftelsen Dams OSF-register (Dam Registry). Registreringen offentliggjøres ved godkjenning. Registreringen skal inneholde
- Prosjektbeskrivelse eller protokoll med analyseplan.
- Lenke tilen innledende datahåndteringsplan som beskriver datainnsamling, lagring, tilgangskontroll, anonymisering og planlagt deling av data og kode.
- Lenke til eller last opp relevant studiemateriale (for eksempel spørreskjemaer). Registreringene har begrenset lagringsplass, og materiale som ikke kan legges ved skal lenkes til fra registreringen.

4.2.2 Krav underveis i prosjektet

Prosjektleder skal:

Holde sentrale dokumenter (som kode og studiemateriell) oppdatert i arkivet de er lagret i, slik at versjonene er sporbare.
Ved endringer i prosjektets metode:
- Søke om godkjenning hos Stiftelsen Dam
- Oppdatere forhåndsregistreringen i Dam Registry

4.2.3 Krav senest 12 måneder etter at datainnsamlingen er avsluttet

Prosjektleder skal:

Legge ut vitenskapelige manuskripter som preprint. Et manuskript som sendes til et tidsskrift, skal senest samme dag legges ut som preprint i et åpent preprintarkiv som gir en permanent identifikator (DOI), for eksempel OSF Preprints, medRxiv eller PsyArXiv. Preprinten skal:
1. deles under lisensen CC BY, med opphavsretten hos forfatterne, eller frigis med CC0
2. oppgi Stiftelsen Dam som finansiør, med prosjektnummer
3. inneholde en erklæring om hvor data, kode og studiemateriale er tilgjengelig, med DOI
4. lenkes til fra forhåndsregistreringen i Dam Registry
Dele data og kode med en Digital Object Identifier (DOI) i egnet database og i tråd med FAIR-prinsippene:

«Data» inkluderer:
1. Studiemateriale (for eksempel spørreskjema og intervjuguide)
2. Rådata (dersom lovlig og etisk forsvarlig)(1)
3. Prosesserte datasett
4. Kodebok eller variabelliste
Deling av analysekode innebærer:
1. Koden skal renses og kommenteres på en måte som gjør det mulig for utenforstående å forstå koden og sammenhengen med analyseplanen.
2. Dersom analysene er gjennomført i lisensiert programvare (f.eks. Excel, SPSS, Stata, SAS eller MATLAB), skal prosjektet i tillegg dele R- eller Python-kode som dokumenterer og reproduserer analysene så langt det er praktisk mulig.

4.2.4 Avsluttende krav

Prosjektleder skal:

Bekrefte at alle krav om deling er oppfylt.
Legge inn permanente lenker (DOI) til data, kode, preprint og publikasjoner i sluttrapporten.
Sikre at alle publikasjoner og preprints oppgir Stiftelsen Dam som finansiør, oppgir prosjektnummer og siterer prosjektets forhåndsregistrering (DOI) ved bruk av denne krediteringsteksten:
- Norsk: «Prosjektet er finansiert av Stiftelsen Dam (ROR 02esmmc86, prosjektnummer [SDAM_FOR/REGXXXXXX]). Studien er forhåndsregistrert i Stiftelsen Dams register i Open Science Framework ([DOI]), der studiemateriale, datasett og analysekode er lenket.»
- Engelsk: «This project was funded by Foundation Dam, Norway (ROR 02esmmc86, grant [SDAM_FOR/REGXXXXXX]). The study was preregistered in Foundation Dam's registry on the Open Science Framework ([DOI]), where study materials, datasets and analysis code are linked.»

Fotnoter

Kort om anonymisering av datasett som inneholder sensitive personopplysninger:
Et datasett kan ofte anonymiseres ved å fjerne direkte identifikatorer (for eksempel navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon) og ved å generalisere eller aggregere indirekte identifikatorer (for eksempel alder i aldersgrupper, bosted på kommunenivå, sjeldne kombinasjoner av variabler). Ved små grupper, sjeldne diagnoser eller enkelttilfeller bør variabler slås sammen eller fjernes. Når det ikke lenger er mulig å identifisere enkeltpersoner direkte eller indirekte, kan datasettet deles. Se denne veilederen for deling av forskningsdata med personopplysninger fra Research Data Alliance Norway (NO-RDA) hvis du er usikker på hvordan du kan dele dataene dine.

2. Stiftelsen Dam er opptatt av at alle forskningsresultater deles, men kommer kun til å følge opp dette kravet for studier som er eller burde ha vært avsluttet i følgende databaser:

Det er prosjektlederens ansvar å velge et sted for datadeling som oppfyller kravene i retningslinjene. Arkivet må tildele en identifikator (DOI eller tilsvarende). Stiftelsen Dam anbefaler følgende databaser:

DataverseNO: DataverseNO er et nasjonalt arkiv for åpne forskningsdata der du kan legge inn datasett, kodebøker, spørreskjemaer og intervjuguider. Hvert publisert datasett får en DOI, standardlisensen er CC0, og arkivet har versjonskontroll som synliggjør alle endringer gjort etter publisering. Datasett med direkte eller indirekte personopplysninger må anonymiseres før de kan publiseres.
Zenodo: Et åpent arkiv som tar imot alle typer forskningsresultater i alle filformater, og stiller ingen krav til format, størrelse eller lisens. Her kan du legge inn studiemateriale, anonymiserte datasett, analysekode, rapporter og preprints. Alt du laster opp får en DOI som kan lenkes til forhåndsregistreringen. Zenodo støtter versjonering, men kan ikke brukes til data som inneholder personopplysninger.
Sikt: Sikts forskningsdataarkiv tar imot data fra samfunnsvitenskap, humaniora og deler av medisinsk og helsefaglig forskning, både kvalitative og kvantitative, samt både anonymiserte data og data med personopplysninger. Dette er derfor stedet å bruke når dataene ikke kan deles åpent. Arkivet kan styre hvem som får tilgang, og alt som arkiveres får en DOI og en egen landingsside i Surveybanken. Arkivet er gratis for deg som er tilknyttet en statlig finansiert institusjon.

Se også denne siden fra UiO om arkivering av forskningsdata.

Oversikt over hva som skal deles, hvor det skal deles og hva som skal lenkes til i forhåndsregistreringen til prosjektet i Dam Registry og i sluttrapporten.

Guidelines for Openness

The guidelines must be followed by all projects funded by Foundation Dam from 2025 onwards.

1. About openness

Foundation Dam awards funding to projects run by voluntary health organisations in Norway. This carries a particular responsibility, and openness in the award processes is an important part of it.

Anyone should be able to find out, on their own, what happens from the moment an application is received until it is awarded or rejected, and to understand why the decision was made. Anyone should also be able to easily find information about the projects that receive support, including the purpose, method and results of the project, as well as the publications arising from it.

2. Openness about the secretariat’s work

Foundation Dam shall, as far as is practically possible and within the limits of the law, share information about the foundation's purpose and organisation and about the work of the secretariat.

Information about the foundation’s articles of associations, member organisations and board must be available at all times. This also applies to information about the foundation’s committees and their members. The foundation shall also share information about the staff of the secretariat and the costs of running the secretariat and assessing applications. The foundation's guidelines for capital investments shall also be openly available on the website, and once a year an overview of current investments and their size shall be made available.

This information is primarily shared on dam.no, in the articles of associations, the annual report, and the reports available at dam.no/rapporter.

3. Openness about the application process

It should be possible for an outsider to find out, on their own, how applications are assessed and what leads to awards and rejections in the different programmes.

3.1 General information about application processing

Information about the assessment of applications in the different programmes shall be set out in written procedures and shared on the respective programme pages:

Information about how the expert committees shall assess applications and their own impartiality, and how they are remunerated, shall be set out in instructions and shared here:

The reasoning behind the way the assessment of applications is organised shall be shared in a report made publicly available at dam.no/rapporter.

How the foundation selects who will assess applications (members of the expert committees) shall be set out in a written procedure and shared at dam.no/oppnevning-fagutvalg. The current members of the foundation’s expert committees shall be shared at dam.no/utvalgene.

3.2 Results of the application processing

The results of the awards shall be summarised and shared in a report made publicly available at dam.no/rapporter and statistics from each award round shall be shared at dam.no/statistikk.

Each applicant shall have access to the details of the assessment of their own application. Both the scoring and the comments from the members of the expert committee are covered by this.

4. Requirements for openness in the projects we support

Everyone who receives support from Foundation Dam accepts that the foundation publishes the following information in the project library:

Project manager's name
Applicant organisation
Amount awarded
Summary of the application
Project status
Summary of the final report
Link to any preregistration
Link to any publications

4.1 Open sharing of publications and data

All publications and data funded wholly or partly by the foundation shall be openly available. Publications may not be placed behind a paywall.

All material (such as articles and reports) shall be shared under one of these licences(1):

CC0

CC BY

Please note that publication in commercial publishing channels, such as websites or journals, usually involves licences of their own that do not match the two that Foundation Dam accepts. In such cases the publication must also be deposited in another, open channel where you can determine the licence (such as Zenodo).

This is particularly important for our research projects (see below).

4.2 Additional requirements for research projects

The requirements apply to all research projects and to projects that aim to publish scientific results. They apply regardless of research method.

For a scientific article, the requirement for open sharing is met once the manuscript has been shared as a preprint (see section 4.2.3), entirely independently of publication in a scientific journal. This means that the scientific article must be shared as a preprint before the end of the project period. Where an article is published in a scientific journal, no licence requirement applies to the version the journal publishes, but all articles published in journals shall be published with open access.

Please note that results and data shall be shared to the greatest extent possible, including where privacy or research ethics mean that parts of the information cannot be shared¹. In qualitative studies, the researchers shall share study materials (interview guides, codebooks and thematic models) even when the raw data cannot be shared.

4.2.1 Requirements before starting

The principal investigator (PI) shall:

Share results from previously completed projects. Ensure that results have been shared from all previous projects in which data collection was completed more than 12 months ago2.
Preregister the studies that form part of the research project in Foundation Dam's OSF registry (Dam Registry). The registration is published when it is approved. The registration shall contain
- A project description or protocol with an analysis plan.
- A link toan initial data management plan that describes data collection, storage, access control, anonymisation and the planned sharing of data and code.
- A link to, or an upload of, relevant study materials (for example questionnaires). Registrations have limited storage space, and material that cannot be attached shall be linked to from the registration.

4.2.2 Requirements during the projects

The PI shall:

Keep key documents (such as code and study materials) up to date in the archive where they are stored, so that the versions are traceable.
In the event of changes to the project’s method:
- Apply for approval from Foundation Dam
- Update the preregistration in Dam Registry

4.2.3 Requirements no later than 12 months after data collection is completed

The PI shall:

Post scientific manuscripts as preprints. A manuscript submitted to a journal shall, no later than the same day, be posted as a preprint in an open preprint archive that assigns a permanent identifier (DOI), for example OSF Preprints, medRxiv or PsyArXiv. The preprint shall:
1. be shared under a CC BY licence, with copyright retained by the authors, or released under CC0
2. state Foundation Dam as the funder, with the project number
3. contain a statement of where data, code and study materials are available, with DOI
4. be linked to from the preregistration in Dam Registry
Share data and code with a Digital Object Identifier (DOI) in a suitable database and in line with the FAIR principles:
1. «Data» includes:
  1. Study materials (for example questionnaires and interview guides)
  2. Raw data (where lawful and ethically sound)1
  3. Processed datasets
  4. Codebook or variable list
2. Sharing analysis code means that:
  1. The code shall be cleaned and commented in a way that enables an outsider to understand the code and its relationship to the analysis plan.
  2. Where the analyses have been carried out in licensed software (for example Excel, SPSS, Stata, SAS or MATLAB), the project shall in addition share R or Python code that documents and reproduces the analyses as far as is practically possible.

4.2.4 Final requirements

The PI shall:

Confirm that all sharing requirements have been met.
Enter permanent links (DOI) to data, code, preprint and publications in the final report.
Ensure that all publications and preprints state Foundation Dam as the funder, state the project number and cite the project's preregistration (DOI), using this crediting text:

Norwegian: «Prosjektet er finansiert av Stiftelsen Dam (ROR 02esmmc86, prosjektnummer [SDAM_FOR/REGXXXXXX]). Studien er forhåndsregistrert i Stiftelsen Dams register i Open Science Framework ([DOI]), der studiemateriale, datasett og analysekode er lenket.»

English: «This project was funded by Foundation Dam, Norway (ROR 02esmmc86, grant [SDAM_FOR/REGXXXXXX]). The study was preregistered in Foundation Dam's registry on the Open Science Framework ([DOI]), where study materials, datasets and analysis code are linked.»

Footnotes

Briefly on the anonymisation of datasets containing sensitive personal data:
A dataset can often be anonymised by removing direct identifiers (for example names, national identity numbers, contact details) and by generalising or aggregating indirect identifiers (for example age in age bands, place of residence at municipal level, rare combinations of variables). Where groups are small, diagnoses rare or cases individual, variables should be merged or removed. Once it is no longer possible to identify individuals directly or indirectly, the dataset can be shared. See this guide to sharing research data containing personal data, from Research Data Alliance Norway (NO-RDA), if you are unsure how to share your data.
Foundation Dam is concerned that all research results are shared, but will only follow up this requirement for studies that have been, or should have been, completed in the following databases:

It is the PI's responsibility to choose a place for data sharing that meets the requirements in the guidelines. The archive must assign an identifier (DOI or equivalent). Foundation Dam recommends the following databases:

DataverseNO: DataverseNO is a national archive for open research data where you can deposit datasets, codebooks, questionnaires and interview guides. Every published dataset is assigned a DOI, the default licence is CC0, and the archive has version control that makes all changes made after publication visible. Datasets containing direct or indirect personal data must be anonymised before they can be published.
Zenodo: An open archive that accepts all types of research output in all file formats, and sets no requirements as to format, size or licence. Here you can deposit study materials, anonymised datasets, analysis code, reports and preprints. Everything you upload is assigned a DOI that can be linked from the preregistration. Zenodo supports versioning, but cannot be used for data containing personal data.
Sikt: Sikt's research data archive accepts data from the social sciences, the humanities and parts of medical and health research, both qualitative and quantitative, and both anonymised data and data containing personal data. It is therefore the place to use when data cannot be shared openly. The archive can control who is given access, and everything archived is assigned a DOI and its own landing page in Surveybanken. The archive is free of charge if you are affiliated with a publicly funded institution.