Brukerveiledning

Her finner du brukerveiledningen for søker og prosjektleder for Damnett.

Innholdsfortegnelse

Generelt
Brukerstøtte/support
Hurtigtips
Roller
Opprette en søknad
Innlogging
Registrering av brukeropplysninger
Søknadsskjemaet
Fylle ut søknaden
Oppgavevinduet Fylle ut søknad
Korrigering av søknaden
Innsending av søknaden
Strukturen i Damnett
Resultatet av tildelingene
Utbetaling av midlene
Rapportering
Omfordeling av oppgaver

Generelt

Velkommen som søker/prosjektleder i Stiftelsen Dams søknadssystem Damnett

Vår målsetning er at Damnett skal oppleves av nye og erfarne brukere som et nyttig, effektivt og til en stor grad selvforklarende verktøy. Damnett skal bidra til at søknader innhentes og behandles på en god og sikker måte. 

Damnett krever pålogging med brukernavn og passord for alle som skal delta i søknadsarbeidet. Hver bruker skal kun være registrert én gang i systemet. En bruker kan ha roller i flere organisasjoner, for eksempel kan man være oppført som søker på søknader fra ulike søkerorganisasjoner. Det er derfor viktig at du ikke registrerer deg på nytt dersom du allerede er registrert som bruker i systemet. 

Damnett er oppgaveorientert, det vil si at alle prosjektsøknader beveger seg gjennom en prosessflyt hvor de forskjellige rollene i systemet har oppgaver å «sjekke ut» for at søknaden skal komme til neste steg i prosessen. Dette gjelder helt fra en prosjektkoordinator oppretter en prosjektsøknad, via fagutvalgets eventuelle innstilling og tildeling av midler, og til prosjektet er korrekt avsluttet med en innsendt og godkjent sluttrapport. 

Brukerstøtte/support

Ved spørsmål til bruken av Damnett, skal du først søke hjelp via brukerveiledningene. 

Deretter tar du kontakt med prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen, eventuelt andre erfarne brukere i organisasjonen. Dersom ikke disse kan avhjelpe, kan Stiftelsen Dam kontaktes. 

Hurtigtips

Hvordan logger jeg inn?
Glemt passord eller brukernavn?
Hvordan redigerer jeg mine brukeropplysninger?
Hvordan fyller jeg ut en søknad?
Hvordan sender jeg søknaden til organisasjonen for vurdering?
Hvordan sendes søknaden inn?
Hvor ser jeg alle oppgavene jeg skal utføre i Damnett?
Hvordan finner jeg alle søknader og prosjekter jeg har en rolle i?
Hvordan søker jeg fram en søknad/et prosjekt?
Hvor finner jeg opplysninger om søkerorganisasjonen?

Roller

For å kunne utføre oppgaver i Damnett må du være godkjent som bruker i en organisasjon. Først da kan du gis roller i en søknad. 

Rolletilknytningen til søknaden gir deg tilgang til å utføre bestemte arbeidsoppgaver i Damnett. Når du kommuniserer med søkerorganisasjonen, og når du sender søknader og løser oppgaver i Damnett så er det personer i organisasjonen med rollene saksbehandler og prosjektkoordinator du forholder deg til. 

Opprette en søknad

Det er kun en godkjent søkerorganisasjon som kan opprette en søknad. I organisasjonen er det prosjektkoordinator eller saksbehandler som oppretter en søknad og gir deg roller i søknaden. Når søknaden blir opprettet mottar du en e-post med informasjon om dette. En søknad kan bare opprettes når programmet er åpent. 

Vær oppmerksom på at organisasjonene kan sette interne frister for opprettelse og innsending som kan være vesentlig tidligere enn Stiftelsen Dams frister (i programmer med frister). 

Lenke til eksempel på søknadsskjema finner du i utlysningene til programmene. 

Innlogging

Damnett har nettadressen damnett.no 

Eksisterende bruker

Er du allerede bruker i Damnett så har du et brukernavn og et passord. 

Skal du søke i samarbeid med en annen organisasjon så må du be om tilknytning til denne, men du trenger ikke opprette ny bruker. Når du er logget inn i Damnett klikker du på navnet ditt opp til høyre og velger Rediger brukerprofil. I fanen Organisasjon kan du søke frem den aktuelle organisasjonen og velge den. 

Glemt passord eller brukernavn

Dersom du ved en senere anledning ikke skulle huske ditt passord, kan du få tilsendt dette pr e-post ved å velge Glemt passord og legge inn brukernavnet i det nye vinduet som kommer opp. Du vil da fått tilsendt en lenke til å sette passordet på nytt. Dersom du har glemt brukernavnet ditt, søk opp e-posten med tittel «Velkommen som bruker i Damnett». Denne e-posten inneholder brukernavnet ditt. 

Ny bruker

Alle nye brukere i Damnett må registrere seg selv via Opprette bruker på innloggingssiden. 

Du velger selv ditt brukernavn. Etter at du har registrert deg, vil du få en e-post med tittelen «Velkommen som bruker i Damnett». Denne e-posten inneholder en lenke til å sette passordet ditt. E-posten inneholder også brukernavnet du har valgt, som du må huske til senere innlogginger. Så snart passordet er opprettet og lagret, kan du logge deg inn.   

Etter vellykket innlogging velger du en søkerorganisasjon å knytte deg mot og du må bli godkjent av organisasjonen for å kunne skrive og sende inn søknader. 

Første gang du logger deg på kommer du rett inn i et brukerregistreringsskjema (se nedenfor). 

Dersom du som bruker har roller i flere organisasjoner vil du få opp disse alternativene og må velge hvilken organisasjon du ønsker å logge inn på. 

Registrering av brukeropplysninger

Det er viktig at du er nøye i utfyllingen/redigeringen av opplysningene om deg. Du vil ved første gangs innlogging komme direkte inn i skjema for å registrere brukeropplysninger. Les alle hjelpetekster nøye. Du finner mange hjelpetekster bak det lille spørsmålstegnet ved siden av teksten. 

Vær også spesielt oppmerksom på de obligatoriske feltene (rød stjerne) som må være fylt ut for å få lagret. 

Dersom du senere skal redigere brukeropplysningene finner du Rediger bruker-funksjonen oppe til høyre når du klikker på navnet ditt. Der kan du også endre passord. 

Søknadsskjemaet

Søknadsskjemaet er et nettskjema, og du bør merke deg følgende: 

  • Lagring. Det er autolagring i skjemautfyllingen. 
  • Du kan invitere andre inn til å skrive i søknadsskjemaet ved å benytte funksjonen Samarbeid som du finner i egen fane øverst i oppgaveboksen Fylle ut søknad. Det gjelder alle som har rolle i søknaden og de som har rolle som saksbehandler eller prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen. De aktuelle personene kommer opp i valgliste. Den du inviterer inn finner søknadsskjemaet i fanen Oppgaver/Delt med meg. 
  • Hjelpetekster. I skjemaet er det lagt inn hjelpetekster. De fleste av disse tekstene ligger åpent i skjemaet, men noen får du fram ved å peke på de små grå rutene med spørsmålstegn. 
  • Timeout. Som i de fleste nettskjemaer er levetiden på 20 minutter. Hvis du ikke har gjort noe i skjemaet på 20 minutter blir du automatisk logget ut. 

Lenke til eksempel på søknadsskjema finner du i utlysningene til programmene. 

Fylle ut søknaden

Første gang du logger deg inn i Damnett må du fylle ut/redigere dine brukeropplysninger og godkjenne samtykkeerklæringen. 

Når du logger deg inn neste gang kommer du alltid inn i fanen Hjem. Alle oppgaver som skal løses finner du i fanen Oppgaver/Mine, det gjelder også utfylling av søknader. Du har en snarvei fra Hjem-siden til de oppgavene du ikke har utført.  

Se tips om skjemautfyllingen i oppgavevinduet til høyre på skjermen. 

Veiledning til skjemautfyllingen ligger inne i søknadsskjemaene, derfor beskrives det ikke i detalj her. Skjemaene er i all hovedsak bygget opp etter samme mal. De inneholder alle følgende deler: 

  • En innledende veiledning 
  • Prosjektdetaljer 
  • Fire deler nummerert fra 1 – 4 som samsvarer med de fire vurderingskriteriene som fagutvalgene vurderer søknadene ut ifra: 
    • Soliditet eller Planlagte aktiviteter/tiltak 
    • Virkning 
    • Gjennomføring 
    • Stiftelsen Dams prioriteringer 
  • Kategoriseringer 
  • Tilbakemelding 

Vær ellers oppmerksom på et par ting: 

  • Informasjon om prosjektleder hentes direkte fra brukerprofilen i Damnett og må endres i der hvis noe er feil. 
  • Prosjektnavnet legges inn når søknaden opprettes, men det kan endres helt til innsending, slik som alle andre felt i skjemaet.

Oppgavevinduet Fylle ut søknad

Vinduet Fylle ut søknad har du alltid til høyre på skjermen når du er inne i søknaden. Her finner du lenke til denne brukerveiledningen, samt informasjon om hvordan lagring og navigering skjer i søknadsskjema og oppgaveboksen. Nederst er det et felt der du kan skrive inn spørsmål og kommentarer til saksbehandler/prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen før du sender den videre (med unntak av Ekspress der søknaden går direkte til Stiftelsen Dam). 

Klikk Send inn og deretter Bekreft. Da sendes søknaden videre til saksbehandler eller prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen og de får e-postvarsel.  

OBS! Dette gjelder ikke Ekspress-søknadene, de sendes direkte til Stiftelsen Dam. 

Korrigering av søknaden

Søknaden kan sendes tilbake til deg for fornyet utfylling hvis saksbehandler/prosjektkoordinator har noen forslag til endringer. Du mottar et e-postvarsel om at du har fått en ny oppgave i Damnett. Oppgaven finner du på samme sted og den heter fortsatt Fylle ut søknad. Du finner kommentaren fra saksbehandler/prosjektkoordinator i oppgaveboksen. 

Denne sløyfen mellom søker og saksbehandler/prosjektkoordinator kan utføres så mange ganger det er behov for. Innsendingen til Stiftelsen Dam utføres av søkerorganisasjonen (prosjektkoordinator) og e-post som bekrefter innsending går til søker og prosjektleder.  

Invitere til samarbeid

Du kan invitere andre inn til å skrive i søknadsskjemaet, funksjonen ligger i egen fane i oppgaveboksen Fylle ut søknad. De som kan inviteres er personer som er lagt inn med en rolle i søknaden eller som har sentrale roller for søkerorganisasjonen i Damnett. 

Omfordele

Bak navnet ditt i oppgavevinduet har du en lenke til omfordeling av søknaden. Den kan benyttes, men kun når oppgaven Fylle ut søknad skal suppleres eller utføres/fullføres av prosjektkoordinator i søkerorganisasjonen. Du må da være oppmerksom på at du gir da fra deg videre utfylling/redigering av søknaden. 

Når du klikker Omfordel får du opp et nytt vindu der du velger prosjektkoordinator som mottaker, og du kan legge inn en kommentar til hen. Prosjektkoordinator kan ikke omfordele tilbake til deg. 

Innsending av søknaden

Innsendingen til Stiftelsen Dam utføres av søkerorganisasjonen (prosjektkoordinator) og e-post som bekrefter innsending går til søker og prosjektleder. Unntaket er Ekspress-søknadene som sendes direkte til Stiftelsen Dam. Her får også søker e-post som bekrefter innsendingen. 

Strukturen i Damnett

Når du logger inn i Damnett kommer du direkte til fanen Hjem. På øverste linje finner du tre hovedfaner: Oppgaver, Søknader og prosjekter og Organisasjon. Uansett hvor du står, kan du trykke på Damnett-logoen oppe til venstre og du kommer tilbake til Hjem

Oppgaver

Det er i denne fanen du jobber i når du fyller ut søknader eller andre oppgaver. 

Oppgaver har fire underfaner. Mine, Mine nylig oppdaterte, Mine utførte og Delt med meg

Under Mine får du opp alle uløste oppgaver som du har. De er sortert på type oppgave. Ved å klikke på oppgavetype får du opp en listevisning over de aktuelle oppgavene og du kan velge den oppgaven du skal inn og løse. 

Under Mine nylig oppdaterte får du opp en listevisning over nylig oppdaterte oppgaver. Under Mine utførte får du opp samme type liste som under Mine nylig oppdaterte. Hvis det er noen som har invitert deg inn til å samarbeide om utfylling av en søknad vil du finne den under Delt med meg

Søknader og prosjekter

I denne fanen finner du informasjon om søknadene og prosjektene dine.  Denne fanen har syv underfaner. Oppslag, Utkast, Søknader, Prosjekter, Arkiverte, Alle og Ikke innsendte

Dette er søknader og prosjekter du har en rolle i, og de er sortert under fanene ut fra «livsløpet» fra utkast til arkivert. I tillegg har du en fane for alle søknader og prosjekter, og en for de utkastene det aldri ble noe av. 

Du har også en søk-funksjon i fanen Oppslag for å kunne søke fram en søknad/prosjekt.

Når du går inn i en søknad/prosjekt fra Søknader og prosjekter så har søknaden følgende faner: 

Søknad der du har lesetilgang på hele søknaden på vanlig måte ved å klikke på overskriftene for å åpne og lukke det som er fylt inn. 

Roller der du ser hvem som har de ulike rollene i søknaden/prosjektet. 

Økonomi der du får oversikt over økonomien i søknaden/prosjektet. Når prosjektet kommer i gang, og det legges inn justerte tall i budsjettet i framdriftsrapporten, regnskap sendes inn og så videre, så får du hele oversikten her. 

Kommunikasjon der du får en oversikt over det som har vært av korrespondanse og merknader. Der vil du finne alle e-poster og annen korrespondanse som har gått ut i forbindelse med søknadsprosessen og senere i prosjektperioden som du har tilgang til. 

Arbeidsflyt der du ser de oppgavene du selv har utført. 

Vedlegg der alle vedlegg knyttet til søknad og prosjekt er samlet. 

Organisasjon

I denne fanen finner du informasjon om søkerorganisasjonen du er søker i. 

Resultatet av tildelingene

Etter at Stiftelsen Dam har offentliggjort tildelingen, kan du sjekke resultatet i Damnett. Søker og prosjektkoordinator får også e-post varsel om tildelingene. Prosjektene vil nå ligge i fanen Søknader og prosjekter.  

Innvilgede prosjekter vil du finne under overskriften Prosjekter, mens de avslåtte vil ligge under Arkiverte. 

For de innvilgede prosjektene vil fagutvalgets kommentar til tildelingen ligge under fanen Kommunikasjon (når du har åpnet prosjektet). For søknader som er avslått gis det innsyn i fagutvalgets vurderinger. Den sendes ut i en e-post som også lagres under fanen Kommunikasjon. 

Utbetaling av midlene

Etter at tildelingen er akseptert utbetales midlene til søkerorganisasjonen. For programmet Ekspress går utbetalingen direkte til det lokale leddet som har søkt. 

Det bevilges midler til hele prosjektet. For noen programmer utbetales hele beløpet. I de andre deles utbetalingen i årlige utbetalinger som utløses av en fremdriftsrapport som må godkjennes av Stiftelsen Dam. 

Rapportering

I alle prosjekter som innvilges stilles det krav om ulike former for rapportering. Rapporteringskravene varierer, og du finner mer informasjon om dette på programsidene på dam.no i underfanen Til deg som har mottatt midler

Generelt om oppgaver

Alle uløste oppgaver ligger i fanen Oppgaver|Mine og dette er delte oppgaver mellom deg som prosjektleder og den ansvarlige i søkerorganisasjonen.  

Informasjon om delte oppgaver (som du også vil finne i alle oppgavene):

Oppgaven er delt mellom den som skal utføre oppgaven (tilordnet) og den som er ansvarlig i søkerorganisasjonen for å sende den inn til Stiftelsen Dam. Utfører løser oppgaven og kan legge inn kommentarer/spørsmål til den ansvarlige. Når utfører klikker på Merk som ferdig får den ansvarlige tilgang på oppgaven (får varsel). Ansvarlig ser kommentarene fra utfører i lesebobler. Ansvarlig kan legge inn sine kommentarer fordi hen har kommentarer/spørsmål tilbake til utfører. Når ansvarlig klikker Merk som ikke ferdig åpnes oppgaven igjen for utfører (får varsel). Når oppgaven er ferdig til innsending klikker ansvarlig på Fortsett arbeidsflyt og deretter Bekreft

Alt du skal gjøre i forbindelse med rapporteringsoppgaven gjør du i oppgaveboksen til høyre på skjermen og det er et skrollefelt som du ofte må benytte for å se alt innholdet i oppgaven. 

Lagring skjer automatisk og du kan som nevnt legge inn kommentarer til den ansvarlige i søkerorganisasjonen knyttet til hvert enkelt felt i oppgaven. Når du er ferdig klikker du Merk som ferdig (det vil si at du åpner oppgaven for gjennomgang av søkerorganisasjonen/prosjektkoordinator).  

Det er den ansvarlige i søkerorganisasjonen som sender inn rapportene til Stiftelsen Dam. Dersom Stiftelsen Dam ikke godkjenner rapporteringen vil den bli sendt direkte tilbake til deg som prosjektleder med kommentarer. På nytt blir du varslet med en e-post.  

Sluttrapport

Alle prosjekter som er igangsatt skal sluttrapportere. Frist for sluttrapportering varierer i programmene, men er alltid knyttet opp mot prosjektets sluttdato. Fristen framgår i oppgaven Fylle ut sluttrapport som klargjøres i Damnett når sluttdatoen nærmer seg og som du finner under Oppgaver|Mine. Når sluttrapporten åpnes/er klar for utfylling vil du motta en e-post med overskriften «Damnett: Sluttrapportoppgaven er klargjort».  

Regnskapsrapport

Alle prosjekter som er igangsatt skal regnskapsrapportere. For Ekspress ligger regnskapsrapporten inne som en del av sluttrapporten. I Forskning rapporteres det årlig, og for Helse og Utvikling rapporteres det for hele prosjektperioden når prosjektet avsluttes, samtidig med sluttrapporten. Fristen framgår i oppgaven Fylle ut regnskapsrapport som du finner under Oppgaver|Mine. Når oppgaven åpnes/er klar for utfylling vil du motta en e-post med overskriften «Damnett: Regnskapsrapportoppgaven er klargjort». 

Annen rapportering og oppgaver

I noen av programmene så vil det også være annentype rapportering. Det er oppgavene Avklare prosjektstatus, Fylle ut fremdriftsrappport og Levere tilleggsinformasjon. Dette er oppgaver som er relatert til prosjektoppfølging på ulike måter. Det kan være forhold som skal avklares før oppstart av prosjektet, i forbindelse med utbetalinger eller for avklaringer av hvilke rapporteringer som skal aktiveres på prosjektet. Fristen framgår i oppgaven som du finner under Oppgaver|Mine og du mottar alltid varsel på e-post når oppgaven kommer i Damnett.  

Omfordeling av oppgaver

Vårt utgangspunkt er hele tiden at det er prosjektleder som får tildelt oppgavene og utfører dem. 

Men det kan oppstå behov for å omfordele oppgaver til andre. Det krever at personen har en rolle i Damnett på prosjektet eller har en av rollene organisasjonsansvarlig, prosjektkoordinator eller saksbehandler i søkerorganisasjonen. For eksempel ved regnskapsrapportering kan det være mer hensiktsmessig å overføre oppgaven til en annen. Da kan det legges inn en rolle som regnskapsmedarbeider på prosjektet som oppgaven kan omfordeles til. Denne rollen må legges inn av søkerorganisasjonen og personen må ha brukerprofil i Damnett. 

Benytt lenken Omfordel som ligger bak navnet ditt øverst i oppgaveboksen. Da overlater du oppgaven til den personen du velger.