Instruks fagutvalg Forskning

Oppdatert 22.11.2019

Fjell og fjord

Her kan du se video fra opplæringsmøtet av fagutvalget:

Klikk her for presentasjonen fra opplæringsmøtet for fagutvalg Forskning 2020

Utvalgsmedlemmenes oppgave

Utvalgsmedlemmenes hovedoppgave er å vurdere søknadene som sendes inn til programmet Forskning i tråd med den til enhver tid gjeldende utlysningen for programmet og denne instruksen. Siste utlysning finner du her.

Basert på vurderingene skal fagutvalget som enhet levere en innstilling til Stiftelsen Dams styre om hvilke søknader som skal innvilges og avslås.

Generelt om søknadsbehandlingen

De forskjellige trinnene i søknadsbehandlingen beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen Søknadsbehandling Forskning. Denne skal leses grundig.

Habilitet

Når søknadsfristen er over blir de nye søknadene gjort tilgjengelig for utvalgsmedlemmene i Damnett. Første oppgave er å angi habilitet. Dersom utvalgsmedlemmene vurderer seg selv som inhabil, skal denne ikke delta i den videre behandlingen av søknaden.

Fagutvalget skal følge forvaltningslovens regler om habilitet. I den står blant annet:

En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak

a) når han selv er part i saken;

b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;

c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;

d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;

e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1) et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2) et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.

Utvalgsmedlemmene skal i tillegg vurdere seg som inhabil for søknader som kommer fra egen arbeidsplass (nærmeste ledernivå/avdeling) eller fra søkerorganisasjoner hvor utvalgsmedlemmene har hatt formelle verv eller gjennomført betalt oppdrag siste tre år. 

Utvalgsmedlemmene skal også melde seg som inhabile dersom de har publisert sammen med søker (eller andre sentrale personer i søknaden) i løpet av de siste fem årene.

Videre understrekes det at utvalgsmedlemmene skal melde seg selv som inhabile dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder:

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.

Kontakt med søker

Fagutvalgets medlemmer har ikke anledning til å kontakte prosjektledere/forskere/veiledere før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen. Det samme gjelder kontakt med søkerorganisasjoner om søknader.

Taushetsplikt

Medlemmene har taushetsplikt knyttet til eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.

Fordeling av søknader

Stiftelsen Dams sekretariat er ansvarlig for fordeling av søknader til utvalgsmedlemmene (i runde 1 og 2) og brukerrepresentanter (i runde 2). Se rutinebeskrivelsen for detaljer om dette.

Vurderingen av nye søknader

Runde 1: Individuell vurdering av skissesøknader

I runde 1 sender søker svært forenklede søknader (omtalt som skissesøknader eller skisser). Se Søknadsbehandling Forskning for detaljer. Hver skisse skal vurderes individuelt av fem utvalgsmedlemmer, uavhengig av hverandre. Fagutvalgsmedlemmene skal ikke diskutere søknadene seg i mellom. I denne runden skjer søknadsbehandlingen i sin helhet elektronisk i Damnett. 

Skissesøknadene gjøres tilgjengelig for utvalgsmedlemmene omtrent fem uker før vurderingsfristen. 

Vurderingskriterier

I vurderingen av søknaden vektlegges følgende kriterier og ingen andre:

Soliditet (Excellence)

Kvaliteten på de foreslåtte aktivitetene og metodene som brukes. I hvilken grad det foreslåtte arbeidet er ambisiøst og nytenkende. 

Virkning (Impact)

Potensielle virkninger og effekter av den foreslåtte forskningen og innovasjonen. Kommunikasjon av resultater og utnyttelsen av dem.

Gjennomføring (Implementation)

Kvaliteten på prosjektleder og prosjektgruppe. Kvaliteten på prosjektets organisering og styring.

Stiftelsen Dams prioriteringer 

I hvilken grad prosjektet retter seg mot satsningsområdene til Stiftelsen Dam. I dette programmet er disse:

Problemstillinger knyttet til helse- og tjenestetilbud i kommuner og/eller samhandling mellom de ulike aktørene i helsetjenesten

Pasient-/brukernær forskning

Forskning på brukermedvirkning 

Forskning på hvilken rolle frivillige organisasjoner kan fylle i samarbeid med det offentlige, for å utvikle helse- og tjenestetilbud

Etiske vurderinger og vurderinger av brukermedvirkning inngår som en sentral del i alle kriteriene. 

Gitt at kvalitetsvurderingen for søknadene ellers er lik, vil søknader med tydelig involvering fra søkerorganisasjonen, søknader om postdoktorstipend og søknader om med navngitt ph.d.-kandidat foretrekkes.

Karakterskala

Hvert kriterium skal gis en karakter på følgende skala:

1 – Dårlig. Søknaden adresserer ikke kriteriet eller det kan ikke vurderes grunnet manglende eller ufullstendig informasjon. 

2 – Svakt. Kriteriet adresseres i utilstrekkelig grad eller det er alvorlige svakheter

3 – Mindre godt. Søknaden adresserer kriteriet, men det er betydelige svakheter

4 – Godt. Søknaden adresserer kriteriet godt, men inneholder flere mangler

5 – Meget godt. Søknaden adresserer kriteriet veldig godt, men har noen få mangler.

6 – Fremragende. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet. Eventuelle mangler er små.

7 – Eksepsjonelt. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet eksepsjonelt bra. Manglene er fraværende eller er svært små.

Tilbakemelding til søkere

Utvalgsmedlemmene skal gi søkeren skriftlig tilbakemelding på skissesøknaden der søknadens styrker og svakheter oppsummeres. Kommentaren legges inn i vurderingsskjemaet og vil bli gjort tilgjengelig for søker i uredigert form.

Runde 2: Vurdering av utvidede søknader

Individuell vurdering av utvidede søknader

I runde 2 sender inviterte søkere søknader som utdyper prosjektet beskrevet i skissen (omtalt som fulle søknader). Se rutinebeskrivelsen Søknadshandling Forskning for detaljer. Hver fulle søknad skal vurderes individuelt av de samme fem utvalgsmedlemmene som vurderte søknaden i runde 1, uavhengig av hverandre. Fagutvalgsmedlemmene skal ikke diskutere søknadene seg i mellom. I denne runden skjer søknadsbehandlingen i sin helhet elektronisk i Damnett.

De fulle søknadene gjøres tilgjengelig for utvalgsmedlemmene omtrent ni uker før vurderingsfristen. 

Søknadene vurderes på samme måte som i runde 1. 

Gruppemøte, justering av individuell vurdering

Etter den individuelle behandlingen møtes vurderingsgruppene for å diskutere søknadene de har behandlet individuelt. Se rutinebeskrivelsen Program for gruppemøter, Forskning for detaljer om møtet.

Gruppemøtene avholdes i løpet av en arbeidsdag (over 7,5 timer). Stiftelsen Dams sekretariat styrer tidsbruk og gangen i saksbehandlingen.

I diskusjonen av søknadene skal utvalgsmedlemmene …

  1. … diskutere søknadene ut fra vurderingskriteriene
  2. … få frem både styrker og svakheter ved søknadene
  3. ikke dele egen karaktersetting
  4. justere sin individuelle karakter i lys av diskusjonen
  5. justere tilbakemeldingen til søker i lys av diskusjonen (vil bli gjort tilgjengelig for søker)

Årsaken til at utvalgsmedlemmene ikke skal dele egen karaktersetting er et ønske om å unngå forankring av andre medlemmers karaktersetting. 

Brukervurdering og endelig innstilling

Etter vurderingen i gruppene blir søknadene fra alle gruppene rangert etter gjennomsnittlig karakter. Et utvalg av de svakeste søknadene går til avslag, mens resten går til vurdering hos brukerrepresentantene. Så rangeres alle søknadene etter gjennomsnittskarakteren fra gruppemøtene og brukervurderingene, og et utvalg av de høyest rangerte innvilges. 

Se rutinebeskrivelsen Søknadsbehandling Forskning for detaljer om disse trinnene.

Vurdering av framdriftsrapportering

Frist for framdriftsrapportering i pågående prosjekter er  1. desember. Framdriftsrapportene vurderes administrativt  i løpet av desember, men i tilfeller der sekretariatet vurderer at det er behov for en utvidet faglig vurdering skal rapporten vurderes av ett eller flere utvalgsmedlemmer med relevant kompetanse. Framdriftsrapporten skal vurderes opp mot opprinnelig søknad før det kan innstilles på ytterligere støtte.   

Hvis vesentlige forutsetninger som lå til grunn for tildelingen av midler til et flerårig prosjekt ikke er oppfylt, kan sekretariatet i samråd med utvalgsmedlemmene anbefale at prosjektet stanses. Det skal foreligge tungtveiende grunner for å innstille på stans i den videre støtten til et innvilget flerårig prosjekt og det skal begrunnes godt. Dersom det innstilles til stans, skal framdriftsrapporten underlegges særskilt behandling i gruppemøtet. I slike tilfeller skal framdriftsrapporten vurderes av alle medlemmene i en gruppe (med minst tre habile fagutvalgsmedlemmer) og den skal diskuteres i  et ekstraordinært gruppemøte. Det er Stiftelsen Dams styre som endelig vedtar om prosjektet skal stanses.

Det kan også i løpet av året komme søknader om store endringer i et prosjekt hvor det er behov for en utvidet faglig vurdering og hvor enkelte fagutvalgsmedlemmer kan bli bedt om å bidra. 

Kontroll og endelig vedtak

Stiftelsen Dams kontrollutvalg følger søknadsbehandlingen fra start til slutt. De har tilgang til Damnett og kan følge både sekretariatets og utvalgsmedlemmenes arbeid. De tar stikkprøvekontroller på enkeltsøknader, ser på rapporter fra innstillingen, deltar i utvalgte gruppemøter og legger fram sin anbefaling i form av en beretning til styret. Det er stiftelsens styre som fatter endelig vedtak om tildeling av midlene.

Honorar

Arbeidet honoreres etter satsene i Statens personalhåndbok, punkt 10.14.2 Godtgjøring til leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg. Per 1. januar 2021 utgjør dette kr 486 kroner per time. Det skal avsettes 30 minutter til behandlingen av hver skissesøknad, noe som medfører et honorar på 243 kroner per søknad.

For full søknad skal det avsettes 90 minutter, noe som medfører et honorar på kr 729 kroner per søknad. For vurdering av framdriftsrapporter avsettes det 60 minutter. Timer til opplæringsmøter og andre møter honoreres etter samme timesats.

Honoraret utbetales etter at søknadsbehandlingen er sluttført.