Instruks fagutvalg Ekspress

Oppdatert 28.08.2019

Eng og himmel

Disposisjon

Utvalgsmedlemmenes oppgave

Utvalgsmedlemmenes hovedoppgave er å vurdere søknadene som sendes inn til programmet Ekspress i tråd med den til enhver tid gjeldende utlysningen for programmet og denne instruksen. Utlysningen suppleres og utdypes noe i tilleggspunkter i instruksen (se «Supplering og utdyping av utlysningen» nederst). Siste utlysning finner du her

Basert på vurderingene skal fagutvalget som enhet levere en innstilling til Stiftelsen Dams styre om hvilke søknader som skal innvilges og avslås.

Generelt om søknadsbehandlingen

De forskjellige trinnene beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering, Ekspress. Fagutvalgets medlemmer bes lese denne grundig.

Habilitet

Når søknadsfristen er over blir søknadene gjort tilgjengelig for utvalgsmedlemmene i Damnett. Dersom utvalgsmedlemmene vurderer seg selv som inhabil for en søknad, skal det gis beskjed til sekretariatet slik at søknaden flyttes over til et annet utvalgsmedlem.

Fagutvalget skal følge forvaltningslovens regler om habilitet. I den står blant annet:

En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak

a) når han selv er part i saken;
b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;
c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;
d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;
e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1) et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2) et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.

Utvalgsmedlemmene skal i tillegg vurdere seg som inhabile for søknader som kommer fra egen arbeidsplass (nærmeste ledernivå/avdeling) eller fra søkerorganisasjoner hvor utvalgsmedlemmene har hatt formelle verv eller gjennomført betalt oppdrag siste tre år

Videre understrekes det at utvalgsmedlemmene skal melde seg selv som inhabile dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder:

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.

Kontakt med søker

Utvalgsmedlemmene har ikke anledning til å kontakte søker før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen. Det samme gjelder kontakt med søkerorganisasjoner om søknader. Utvalgsmedlemmene har taushetsplikt om forhold de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.

Taushetsplikt

Medlemmene har taushetsplikt vedrørende eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.

Fordeling av søknader

Når søknadsfristen er over fordeles søknadene til utvalgsmedlemmene. Det er en vilkårlig fordeling som styres av Damnett. En søknad fordeles til to utvalgsmedlemmer, men «makker» varierer hele tiden. En skal ikke kommunisere med det andre utvalgsmedlemmet, kun foreta en individuell behandling.

Søknadsvurderingen

Utvalgsmedlemmene har cirka seks uker på å behandle søknadene. Datofrist settes. Behandling gjøres elektronisk i Damnett og vil lett kunne utføres etter en kort innføring og opplæring. I tillegg er det laget en kort brukerveiledning.

I vurderingen tar en først stilling til om søknaden er kvalifisert for programmet. Er svaret Nei, så skal ikke prosjektet scores. Hvis svaret er Ja, vurderes søknaden som beskrevet under.

Vurderingskriterier

I vurderingen av søknaden vektlegges følgende kriterier:

Soliditet

Kvaliteten på:

  • de foreslåtte aktivitetene.
  • beskrivelsen av behovet.
  • metodene som brukes.

Virkning 

  • Antatt virkning av det foreslåtte prosjektet.

Gjennomføring

  • Kvaliteten på prosjektets organisering, styring og ressursbruk.

Stiftelsen Dams prioriteringer 

  • I hvilken grad prosjektet oppfyller stasningsområdene til Stiftelsen Dam. 

I dette programmet er disse:

  • Frivillighet og tilrettelegging av frivillighet.
  • Brukerinvolvering og at prosjektet eller tiltaket har nærhet til bruker.
  • Stimulering til engasjement og ildsjelaktivitet lokalt.

Karakterskala

Hvert kriterium skal gis en karakter på følgende skala:

1 – Dårlig. Søknaden adresserer ikke kriteriet eller det kan ikke vurderes grunnet manglende eller ufullstendig informasjon. 

2 – Svakt. Kriteriet adresseres i utilstrekkelig grad eller det er alvorlige svakheter

3 – Mindre godt. Søknaden adresserer kriteriet, men det er betydelige svakheter

4 – Godt. Søknaden adresserer kriteriet godt, men inneholder flere mangler

5 – Meget godt. Søknaden adresserer kriteriet veldig godt, men har noen få mangler.

6 – Fremragende. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet. Eventuelle mangler er små.

7 – Eksepsjonelt. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet eksepsjonelt bra. Manglene er fraværende eller er svært små.

Innstilling

Når alle søknadene er scoret så er jobben gjort.

Tildeling skjer basert på gjennomsnittskarakteren fra de to utvalgsmedlemmene. En samlet innstilling vil da bli ferdigstilt av sekretariatet og presentert for styret. 

Kontroll og endelig vedtak

Stiftelsen Dams kontrollutvalg følger søknadsbehandlingen fra start til slutt. De har tilgang til Damnett og kan følge både sekretariatets og utvalgsmedlemmenes arbeid. De tar stikkprøvekontroller på enkeltsøknader, ser på rapporter fra innstillingen og legger fram sin anbefaling i form av en beretning til styret. 

Det er stiftelsens styre som fatter endelig vedtak om tildeling av midlene.

Supplering og utdypning av utlysningen

Generelt

Det skal, og vil alltid være behov for å utøve skjønn i søknadsvurderingen. Dette er en lavterskelordning og det er viktig å lese litt mellom linjene. Utvalgsmedlemmene må huske på at disse søkerne nødvendigvis ikke er veldig skriveføre. Det forutsettes likevel at beskrivelsen gir god nok innsikt i prosjektet/tiltaket og gjennomføringen. Svært kortfattede søknader der en sitter igjen med mange spørsmål bør ikke scores høyt selv om magefølelsen sier at dette kan bli bra.

Til 2. Hvem kan søke om prosjektstøtte

Det er stor forskjell på medlemsorganisasjonene både i størrelse, utbredelse og organisering. For å oppnå likebehandling må det tas høyde for dette i vurderingene.

Til 8. Frister

Det gis ikke støtte dersom oppstart og gjennomføring er før tildelingsdatoen. Da må en anta at midlene som var nødvendig for å starte prosjektet/tiltaket har vært tilgjengelig.

Honorar 

Arbeidet honoreres etter satsene i Statens personalhåndbok, punkt 10.14.2 Godtgjøring til leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg. Per 1. januar 2021 utgjør dette kr 486 kroner per time. Det skal avsettes 15 minutter til behandlingen av hver søknad, noe som medfører et honorar på 121,50 kroner per søknad.

Timer til opplæringsmøter og andre møter honoreres etter samme timesats.

Honoraret utbetales etter at søknadsbehandlingen er sluttført.