Instruks fagutvalg Ekspress

Oppdatert 19.11.2021

Eng og himmel

Her kan du se video fra opplæringsmøte av fagutvalget:

Disposisjon

Utvalgsmedlemmenes oppgave

Utvalgsmedlemmenes hovedoppgave er å vurdere søknadene som sendes inn til programmet Ekspress i tråd med den til enhver tid gjeldende utlysningen for programmet og denne instruksen.  

Vurderingene som fagutvalgsmedlemmene utfører danner grunnlaget for hvilke søknader som skal innvilges og avslås. 

Se brukerveiledning for fagutvalgsmedlemmer i Ekspress her.

Generelt om søknadsbehandlingen

De forskjellige trinnene beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen for søknadsbehandling. Denne skal leses grundig.  

Habilitet

Første oppgave er å angi habilitet. Dersom utvalgsmedlemmene vurderer seg selv som inhabil for en søknad, skal de ikke delta i den videre behandlingen av søknaden. For å rekke å omfordele søknaden er sekretariatet avhengig av at inhabilitet avklares raskt. 

Fagutvalget skal følge forvaltningslovens regler om habilitet. I den står blant annet:  

En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak 

a) når han selv er part i saken; 

b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken; 

c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; 

d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; 

e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1) et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2) et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken. 

Utvalgsmedlemmene skal i tillegg vurdere seg som inhabile for søknader som kommer fra egen arbeidsplass (nærmeste ledernivå/avdeling) eller fra søkerorganisasjoner hvor utvalgsmedlemmene har hatt formelle verv eller gjennomført betalt oppdrag siste tre år. 

Videre understrekes det at utvalgsmedlemmene skal melde seg selv som inhabile dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder: 

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. 

Kontakt med søker

Utvalgsmedlemmene har ikke anledning til å kontakte søker/prosjektleder før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen. Det samme gjelder kontakt med søkerorganisasjoner om søknader.  

Taushetsplikt

Medlemmene har taushetsplikt knyttet til eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted. 

Fordeling av søknader

Søknadene fordeles fortløpende til utvalgsmedlemmene. Det er Stiftelsen Dams sekretariat som er ansvarlig for fordelingen av søknader til utvalgsmedlemmene. Se rutinebeskrivelsen for detaljer om dette.  

Vurdering av søknader

Hver søknad vurderes av to fagutvalgsmedlemmer, uavhengig av hverandre. Alle vurderinger utføres i sin helhet elektronisk i søknadssystemet Damnett. 

Fordelingen av søknader til fagutvalgsmedlemmene skjer løpende og fagutvalgsmedlemmene gis en frist på 15 dager for vurdering av hver søknad. 

Vurderingskriterier

I vurderingen av søknaden vektlegges følgende kriterier: 

  • Soliditet – Kvaliteten på de foreslåtte aktivitetene, beskrivelsen av behovet og metodene som brukes. 
  • Virkning – Antatt virkning av det foreslåtte prosjektet.  
  • Gjennomføring – Kvaliteten på prosjektets organisering, styring og ressursbruk.  
  • Programmets prioriteringer – I hvilken grad prosjektet retter seg mot de prioriterte tiltakene for programmet. Disse er: Frivillighet og tilrettelegging av frivillighet, brukerinvolvering og at prosjektet eller tiltaket har nærhet til bruker, samt stimulering til engasjement og ildsjelaktivitet lokalt. 

Karakterskala

Hvert kriterium skal gis en karakter på følgende skala: 

1 – Dårlig. Søknaden adresserer ikke kriteriet eller det kan ikke vurderes grunnet manglende eller ufullstendig informasjon.  

2 – Svakt. Kriteriet adresseres i utilstrekkelig grad eller det er alvorlige svakheter 

3 – Mindre godt. Søknaden adresserer kriteriet, men det er betydelige svakheter 

4 – Godt. Søknaden adresserer kriteriet godt, men inneholder flere mangler 

5 – Meget godt. Søknaden adresserer kriteriet veldig godt, men har noen få mangler. 

6 – Fremragende. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet. Eventuelle mangler er små. 

7 – Eksepsjonelt. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet eksepsjonelt bra. Manglene er fraværende eller er svært små. 

Honorar

Arbeidet honoreres etter satsene i Statens personalhåndbok, punkt 10.14.2 Godtgjøring til leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg. Per 1. januar 2022 utgjør dette kr 499 kroner per time. Det skal avsettes 15 minutter til behandlingen av hver søknad, noe som medfører et honorar på 124,75 kroner per søknad. Timer til opplæringsmøter og andre møter honoreres etter samme timesats. Honoraret utbetales etterskuddsvis to ganger årlig.