Søknadsbehandling

Her finner du informasjon om søknadsbehandling i programmet Forskning.

Oppdatert 06.11.2023

Se også:

Oppsummering

Denne rutinen beskriver de forskjellige trinnene i innvilgelser og avslag av søknader innenfor Stiftelsen Dams program Forskning. Søknadene i dette programmet vurderes av et eget fagutvalg og brukerrepresentanter.

Søknadsbehandlingen skjer i to trinn. Runde 1 omfatter administrativ screening og fagutvalgets vurdering av skissesøknader. Runde 2 avhenger av om søker velger å publisere som registrert rapport eller ikke.

Forberedelser

Inndeling av de 30 fagutvalgsmedlemmene i seks fagutvalgsgrupper skjer i forkant av selve søknadsvurderingen. Inndelingen legger grunnlaget for hvilke fagutvalgsmedlemmer som skal vurdere de samme søknadene

Inndelingen skal til dels baseres på fagområde og tematikk, men det er samtidig ønskelig med tverrfaglighet og en viss spredning av type forskningskompetanse og demografiske karakteristika i hver fagutvalgsgruppe.

Runde 1: Vurdering av skissesøknader

I runde 1 vurderes skissesøknadene med mål om at de beste søknadene skal inviteres til å sende inn utvidede søknader.  Runden omfatter en administrativ vurdering og fagutvalgets vurdering av skissesøknadene.

Administrativ screening 1

Administrasjonen vurderer om skissesøknadene oppfyller de formelle kravene gitt i utlysningen (se rutinen Administrativ screening for detaljer). Skissesøknader som vurderes å være kvalifisert fordeles til alle fagutvalgsmedlemmene i en fagutvalgsgruppe.

Avslag 1.1: Avslagene som kommer som følge av den administrative screeningen

Individuell vurdering, fagutvalg

Hvert fagutvalgsmedlem skal vurdere sine skissesøknader uavhengig av de andre medlemmene, i henhold til kriteriene i gjeldende utlysning og Instruks fagutvalg Forskning. Dersom mer enn to fagutvalgsmedlemmer vurderer seg som inhabile skal søknaden fordeles til en annen fagutvalgsgruppe.

De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7. For nærmere beskrivelse av kriteriene og skalaen, se Instruks fagutvalg Forskning

Individuell vurdering, fagutvalg

Det er medianen av gjennomsnittkarakterene til de ulike fagutvalgsmedlemmene som danner grunnlaget for beslutninger om utvelgelse, innvilgelse og avslag. Dersom to søknader har samme median er det den totale gjennomsnittskarakteren som skal brukes for å skille dem. Les mer om denne beregningen på dam.no/karaktergrense

Utvelgelse til runde 2

Søker kan velge en av to ulike prosesser:

  • Ordinær prosess der et utvalg av skissesøknadene inviteres til å sende utvidede søknader (runde 2a).
  • Registrert rapport. En prosess der søkere forplikter seg til å publisere forskningen som registrert rapport (runde 2b).

Tre faktorer er spesielt sentrale for hvor mange som skal inviteres videre i de ulike prosessene:

  • Forventet antall søknader som kan innvilges.
  • Andelen søknader som har valgt registrert rapport.
  • Incentivet for å velge registrert rapport (beregnes ved å gange forventet antall innvilgelser med 0,08).

Formelen for antallet som skal innvilges som registrert rapport blir som følger: 

  • Antall som kan innvilges * registrert rapport-andel + registert rapport-incentiv – tallet skal avrundes til nærmeste hele tall.

Innvilgelsen av registrert rapport-prosjektene baserer seg på vurderingene til alle habile fagutvalgsmedlemmer, ved at søknadene med høyest karakter innvilges. Dersom grensen ikke kan settes nøyaktig ved det antallet søknader som beregningen har gitt (fordi flere har samme karakter), kan generalsekretær avgjøre hvor streken skal settes

Innvilgelse 1: De innvilgede registrert rapport-prosjektene.

Avslag 1.2: De avslåtte registrert rapport-prosjektene.

Kravene som stilles til søknadene som innvilges som registrert rapport (runde 2b) beskrives i «Rutinen for registrerte rapporter».

Antallet som skal inviteres til å sende utvidet søknad i den ordinære prosessen, beregnes ved å trekke antallet som skal innvilges som registrert rapport fra antallet søknader som kan innvilges, og deretter dele på den ønskelige innvilgelsesandelen i runde 2a. Denne skal normalt settes til 45 prosent.

Formelen for dette blir da som følger: 

  • (Antall som kan innvilges – Antall innvilget registrert rapport) / Innvilgelsesandel runde 2a

Utvelgelsen baserer seg på vurderingene til alle habile fagutvalgsmedlemmer, ved at søknadene med høyest karakter  inviteres til å sende inn utvidet søknad. Dersom grensen ikke kan settes nøyaktig ved det antallet søknader som beregningen har gitt (fordi flere har samme karakter),  kan generalsekretær avgjøre hvor streken skal settes. Denne beslutningen skal i så fall skje uten generalsekretærens kjennskap til hvilke prosjekter som påvirkes. 

Ingen grupper skal ha mindre enn 12 eller mer enn 22 prosent av søknadene med videre til runde 2. Årsaken til dette er at:

  1. Store skjevfordelinger mellom gruppene erfaringsmessig har sin hovedårsak i at enkelte utvalgsmedlemmer er spesielt snille eller strenge i sin karaktersetting.
  2. Arbeidsfordelingen i runde 2 bør være balansert, slik at alle grupper får et tilstrekkelig antall (blant annet for å kunne kalibrere seg) og ikke får altfor stor arbeidsmengde.

Dersom fordelingen blir skjev skal justeringen skje ved at karaktergrensen først heves i de gruppene med flest søknader og deretter senkes i den eller de med færrest. Det vil si at antallet søknader fordeles fra de gruppene med flest til de med færrest.

Dersom flere søknader enn nødvendig havner innenfor den nye grensen, skal det trekkes lodd mellom søknadene. Også grupper med antall innenfor spennet kan få sitt antall justert, dersom det kreves for å sikre at alle grupper havner innenfor spennet.

Avslag 1.3: De prosjektene som har valgt ordinær prosess og som ikke går videre.

Figur 1 viser et eksempel på utregning i et sannsynlig scenario for 2024-utlysningen, uten beregningen av gruppefordelingen.

Figur 1. Eksempel på beregning basert på sannsynlige tall

Runde 2a: Vurdering av utvidede søknader

I runde 2a gjennomføres individuelle og gruppevise vurderinger av de utvidede søknadene av både fagutvalg og brukerrepresentanter. Denne runden danner grunnlaget for endelige innvilgelser og avslag.

Administrativ screening 2

Administrasjonen vurderer om søknadene oppfyller de formelle kravene gitt i kriteriene i gjeldende utlysning. Se rutinen Administrativ screening for detaljer. Søknader som vurderes å oppfylle kravene fordeles til de samme fagutvalgsmedlemmene som hadde søknaden til vurdering i runde 1.

Avslag 2.1: Avslagene som kommer som følge av den administrative screeningen.

Individuell vurdering, fagutvalg

Hvert fagutvalgsmedlem skal vurdere sine søknader uavhengig av de andre fagutvalgsmedlemmene, i henhold til kriteriene i gjeldende utlysning og Instruks fagutvalg Forskning. Dersom mer enn to fagutvalgsmedlemmer vurderer seg som inhabile skal søknaden fordeles til en annen fagutvalgsgruppe.

De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7. Basert på disse beregnes søknadens totalkarakter, representert som gjennomsnittet av karakterene satt for hvert kriterium. For nærmere beskrivelse av kriteriene og skalaen, se Instruks fagutvalg Forskning.

Denne runden danner grunnlaget for de siste avslagene og den videre vurderingen ved brukerrepresentanter.

Gruppevise diskusjoner og individuelle justeringer av karakterer, fagutvalg

Det avholdes seks gruppemøter hvor alle fagutvalgsmedlemmene i hver gruppe har vurdert de samme søknadene. Under gruppemøtene diskuteres søknadens svakheter og styrker. Inhabile fagutvalgsmedlemmer skal forlate møtet når den aktuelle søknaden diskuteres.

Gruppemøtene ledes av representanter fra administrasjonen. Søknadene skal rangeres etter fagutvalgets gjennomsnittskarakter, og diskuteres i den rekkefølgen. Møteleder påser at alle habile fagutvalgsmedlemmer presenterer sitt syn, og man under diskusjonen av hver søknad alternerer på hvem som innleder diskusjonen.

Med bakgrunn i de styrker og svakheter som ble diskutert i gruppemøtene justerer hvert fagutvalgsmedlem karakterene på de utvidede søknadene. Hvert utvalgsmedlem gjør sin justering uavhengig av de andre (se Instruks fagutvalg Forskning).

Søknadene rangeres basert på karakter. De 50 høyest rangerte søknadene sendes videre til vurdering ved brukerrepresentanter. Dersom det ikke er noen naturlig karaktergrense ved 50 søknader, kan generalsekretær avgjøre hvor streken skal settes. Denne beslutningen skal i så fall skje uten generalsekretærens kjennskap til hvilke prosjekter som påvirkes. 

Avslag 2.2: De resterende søknadene avslås. 

Individuelle vurderinger, brukerrepresentanter

Brukerrepresentantene skal vurdere søknadene uavhengig av de andre, i henhold til kriteriene i gjeldende utlysning og Instruks brukerrepresentanter Forskning. Dersom en eller to brukerrepresentanter er inhabile, skal de ikke erstattes. Dersom alle tre er inhabile, skal sekretariatet forsøke å skaffe minst en vurdering.

De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7. For nærmere beskrivelse av kriteriene og skalaen, se Instruks brukerrepresentanter Forskning.

Avslag 2.3: Søknadene som er gitt totalkarakter 1 eller 2 av alle tre brukerrepresentantene avslås. 

Gruppevise diskusjoner og individuelle justeringer av karakterer, brukerrepresentanter

Det avholdes et gruppemøte hvor brukerrepresentantene diskuterer søknadens svakheter og styrker med hensyn til planene for brukermedvirkning i prosjektet.

Brukerrepresentantene vil få en oversikt over søknadene rangert etter fagutvalgets karakter og brukerrepresentantenes karakter. Siden flertallet av søknadene vil bli innvilget og siden det ikke er realistisk å diskutere alle søknadene, skal brukerrepresentantene starte med å diskutere søknadene de er mest uenige om.

For søknadene brukerrepresentantene ikke rekker å diskutere i gruppemøtet blir deres individuelt satte karakterer stående.

Med bakgrunn i de styrker og svakheter som ble diskutert justerer hver brukerrepresentant sine karakterer på de utvidede søknadene. Hver brukerrepresentant gjør sin justering uavhengig av de andre (se Instruks brukerrepresentanter Forskning).

Endelig avslag og innvilgelse

Søknadene sorteres og rangeres etter beslutningshierarkiet:

  1. Medianen fra fagutvalgsmedlemmenes vurderinger 
  2. Karakteren fra brukerrepresentantenes vurderinger
  3. Gjennomsnittlig karakter fra fagutvalgsmedlemmenes vurderinger

Basert på dette skal de høyest rangerte innvilges og de lavest rangerte avslås.

Innvilgelse 2: De høyest rangerte søknadene innvilges. Generalsekretær kan avgjøre om det er rom for å gå over bevilgningsrammen og innvilge flere prosjekter. Denne beslutningen skal i så fall skje uten generalsekretærens kjennskap til hvilke prosjekter det gjelder.

Avslag 2.4: De resterende søknadene avslås. 

Særtilfeller

I særtilfeller der det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som beskrevet over, skal rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering i særtilfeller følges.