Oppdatert 12.10.2021

Innholdsfortegnelse

Generelt
Roller
Registrering av brukeropplysninger
Struktur og elementer i løsningen
Bekrefte habilitet
Vurdere søknad (enkeltvis)
Vurdere søknad (2. runde)
Vurdering av søknader i trioer under gruppemøtene

Generelt

Velkommen som fagutvalgsmedlem i Stiftelsen Dams søknadssystem Damnett.

Denne brukerveiledningen er direkte rettet mot deg som fagutvalgsmedlem.

Vår målsetning under utviklingen har vært at Damnett skal oppleves av nye og erfarne brukere som et nyttig, effektivt og til en stor grad selvforklarende verktøy. Damnett skal bidra til at søknader fylles ut, sendes inn og sluttbehandles på en god og sikker måte, og at det samme skjer med prosjektgjennomføringen.

Damnett krever pålogging med brukernavn og passord for alle som skal delta i søknadsarbeidet.

Hver bruker skal være registrert kun én gang i systemet, men en bruker kan ha flere roller. Du har rollen fagutvalgsmedlem når du skal vurdere søknader. I tillegg kan du ha roller knyttet til organisasjoner, for eksempel kan du være oppført som søker eller prosjektleder/forsker på søknader fra ulike søkerorganisasjoner.

Brukerstøtte/support

Ved spørsmål til bruken av Damnett søk hjelp via:

1. Brukerveiledningen

2. Stiftelsen Dam

Roller

Da du ble opprettet som bruker fikk du tilsendt en epost med brukernavn og en lenke til en nettside hvor du kunne bestemme ditt eget passord. Så snart dette passordet er opprettet og lagret, kan du logge deg inn.

Ved første gangs innlogging vil nye brukere bli møtt med Stiftelsen Dams personvernerklæring, samt et skjema for utfyllende opplysninger om seg selv.

Damnett har nettadressen Damnett.no. Det er også mulig å klikke seg direkte inn fra Stiftelsen Dams startside. Etter å ha gjort dette, kan det være en fordel å lagre nettadressen som et bokmerke i nettleseren slik at du har direkte tilgang.

Innloggingssiden vil opplyse om eventuelle driftsproblemer som hindrer normal bruk.

Dersom du i tillegg til å være fagutvalgsmedlem også har roller i en eller flere organisasjoner, vil du få opp disse organisasjonene som alternativ ved pålogging. Velg da Stiftelsen Dam – fagutvalgsmedlem.

Dersom du ikke husker brukernavnet ditt kan du kontakte Stiftelsen Dam for å få det. Dersom du har glemt passordet kan du få tilsendt en epost med en lenke til å sette passordet på nytt ved å velge Glemt passord eller brukernavn? I bildet som da kommer opp skriver du inn brukernavnet ditt og klikker OK. Da skal du med en gang få en autoepost til epostadressen som er registrert i Damnett.

Registrering av brukeropplysninger

Det er du selv som oppdaterer din brukerprofil med enkelte personopplysninger, kontaktaktinformasjon, habilitet og din kompetanseprofil. Det er viktig at du er nøye i utfyllingen/redigeringen av disse opplysningene, både fordi de brukes til utsendinger og annen kontakt, men spesielt fordi kompetanseprofilen brukes i fordelingen av søknadene du skal vurdere. Du finner hjelpetekster bak spørsmålstegnet.

Alle obligatoriske feltene (rød stjerne) MÅ være fylt ut for å få lagret, men vi oppfordrer deg til å fylle ut alle felter som er aktuelle.

Du får tilgang til redigeringen ved å klikke på navnet ditt opp til høyre på skjermen når du er logget inn og velge Redigere brukerprofil (brukernavn kan ikke redigeres). Brukerbildet ser ut som nedenfor. Dersom du er inhabil for alle søknader fra en eller flere organisasjoner merker du dem av under overskriften Habilitet. Alle godkjente søkerorganisasjoner finnes i listevalg og kommer opp når du begynner å skrive et par bokstaver i organisasjonsnavnet. Husk alltid å lagre alt du har lagt inn i kompetansebildet før du går videre.

Struktur og elementer i løsningen

Etter at du har logget deg inn vil du finne hovedmenyen som en horisontal linje øverst i skjermbildet. Denne vil alltid være tilgjengelig uansett hvor du er i Damnett.

Utgangsvalget på hovedmenyen er en Hjem side. Dit kan du også til enhver tid navigere ved å klikke på Damnett-logoen øverst til venstre.

Øverst til høyre vil du alltid se hvem du er logget på som og hvilken organisasjon du representerer (man kan ha roller i flere organisasjoner).

Dersom du klikker på innloggingsnavnet vil du kunne redigere opplysninger om din bruker eller logge ut av Damnett.

All informasjon nedenfor hovedmenyen vil endre seg avhengig av hvor du navigerer og gjenspeiler valgene i hovedmenyen.

Bekrefte habilitet

Første gang du logger deg inn i Damnett etter en søknadsfrist der du er fagutvalgsmedlem, kommer du inn i et bilde der du må avgi en habilitets- og taushetserklæring. Når du logger deg inn neste gang kommer du alltid inn i fanen Hjem. Oppgavene du skal løse finner du i fanen Oppgaver/Mine(FUM).

Din første oppgave som saksordfører er å ta en gjennomgang av alle dine tildelte søknader for å sjekke om du er inhabil eller ikke. Du vil få en epost fra Stiftelsen Dam når oppgaven Bekrefte habilitet er klargjort.

Det er satt en frist for denne oppgaven, slik at søknader du eventuelt er inhabil for skal kunne fordeles til andre saksordførere i god tid før siste frist for søknadsvurdering. Du klikker på Bekrefte habilitet og du får opp en liste over søknadene du er tildelt til vurdering.

Denne oppgaven er satt opp som en liste der du skal merke av i boksen nest bortest til høyre på de søknadene der du ser at du er inhabil. Ønsker du annen sortering kan hver av kolonnene sorteres stigende/fallende ved å klikke på overskriften. For mange av søknadene vil det være greit å bedømme habilitet kun ut fra listevisningen, for eksempel ved å se på søkerorganisasjon, prosjektleder og ekstern instans. Noen ganger må du gå dypere inn i søknaden for å være sikker. Hvis du ønsker å se søknad, sammendrag og vedlegg pent satt opp i pdf-format klikker du på knappen Åpne til høyre i listen. Søknaden kommer opp i egen fane i nettleseren og kan leses på skjerm, skrives ut eller lagres.

Du kan også åpne søknaden ved å klikke på teksten i en av de andre kolonnene (for eksempel prosjektnummer eller prosjektnavn). Da kan du åpne innholdet under hver enkelt søknadsoverskrift ved å klikke på den, og du kan se på vedlegg. Dette er en litt mer tungvint måte å jobbe på mener vi, og her må du klikke på pil tilbake i nettleser for å komme tilbake til listen.

Slik gjennomfører du habilitetsgjennomgangen:

Gjør knappen i kolonnen inhabil aktiv i den/de søknadene du er inhabil for slik at den blir blå. Du trenger ikke å ta alle søknadene Når den er markert vil den også være det neste gang du logger deg inn.

• Når du har vært igjennom hele listen, skal du merke alle søknadene i boksene til venstre og klikke på knappen Fortsett, og deretter Bekreft i den nye dialogboksen som kommer opp. Da vil oppgaven/hele listen bli borte (ferdig behandlet). Du merker alle søknadene enklest ved å klikke i den øverste boksen, dvs den boksen som ligger til venstre for overskriften PROSJEKTNR (se bildet på forrige side).

Vurdere søknad (enkeltvis)

Når du har bekreftet habilitet for alle dine tildelte søknader, og utført pkt 2 ovenfor, vil du få tildelt oppgaven Vurdere søknad (enkeltvis) for alle søknadene du er habil for.

Oppgavene finner du ved å gå i fanen Oppgaver/Mine (FUM).

Du åpner oppgavene ved å klikke på Vurdere søknad (enkeltvis) i blå skrift. Du vil da få opp en listevisning over alle dine søknader:

Ved å klikke på linjen med prosjektopplysninger kommer du inn i søknaden og du vil se søknadsoverskrifter til venstre og oppgaveboksen til høyre (se bildet nedenfor). Du kan også lese søknaden ved å åpne den enkelte søknadsoverskrift ved å klikke på den, og lukke ved å klikke en gang til. Prosjektbeskrivelse og vedlagt budsjett finner du i Del 4.

Utskrifter av søknad eller lister av søknader

Hvis du står i liste over søknader og ønsker eksport til excel eller pdf markerer du søknaden(ene) i boksen til venstre for søknadsnummeret og Utskrifts-/eksport-knappen blir aktiv. Ønsker du eksport av hele lista kan du markere alle ved å klikke i den øverste boksen.

Hver kolonne i listevisningen kan sorteres fra lavest til høyest, eller fra A til Å, ved å klikke på kolonneoverskriften. Standardsorteringen hver gang du åpner listen er alfabetisk på organisasjon og prosjektnavn.

Det første du gjør er å vurdere om søknaden er kvalifisert. I oppgaveboksen ligger en lenke til utlysningen, der det er definert både hva som er innenfor og hva som ikke støttes. For å få full oversikt over hva som ikke kvalifiserer må du se i punkt fire i utlysningen og det vedlegget som følger utlysningen. Dersom du velger å svare Nei på spørsmålet om søknaden er kvalifisert vil du få opp en liste med Ja/Nei-spørsmål.

Spørsmålene er i henhold til kravene i utlysningen, og skal begrunne hvorfor søknaden ikke er kvalifisert. Ved Ja på et av de fire nederste spørsmålene vil det åpnes nye spørsmål som skal spesifisere svaret. Disse spørsmålene står i kursiv, og minst ett av dem må besvares med Ja. Nederst i oppgaveboksen skriver du prosjektets styrker og svakheter i egne obligatoriske felt. Disse vil bli delt med søker. Du kan legge inn egne notater om søknaden i et tredje felt, som ikke er synlig for andre enn deg selv. Det er lurt å skrive egne notater for å holde søknadene fra hverandre. Vi ber deg også å svare på hvor godt søknaden passet med din kompetanse.

NB! Det er nå autolagring i denne oppgaven. Når alle obligatoriske felt er fylt ut og du anser deg ferdig, klikker du på knappen Merk som ferdig. Du kan gå videre til neste prosjekt (eller forrige) ved å klikke på piltastene til høyre øverst i oppgaveboksen i det blå feltet. De andre små pilene rett ovenfor brukes til å ekspandere/minimere/ta vekk oppgaveboksen.

Du kan komme tilbake til listen, eller til siden du kom fra, ved å klikke på Tilbake-knappen oppe i venstre hjørne på nettleseren. Oppgaveoversikten din vil du alltid kunne komme tilbake til ved å klikke på fanen Oppgaver. Oppgavelisten vil hele tiden bli oppdatert med opplysningene du legger inn på hvert prosjekt. Du kan likevel når som helst gå tilbake til alle oppgaveboksene (prosjektene) og endre tidligere lagrede svar og kommentarer. Da klikker du på knappen Merk som ikke ferdig som du ser på bildet under.

Dersom du svarer Ja på spørsmålet om søknaden er kvalifisert vil du få opp et vurderingsskjema. Det består av fire vurderingskriterier og en syvdelt skala. Sett deg godt inn i instruksen for fagutvalget, de nye vurderingskriteriene og karakterskalaen. Det er lenke rett til denne delen av instruksen i oppgaveboksen. Du skal vurdere hvert av de fire kriteriene på en skala fra 1 – 7, og alle fire kriterier må scores. Du vil ikke se noen totalscore, og du skal ikke score prosjektet noe mer enn dette.

Nederst i oppgaveboksen skriver du prosjektets styrker og svakheter i egne obligatoriske felt. NB! Dette vil bli delt med søker. Du kan legge inn egne notater om søknaden i et tredje felt. Det er lurt å skrive egne notater for å holde søknadene fra hverandre og minne deg selv om innholdet.

Når du har fylt inn alt som er obligatorisk og klikket på den blå knappen Merk som ferdig så blir dette synlig i kolonnen helt til høyre i listevisningen. I listevisningen ser du også hvilke prosjekter du har vurdert til å være utenfor ordningen. Fristen for når oppgaven må være utført står øverst i oppgaveboksen under navnet ditt.

Vurdere søknad (2. runde)

Denne oppgaven vil du få når vi har gjennomført en ny fordeling av de søknadene som skal behandles i fordelingskonferansen. Den er bygget opp på samme måte som Vurdere søknad (enkeltvis). Når du logger deg inn i Damnett går du til fanen Oppgave/Mine (FUM) slik som du gjør med andre oppgaver.

Ved å klikke på Vurdere søknad (2. runde) får du opp en listevisning over dine tildelte søknader (de som din trio skal diskutere). Listevisningen kjenner du fra Vurdere søknad (enkeltvis). Fristen for når oppgaven må være utført vil framgå der du åpner oppgavelisten, og i hver enkelt oppgaveboks under navnet ditt. Listevisningen her er den samme som den du hadde når du hadde oppgavene Vurdere søknad (enkeltvis).

Oppgavene åpnes og søknadene vurderes slik du kjenner det fra Vurdere søknad (enkeltvis). Innholdet i oppgaveboksen er den samme, så du skal løse disse oppgavene med å score de fire kriteriene og legge inn kommentarer i de tre feltene. I denne runden får du ikke oppgaven Bekrefte habilitet på forhånd. Finner du at du er inhabil for en søknad må du kontakte Stiftelsen Dam enten per epost eller telefon.

Dersom du hadde søknaden til vurdering i forrige runde kan du støtte deg på vurderingene du gjorde da. Du finner disse igjen ved å klikke på fanen Arbeidsflyt og deretter klikke på overskriften Vurdere søknad (enkeltvis). Oppgaven åpner seg alltid med Arbeidsflyt-fanen åpen. For å lese søknad, må du gå i fanen Søknad slik du gjorde når du vurderte søknad enkeltvis (1. runde).

Det kan være fordelaktig å orientere seg litt om de andre trioenes søknader også. Du finner en sammendragsfil av alle søknader som er til vurdering i 2. runde ved å klikke på Damnett-logoen og deretter Nedlastinger (FUM Helse).

Vurdering av søknader i trioer under gruppemøtene

OPPGAVEN «INNSTILLE SAMLET FUM-TRIO»

Når gruppemøtene starter har dere fått nye oppgaver i Damnett. Det er oppgavene Innstille samlet FUM-trio.

Når du åpner listen får du en listevisning på samme måten som når du jobber med de individuelle vurderingene i 1. og 2. runde. Disse oppgavene ligner veldig på oppgaven for individuell vurdering, men nå har alle i trioen skrivetilgang. OBS! Husk på at man ikke kan skrive samtidig uten å overskrive hverandre!

De fire kriteriene skal scores på samme måte. Offisielle kommentarer vil bli delt med søker i forbindelse med tildeling. Hvis dere mener prosjektet ikke er kvalifisert, så legg vekt på begrunnelsen!

Dine egne vurderinger i Vurdere søknad (2. runde) og eventuelt Vurdere søknad (1. runde) kan du se i fanen Arbeidsflyt.

Når alle søknaden har fått samlet innstilling går dere tilbake til listevisningen. Der kan dere dobbeltsjekke at alle prosjektene er markert som ferdig vurdert og også se de som har fått Nei på om de er kvalifisert (dere kommer ikke videre uten at verdiene er på plass). En av dere i trioen merker alle prosjektene ved å klikke i avkrysningsboksen som vist i bildet under (Pnr). Klikk deretter på knappen Fortsett arbeidsflyt. Da bringer dere søknadene videre til neste steg der fem prosjekter skal til avslag.

OPPGAVEN «VELG TIL AVSLAG FUM»

Nå har du og resten av trioen fått nye oppgaver. De heter Velg til avslag FUM, og dere skal plukke fem prosjekter som går direkte til avslag. Når dere åpner listevisningen ser dere vurderingene deres under kolonnene Karakter og Kvalifisert?. Dere haker av i kolonnen Til avslag for de fem prosjektene dere innstiller til avslag.

Denne avkryssingen autolagres. Si fra til sekretariatet når dere er ferdige. Vi dobbeltsjekker antallet dere har haket ut og sender oppgavene videre i flyt.

OPPGAVEN «RANGERING TRIO»

Siste del av innstilling skjer ved at alle trioene rangerer de gjenstående søknadene fra 1 – xx (xx=antall søknader som har gått til rangering). Det har trioen nå fått som egen oppgave i Damnett.

Rangeringen skjer på følgende måte:

En i trioen får denne oppgaven «Rangering trio» i Damnett. Det er den av dere som er den første i trioen som er knyttet opp til den konkrete Helse-utlysningen. Hvem dette er får dere beskjed om under gruppemøtet, men det vil altså si at dette er en oppgave som kun en av dere har tilgang til. Når disse oppgavene åpnes får man en listevisning slik som bildet under viser.

I denne listen er det en dra og dropp funksjon som gjør det mulig å sortere listen etter den prioriteringen/rangeringen trioen mener er den riktige. Sett musepekeren på symbolet med tre streker helt ut til venstre, hold venstre museknapp nede og dra søknaden til ønsket plassering. Det er å anbefale at en begynner med å dra på plass de en vil ha best rangert først. Det vil lette arbeidet.

For å få frem hele listen på en liten skjerm må en zoome inn. Det kan være ønskelig når en jobber med dra og dropp, men det er også mulig å dra og droppe i flere steg.

Gi beskjed til sekretariatet når trioens rangering er ferdig.

Etter at alle trioene har gjort ferdig sin rangering sender sekretariatet oppgavene videre slik at de slås sammen i en Rangering total liste. Den listen benyttes for innstilling og avslag av de prosjektene som har vært til rangering.

Når den jobben er gjort er vurderingsjobben ferdig for denne gang.