1. INNLEDNING

Varsling handler om å si fra dersom noe ikke er som det skal, og er et viktig verktøy for å kunne avdekke og forbedre kritikkverdige forhold.

I Stiftelsen Dam ønsker vi at ansatte skal si fra dersom de blir kjent med kritikkverdige forhold i virksomheten.

Formålet med disse varslingsrutinene er å gi en beskrivelse av hva varsling er, hvordan man kan varsle i vår virksomhet og hvordan varsler skal behandles.

Varslingsrutinene gjelder for alle ansatte* i Stiftelsen Dam, styremedlemmer og innleide.

Dette dokumentet beskriver varslingsrutiner for Stiftelsen Dam (Stiftelsen Dam).

Rutinene er utarbeidet i samarbeid mellom kontorleder, kommunikasjonssjef og generalsekretær, og ble sist oppdatert 09.03.2021. Verneombud er også blitt konsultert.

Rutinene er godkjent av generalsekretær 09.03.2021.

* Arbeidstakere inkluderer også elever, verne- og tjenestepliktige, innsatte, pasienter, personer under opplæring, personer i arbeidsrettede tiltak som er utplassert i virksomheter og personer som deltar i arbeidsmarkedstiltak, jf. aml § 1-6.

1.1 HVA ER VARSLING

Varsling kan beskrives som det å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen til noen som direkte eller indirekte kan ha myndighet til å gjøre noe med det.

Etter Arbeidsmiljøloven har alle arbeidstakere rett til å varsle om kritikkverdige forhold i arbeidstakers virksomhet. Reglene om varsling er plassert i Arbeidsmiljølovens kapittel 2 A, og noen av de sentrale momentene er:

• Arbeidstakere har rett til å varsle om kritikkverdige forhold
• Arbeidsgiver skal utarbeide skriftlige rutiner for intern varsling
• Arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling skal være forsvarlig
• Gjengjeldelse mot varslere er forbudt

1.2 KRITIKKVERDIGE FORHOLD

Reglene for varsling, og disse varslingsrutinene, gjelder varsling om kritikkverdige forhold. Kritikkverdige forhold er brudd på lover, interne regler eller etiske normer. Eksempler kan være et uforsvarlig arbeidsmiljø, diskriminering eller trakassering, økonomiske misligheter eller forhold som er til fare for personers liv og helse.

Ytring om forhold som kun gjelder arbeidstakers eget arbeidsforhold regnes ikke som varsling, med mindre forholdet er kritikkverdig.

Dersom det varsles om forhold som ikke faller inn under definisjonen av kritikkverdige forhold kan saken følges opp på annen måte enn hva varslingsrutinene beskriver.

1.3 VARSLINGSPLIKT

Ansatte har plikt til straks å underrette arbeidsgiver og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere om feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, med mindre den ansatte selv kan rette på forholdet.

Ansatte har plikt til å underrette arbeidsgiver om trakassering, mobbing og diskriminering på arbeidsplassen.

Ansatte har plikt til å melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet.

Ansatte har plikt til å melde fra til arbeidsgiver om forhold som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade, herunder risiko for tap av omdømme.

1.4 FORHOLDET TIL ANDRE RUTINER

Det er ønskelig at forhold som bør rettes opp tas opp og løses på lavest mulige nivå. Det er mulig å melde saker gjennom årlige vernerunder (HMS-runder), medarbeidersamtaler og gjennom ordinære kanaler.

Stiftelsen Dam har dessuten eget verneombud som kan involveres.

2. ROLLER OG ANSVAR

2.1 GENERALSEKRETÆR

Generalsekretær har godkjent varslingsrutinen, og utpekt en hovedansvarlig for varslingsordningen. Den hovedansvarlige har tilstrekkelig kompetanse og ressurser til å forvalte rutinen på en forsvarlig måte. Det er etablert et varslingsmottak som skal behandle mottatte varsler.

Generalsekretær skal ta nødvendige beslutninger og følge opp anbefalte tiltak etter varslingsmottakets behandling av mottatte varsler, og kvalitetssikre at virksomheten oppfyller sine plikter etter arbeidsmiljøloven.

2.2 HOVEDANSVARLIG

I Stiftelsen Dam er det kontorleder som er hovedansvarlig for varslingsordningen og varslingsrutinen. Ansvaret inkluderer:

• Implementering av varslingsrutinen i virksomheten, herunder
• At rutinen gjøres kjent for, og er tilgjengelig for alle den gjelder for
• At det etableres en sikker kanal for varsling, herunder anonym varsling
• Å være ansvarlig for mottak av innkomne varsler
• Å lede varslingsmottaket
• Å sørge for oppdatering av varslingsrutinen basert på eventuelle nye krav og erfaringer i virksomheten
• Å sørge for at varslingsrutinene evalueres jevnlig

Hovedansvarlig rapporterer direkte til generalsekretær i saker som gjelder varsling, men kan også rapportere til styrets leder dersom mottatte varsler gjelder generalsekretær.

2.3 VARSLINGSMOTTAK

Varslingsmottaket i Stiftelsen Dam består av to faste medlemmer som er Hovedansvarlig for varslingsordningen og kommunikasjonssjef.

Varslingsmottaket skal behandle mottatte varsler i tråd med denne rutinen. Ved innledende behandling av et varsel skal det vurderes om varslingsmottaket bør utvides med ytterligere ressurser eller kompetanse. Det bør blant annet vurderes behovet for juridisk kompetanse.

Deltakere i varslingsmottaket skal i alle saker vurdere sin egen uavhengighet/habilitet, og orientere om forhold som kan påvirke en slik vurdering. Ved behov kan varslingsmottakets sammensetning endres i samråd med generalsekretær.

2.4 ANSATTE

Varslingsrutinene er utarbeidet i samarbeid med ansatte og tillitsvalgte. Ansatte som ønsker å varsle skal sørge for å varsle på en forsvarlig måte og i samsvar med denne rutinen.

2.5 EKSTERNT VARSLINGSMOTTAK

Stiftelsen Dam har inngått en avtale med BDO AS som drifter virksomhetens eksterne varslingsmottak. BDO skal drifte mottaket i henhold til avtalen, og rapportere mottatte varsler til Stiftelsen Dams varslingsmottak med innledende vurderinger og anbefalinger.

Dersom et mottatt varsel gjelder hovedansvarlig for varslingsordningen skal BDO rapportere til generalsekretær. Dersom et mottatt varsel gjelder generalsekretær, skal BDO rapportere til styrets leder.

2.6 VERNEOMBUD

Verneombudet er en lovpålagt ordning som skal ivareta arbeidstakeres interesse i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet har varslingsplikt for kritikkverdige arbeidsmiljøforhold som trakassering og diskriminering, skade og sykdom og ved fare for liv og helse

Ved varsel til verneombud har verneombudet ansvar for å videreformidle varselet. Verneombudet er ikke part i saken og skal ikke saksbehandle varselet.

2.7 TILLITSVALGT

Arbeidsmiljøloven krever ikke at virksomheten skal ha en tillitsvalgt, men forutsetter flere steder at ansatte er representert gjennom tillitsvalgte i saker som gjelder arbeidsvilkår.

En tillitsvalgt er en representant for den ansatte, og et bindeledd mellom ledelsen og den ansatte. I enkelte tilfeller vil verneombudet være den som fungerer som tillitsvalgt.

3. FREMGANGSMÅTE FOR INTERN VARSLING

De som ønsker å varsle skal fortrinnsvis gjøre dette gjennom BDOs varslingskanal (epost: integrity@bdo.no). Men det kan også varsles skriftlig til:

• Styreleder, verneombud eller varslingsmottak (kontorleder og kommunikasjonssjef).

3.1 ANONYMITET

Det er mulig å varsle anonymt. Ved anonym varsling kan det være begrensninger for hvordan, og i hvilken grad varselet kan følges opp. Dette gjelder både av hensyn til varsleren og av hensyn til den det varsles om. Det vil også være begrensinger i muligheten for varslingsmottaket å stille oppfølgingsspørsmål og til å gi tilbakemelding til varsleren.

Det er også mulig å være delvis anonym. BDO som eksternt varslingsmottak vil da kjenne din identitet og ha mulighet til å formidle spørsmål og gi tilbakemelding på varselet.

Stiftelsen Dam oppfordrer alle til å varsle med navn.

3.2 FORSVARLIG VARSLING

Den som varsler skal sørge for at varselet skjer på forsvarlig måte. Varsling i henhold til denne rutinen vil normalt være forsvarlig, med mindre varselet er utformet på en måte som er trakasserende, unødig belastende eller sårende for enkeltpersoner eller arbeidsmiljøet, eller at man mot bedre vitende fremmer grunnløse påstander.

Ansatte kan alltid varsle der dette følger av plikter etter lov, forskrift eller avtale. Tilsvarende kan ansatte alltid varsle eksternt til tilsyns- eller kontrollmyndigheter der dette er aktuelt (f.eks. Finanstilsynet, Arbeidstilsynet, Datatilsynet, politi eller andre).

For alle ansatte foreligger det generelle krav til lojalitet og aktsomhet som også vil gjelde ved varsling. Dette innebærer blant annet at den som varsler bør ha et forsvarlig grunnlag for varslingen, og varslingen må skje i god tro. Kravene til aktsomhet vil variere med opplysningenes karakter, arbeidstakerens stilling og den situasjon opplysningene er gitt i. Tilsvarende forhold må også hensyntas dersom ansatte vurderer annen ekstern varsling, herunder varsling til media. I slike tilfeller bør den ansatte vurdere om intern varsling eller varsling til tilsyns- eller kontrollmyndigheter er forsøkt eller mulig, om allmennheten har en berettiget interesse i å få vite om forholdene og om varselet kan skade virksomheten eller dets interesser.

Grl. § 100 om ytringsfrihet gir ansatte rett til å delta på egne vegne i den alminnelige samfunnsdebatten, herunder å uttale seg kritisk om forhold som berører virksomheten man arbeider i. Den ulovfestede lojalitetsplikten tilsier imidlertid at man ikke har rett til å skade arbeidsgivers interesser eller aktiviteter gjennom offentlig negativ omtale, uten at dette er berettiget.

3.3 HVA VARSELET BØR INNEHOLDE

Ditt varsel bør inneholde følgende informasjon:

• Ditt navn (men husk at du kan varsle anonymt)
• Tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for kritikkverdige forhold du har observert
• En beskrivelse av forholdene
• Sted
• Andre personer som kan være vitner eller ha informasjon om forholdet
• Eventuell kjennskap til tilsvarende saker eller tidligere kritikkverdige forhold som gjelder samme person(er).

4. BEHANDLING AV INNKOMNE VARLSER (BEHANDLINGSRUTINER

4.1 PRINSIPPER FOR HÅNDTERING AV VARSLER

• Alle henvendelser skal tas alvorlig.
• Alle henvendelser skal behandles med en gang.
• Anonym varsling vil bli saksbehandlet.
• Anonyme kilder kan være like mye verdt som åpne kilder.
• Du skal vite at behandlingen av varslersaken er konfidensiell.
• Varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser, represalier eller gjengjendelse for varsler.
• Varslere skal, hvis mulig, ha en bekreftelse på at varslingen er mottatt.
• Varsler skal, hvis mulig, få tilbakemelding innen rimelig tid om at de forhold varselet gjelder er saksbehandlet.

4.2 REGISTRERING

Alle innkomne meldinger/varsler registreres umiddelbart av varslingsmottaket hos Stiftelsen Dam (heretter «varslingsmottaket») og tildeles et saksnummer.

Gjelder varselet fare for liv eller helse, eller andre forhold som krever umiddelbare handling eller tiltak, skal den som mottar varselet uten opphold iverksette relevante tiltak og orientere generalsekretær om saken.

Dette gjelder også varsler som er mottatt via ekstern varslingskanal som Stiftelsen Dam benytter.

4.3 BEKREFTELSE AV MOTTAK

Varslingsmottaket skal, så langt mulig, bekrefte overfor varsleren at varsel er mottatt så snart varselet er mottatt og registrert.

4.4 INNLEDENDE VURDERING

Dersom varselet gjelder forhold som åpenbart ikke er kritikkverdige kan varslingsmottaket beslutte å ikke behandle saken nærmere som en varslingssak. Varslingsmottaket må samtidig vurdere om saken eventuelt skal overføres til annen behandling, eller om varsleren må henvises et annet sted.

Dersom varslingsmottaket beslutter at saken ikke skal behandles nærmere som en varslingssak skal varsleren, så langt mulig, orienteres med en begrunnelse for beslutningen.

Varslingsmottaket skal løpende orientere generalsekretær om mottatte varsler og Varslingsmottakets vurderinger.

Varslingsmottaket skal føre en løpende oversikt over vurderinger og beslutninger i varslingssaker.

4.5 UNDERSØKELSER

Det skal gjennomføres undersøkelser innen rimelig tid om de faktiske forhold saken gjelder innenfor de rammer som følger blant annet av arbeidsmiljøloven og personvernlovgivningen. De innledende undersøkelsene som foretas i hver varslingssak skal primært bidra til å:

• Vurdere hva varselet gjelder.
• Vurdere varselets karakter, og alvorlighetsgrad.
• Avklare om varselet er saklig begrunnet og om umiddelbare tiltak er påkrevet.
• Klargjøre hvilke undersøkelser som kan utføres for ytterligere å belyse forholdet som varselet gjelder.

Saksbehandlingen skal videre omfatte undersøkelser som er nødvendige for å avklare de faktiske forhold det er varslet om, og avklare relevante konsekvenser av de faktiske forhold som avdekkes. I forbindelse med slike undersøkelser kan det være aktuelt å innhente dokumentasjon eller gjennomføre samtaler. Dersom varsler velger å være anonym, skal varslingssaken saksbehandles så langt dette er mulig.

Saksbehandlingen skal påbegynnes senest 7 dager etter mottak av varselet, og behandlingen skal gjennomføres innen rimelig tid.

Søk og sikring av elektronisk lagret informasjon skal kun gjøres dersom det er saklig grunn til det og kun dersom de lovbestemte vilkår for å gjennomføre slike undersøkelser er oppfylt. Eventuelt innsyn i e-post eller annen elektronisk lagret informasjon som gjelder ansatte skal skje i samsvar med gjeldende regelverk.

Varslingsmottaket skal løpende vurdere behovet for ekstern bistand til å gjennomføre undersøkelser, herunder støtte til eventuelle undersøkelser eller juridisk bistand.

Ved behov, bør varslingsmottaket orientere generalsekretær om status og pågående undersøkelser.

4.5.1 TILSVAR FRA DEN VARSELET GJELDER

Den varselet gjelder (omvarslede) skal, med mindre det finnes særlige grunner til det, gjøres kjent med innholdet i varselet som angår den omvarslede. Den omvarslede skal gis anledning til å gi et tilsvar til eventuelle påstander eller annen informasjon som er gitt i varselet.

Særlige grunner til å unnlate eller å utsette å orientere den omvarslede kan være hensynet til en eventuell fremtidig etterforskning eller saker hvor forholdene en reell fare for gjengjeldelse overfor varsleren. Et eventuelt unntak skal vurderes særskilt i hver enkelt sak.

4.6 RAPPORTERING

Varslingsmottaket skal utarbeide en rapport i forbindelse med saksbehandling i hver enkelt varslingssak. Formålet med rapporten er å ha et beslutningsgrunnlag for endelig avgjørelse i den enkelte varslingssak. 

Rapporten skal normalt inneholde en gjengivelse av hovedpunkter i den informasjon som er mottatt fra varsler, tilsvar fra den omvarslede og resultatet av øvrige undersøkelser. Rapporten skal videre inneholde varslingsmottakets vurderinger og anbefalinger til tiltak eller videre håndtering av saken.

Rapporten skal sendes til generalsekretær som beslutter videre behandling.

4.7 AVGJØRELSE I VARSLINGSSAKER

Stiftelsen Dams avgjørelser i varslingssaker, vil normalt gå ut på:

• Avslutning av saken.
• Henvisning av saken til rette vedkommende hos Stiftelsen Dam for videre håndtering.
• Oversendelse av saken til offentlig kontrollmyndighet eller annen offentlig myndighet.

Avgjørelse besluttes av generalsekretær, og varslingsmottaket har ansvar for at dette blir dokumentert i saken.   

Eventuelle tiltak skal iverksettes og tilbakemelding skal normalt gis til varsleren(e) senest 14 dager etter saken lukkes.

4.8 INFORMASJON TIL VARSLER OG DEN DET ER VARSLET OM

Varslingsmottaket, eller den varslingsmottaket delegerer ansvaret til, har ansvar for å informere varsler om resultatet av saken, såfremt varsleren ikke er anonym.

Dersom varsleren ikke er part i saken, har varsleren ikke rett til innsyn i hvordan arbeidsgiver håndterer saken eller utfallet av denne. Den som varsler kan motta informasjon om i hvilken grad varselet blir håndtert, men ikke informasjon om selve saksbehandlingen.

Den omvarslede skal orienteres om resultatet av saken, så langt dette kan gjøres uten å skade formålet med eventuelle videre undersøkelser, herunder politianmeldelse.

Informasjon til omvarslede skal gis slik at varsleren ikke risikerer noen form for represalier.

4.9 VERN MOT GJENGJELDELSE

Gjengjeldelse overfor varsler er forbudt, og skal ikke forekomme. Forbudet omfatter enhver form for negativ ugunstig behandling som følge av varselet.

4.10 PERSONVERN

All behandling av personopplysninger i varslingssaker skal skje i samsvar med gjeldende personvernregler. Formålet med behandlingen av personopplysninger i varslingssaker er normalt å oppfylle arbeidsgivers plikter etter arbeidsmiljøloven, samt å legge forholdene til rette for forebygging og avdekking av kritikkverdige forhold, herunder økonomisk kriminalitet.

Saksbehandlingen i varslingssaker skal ivareta interesser og rettigheter både for varsleren og den omvarslede. Under omtales noen av de sentrale interesser og rettigheter i den forbindelse.

4.10.1 RETT TIL INFORMASJON OG INNSYN

Både varsler og den omvarslede har rett på informasjon om Stiftelsen Dams behandling av personopplysninger om han/henne.

Se for øvrig pkt. 4.3, pkt. 4.5.1 og pkt. 4.8.

Dersom den omvarslede eller andre ber om innsyn har vedkommende i utgangspunktet rett til å få innsyn i alle personopplysninger om han/henne som behandles i anledning varslingssaken. Dette innebærer ikke nødvendigvis at det gis innsyn i selve varselet eller opplysninger om varsleres identitet eller opplysninger som kan avsløre identiteten. Arbeidsgiver har et særlig ansvar for å verne varsleren.

Eventuelle unntak fra retten til informasjon og innsyn må behandles særskilt i hver enkelt sak.

4.10.2 RETTSLIG GRUNNLAG FOR BEHANDLINGEN

Lovlig behandling av personopplysninger krever et rettslig grunnlag. Grunnlag som kan være aktuelle for varslingsmottak og behandling av varslingssaker kan være:

• At behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.
• At det er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse.

For eksempel vil behandling av personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle forpliktelsene etter arbeidsmiljøloven bestemmelse utgjøre et rettslig grunnlag.

4.10.3 INFORMASJON OM BEHANDLINGEN

a) Behandlingsansvarlig er Stiftelsen Dam

b) Kontaktperson for henvendelser om behandlingen er

Hans Christian Lillehagen, generalsekretær,
som kan kontaktes på 913 26 272 eller hcl@dam.no

c) Formålet med behandlingen er å oppfylle arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling, samt å legge forholdene til rette for forebygging og avdekking av kritikkverdige forhold, herunder økonomisk kriminalitet.

d) I sine undersøkelser kan Stiftelsen Dam innhente ytterligere opplysninger eller ta i bruk opplysninger som allerede er innhentet.

e) Opplysningene som samles inn vil etter omstendighetene kunne bli utlevert til påtalemyndigheten dersom det besluttes å anmelde forholdet, eller dersom påtalemyndigheten begjærer utlevering.

f) For den registrerte er det frivillig å gi fra seg opplysningene.

g) Den registrerte har rett til å kreve innsyn og rett til å kreve retting/sletting, se ytterligere informasjon i egne punkter i denne rutinen.

4.10.4 SLETTERUTINER

Personopplysninger skal slettes når de ikke lenger er nødvendige ut fra formålet med behandlingen.

Rapporter og dokumenter i varslingssaker skal normalt slettes senest 12 måneder etter at saksbehandlingen er avsluttet med mindre særlige forhold gjør det nødvendig å oppbevare opplysningene utover dette. Oppbevaring utover 12 måneder krever skriftlig begrunnelse i hver enkelt sak. Denne begrunnelsen oppbevares sammen med rapporten av varslingsmottaket.

Stiftelsen Dam skal som et minimum en gang pr. år gjennomgå sine informasjonssystem for å påse at all informasjon er slettet i henhold til sletterutinene som beskrevet ovenfor.

4.11 OVERORDNET RAPPORTERING

Varslingsmottaket utarbeider, minst en gang per år, en overordnet rapport til styret i Stiftelsen Dam som oppsummerer:

• Antall varsler mottatt i perioden.
• Type forhold det er varslet om, uten å beskrive enkeltsaker.
• Avgjørelsesmåtene i sakene.
• Beskrivelse av tiltak som er iverksatt for å motvirke eventuelle kritikkverdige forhold det er varslet om.
• Tilbakemeldinger og kommentarer varslingsmottaket har fått som kan beskrive tilliten til varslingsmottaket og effekten av varslingsordningen.
• Eventuelle påstander om at varsler er utsatt for gjengjeldelse som følge av varslingen.

All overordnet rapportering skal ta hensyn til varsleren, slik at enkeltsaker ikke identifiseres eller at det blir kjent hvem som har varslet.  

4.12 INFORMASJONSSIKKERHET

Varslingsmottaket skal også påse at opplysningene i varslingssaker behandles og oppbevares på betryggende måte i henhold til krav til personvern og informasjonssikkerhet. Varslingsmottaket skal påse at uvedkommende ikke får tilgang til informasjon fra varslingssaker.

4.13 KONFIDENSIALITET

Dokumenter som gjelder varsling, vil normalt være interne dokumenter som er konfidensielle. Opplysninger i saken og varslerens identitet skal ikke gjøres kjent for flere enn strengt nødvendig.

4.14 REGISTRERING/ARKIVERING AV VARSLER

Saksopplysningene skal lagres på kryptert område hos Stiftelsen Dam og eventuelt Databehandler og skal kun være tilgjengelig for de ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang.

Saken skal arkiveres og for øvrig behandles i samsvar med det til enhver tid gjeldende regelverk og godkjente saksbehandlingsrutiner.

Bruk av informasjonssystemet som er i strid med fastlagte rutiner, og sikkerhetsbrudd, skal behandles som avvik.

Generalsekretær i Stiftelsen Dam er ansvarlig for at det føres oversikt over avviksmeldinger og at avviksmelding sendes Datatilsynet dersom avviket har medført uautorisert utlevering av særlig verneverdige personopplysninger.