Gjennom forskning og internasjonalt samarbeid har Stiftelsen Dam gjort en rekke forbedringer i søknadsbehandlingen de siste årene. Gjennom pågående kvalitetssikringsarbeid er målet at hver enkelt søknad skal få best mulig behandling.

– Stiftelsen Dam deler ut penger til prosjekter i regi av frivillige helseorganisasjoner i Norge. Vår jobb er å sikre at vi velger de beste prosjektene, slik at de rundt 300 millionene vi deler ut hvert år, kommer til best mulig nytte, sier generalsekretær i Stiftelsen Dam, Hans Christian Lillehagen.

Internasjonalt samarbeid

I en ny rapport redegjør stiftelsen for hvordan det jobbes systematisk med å kvalitetssikre de vurderingene som gjøres. Det handler blant annet om å lete grundig etter svakheter i tildelingsprosessene, holde seg oppdatert på hva forskningen sier om beslutningspsykologi og stiftelsens kjerneoppgaver, utvikle nye metoder og teste dem gjennom egen forskning.

– Vi har hatt dialog med andre store finansiører både i Norge og utlandet, og vi har holdt oss oppdatert på hva forskningen sier om slike prosesser. Vi har spurt brukerne våre – søkere, søkerorganisasjoner og ekspertene som vurderer søknadene – om innspill gjennom jevnlige spørreundersøkelser. Og sist, men ikke minst har vi innført omfattende analyser og gjennomført forskning på våre egne tildelinger, sier programsjef i Stiftelsen Dam, Jan-Ole Hesselberg.

Vil inspirere andre finansiører

Hesselberg har ledet arbeidet som nå er publisert i rapporten «Bedre søknadsbehandling 2020». En viktig milepæl for stiftelsen er å gi søkere, organisasjoner og andre interesserte innsyn i det arbeidet som ligger til grunn for hvordan stiftelsen jobber.

– Det er mange store utfordringer knyttet til søknadsbehandling, og vi mener på ingen måte at vi har det endelige svaret på hvordan man bør organisere søknadsprosesser. Vi gir ut denne rapporten for å dele våre erfaringer og for å inspirere andre finansiører til å dele. Jeg synes vi skylder søkerne våre at vi har en åpen og kunnskapsbasert dialog om de valgene vi har tatt, sier Hesselberg.

Les også: Stiftelsen Dam presenterer studie på internasjonal konferanse

Tidsbruken for søkerne har gått ned

I rapporten redegjøres det for en rekke endringer stiftelsen har gjort i søknadsprosessene de siste årene. Blant annet er det innført en prekvalifiseringsfase i programmet Forskning, der søkerne først sender en veldig forenklet skisse, før et mindre utvalg bli invitert til å sende utvidede søknader.

– Vi gjorde det fordi vi ønsket å spare søkerne for unødig tidsbruk, men vi visste jo ikke om de faktisk kom til å spare tid. Som rapporten viser, ble dette en suksess. Tidsbruken for den gjennomsnittlige søker gikk ned med over 40 prosent, fra 8,1 ukeverk til 4,7, sier Hesselberg.

Råd til andre finansiører

Han mener likevel at gullegget i rapporten er siste kapittel, «Hva alle som driver søknadsbehandling bør gjøre».

– Her har vi samlet de viktigste tipsene som sikrer god kvalitet i søknadsbehandling. Vi håper rapporten kan inspirere alle som jobber med søknadsbehandling til å reflektere over egne vurderingsprosesser og til å dele mer informasjon om dem, sier han.

Stiftelsen Dam ønsker kritiske blikk på sine prosesser velkomne og ber leseren av rapporten melde alle innspill, store som små, via dette skjemaet.