Oppdatert 20.12.2022

Innholdsfortegnelse

Generelt
Nye brukere
Endre roller i organisasjonen
Ubekreftet bruker og avvist bruker
Eksisterende bruker
Logg på som bruker
Opprette bruker
Samarbeidsfunksjonen
Vurdere søknad
Er søknaden sendt inn?
Utkast og ikke innsendte søknader
Sletting
Fra søknad til prosjekt
Akseptere tildeling
Prosjektkontrakt
Andre roller
Endring av roller og omfordeling av oppgaver
Henvendelse til Stiftelsen Dam
Endring av sluttdato
Oppgaver
Delte oppgaver
Avklare prosjektstatus
Fremdriftsrapportering
Regnskapsrapportering
Sluttrapportering
Godkjente/ikke godkjente rapporter
Utskrift og nedlastning av søknad

Generelt

Denne brukerveiledningen er for deg som er organisasjonsansvarlig, prosjektkoordinator eller saksbehandler i en søkerorganisasjon. Brukerveiledningen skal gi deg grunnleggende oversikt over oppbygging og funksjoner relatert til søknader og prosjekter i søknadssystemet Damnett. Det er en egen brukerveiledning for søkere og prosjektledere. 

Alle som skal logge seg på Damnett.no må ha en bruker. Dette er en personlig konto som alle oppretter til seg selv. En person skal kun være registrert én gang i Damnett, men kan ha roller i flere organisasjoner.

Alle organisasjoner må ha en organisasjonsansvarlig (OA) i Damnett. Det er mulig å ha inntil tre prosjektkoordinatorer (PK). En del mindre organisasjoner velger å ikke ha prosjektkoordinator. Da går disse oppgavene til organisasjonsansvarlig. Saksbehandlerrollen, som kan benyttes hvis dere trenger en fagperson til å se igjennom en søknad før den sendes inn, er frivillig

Les i brukerveiledningen eller spør andre erfarne brukere i Damnett før du kontakter Stiftelsen Dam med spørsmål om systemet. Damnett er oppgavebasert. Dersom du har ansvaret for å utføre en oppgave, ligger den under Oppgaver/Mine. Ligger det ingen oppgaver der, betyr det at du er ferdig med dine oppgaver for øyeblikket. Du får varslinger og påminnelser på e-post om oppgaver som skal utføres.

Nye brukere

Personer som aldri har vært i Damnett før, må opprette bruker på innloggingssiden.

Nye brukere velger selv sitt brukernavn som skal brukes ved innlogging. Merk at dette ikke er e-postadressen, men et eget brukernavn du må huske. Etter første gangs registrering mottar alle nye brukere e-post med lenke for å opprette passord. Passordet må opprettes innen 48 timer.

Nye brukere må knytte seg til en søkerorganisasjon. Ved første innlogging kommer du rett inn i fanen Organisasjon og kan søke opp organisasjonen du skal knytte deg til. Ved senere innlogging ligger dette under Rediger brukerprofil og fanen Organisasjon.  

Det er organisasjonsansvarlig og prosjektkoordinator som kan godkjenne nye brukere. Det kommer e-postvarsel hvis noen har søkt om godkjenning. For å godkjenne bruker, gå til Organisasjon og deretter Organisasjonsroller. Under Ubekreftet bruker kan du godkjenne eller avvise brukeren og tildele roller gjennom Endre-funksjonen.

I tabellene nedenfor står x for oppgaver rollen skal gjennomføre, mens (x) står for oppgaver rollen kan gjennomføre, men vanligvis ikke gjør.

Organisasjons-oppgaver	Organisasjons-ansvarlig (OA)	Prosjekt-koordinator (PK)
Godkjenne/avvise bruker	x	x
Endre organisasjons-opplysninger	x	x
Endre roller i organisasjonen	x	x

Endre roller i organisasjonen

Som organisasjonsansvarlig eller prosjektkoordinator har du følgende muligheter til å endre roller i organisasjonsfanen:

• Endre rolle. Benytt denne funksjonen for å endre brukerens rolle i organisasjonen. En UBEKREFTET eller AVVIST bruker vil ikke kunne logge inn på vegne av organisasjonen.
• Overføre data mellom brukere. Bruk denne funksjonen til å overføre alle aktive søknader og oppgaver fra en bruker til en annen i organisasjonen. Rollene på disse søknadene byttes til ny bruker. Dersom overføringen må gjøres mer finmasket, må det gjøres endringer i søknadsroller først. Dette gjøres via søknadene.
• Fjerne bruker fra organisasjonen. Kun mulig dersom brukeren ikke har aktive søknader eller oppgaver. I så fall må du først overføre oppgavene. 

Det er kun Stiftelsen Dam som kan endre rollen organisasjonsansvarlig.

Ubekreftet bruker og avvist bruker

Ubekreftet bruker er en bruker som har søkt om tilknytning til din organisasjon, men som ikke er godkjent. Godkjenning kan gjøres av organisasjonsansvarlig og prosjektkoordinator via organisasjonsfanen. Ubekreftede brukere har ingen rettigheter i Damnett.

En avvist bruker eksisterer fremdeles i Damnett og trenger ikke opprettes på nytt. Organisasjonsansvarlig og prosjektkoordinator kan se avviste brukere i organisasjonens rolleoversikt i Damnett.

Eksisterende bruker

En person skal kun være registrert én gang i Damnett, men kan ha roller i flere organisasjoner.

Pålogging i Damnett gjøres med eget opprettet brukernavn og passord. Benytt Glemt passord og fyll inn ditt brukernavn for å få tilsendt lenke for å resette passordet ditt (NB: brukernavnet er ikke e-postadresse, men eget opprettet brukernavn).

Alle brukere kan når som helst redigere sine egne brukeropplysninger ved å klikke på innloggingsnavnet oppe til høyre i Damnett, og søke om tilknytning til flere søkerorganisasjoner.

Logg på som bruker

Som organisasjonsansvarlig og prosjektkoordinator kan du logge på som brukere for å gi god veiledning. Dette gjør du ved å klikke på navnet og deretter knappen Logg på som denne personen. Her ser du det samme som brukeren, men i lesemodus uten å kunne redigere/lagre. Dette er også nyttig hvis en bruker tar kontakt og har glemt sitt brukernavn.

Opprette bruker

Søknader til Stiftelsen Dam må opprettes av en godkjent søkerorganisasjon gjennom damnett.no. Som organisasjonsansvarlig, prosjektkoordinator eller saksbehandler har du tilgang til å opprette nye søknader i fanen Ny søknad, der alle åpne utlysninger ligger tilgjengelig. Forhåndsvisning av søknader legges ut på programsidene på dam.no.

Søknadsoppgaver	Organisasjonsansvarlig (OA)	Prosjektkoordinator (PK)	Saksbehandler (SB)	Prosjekt-leder	Søker
Opprette ny søknad	(x)	x	x
Tildele/endre roller i søknad	(x)	x	x
Fylle ut søknad					x
Invitere til samarbeid					x
Sende inn søknad til organisasjonen					x
Sende inn søknad til Dam	(x)	x

Samarbeidsfunksjonen

Det er kun søker som kan benytte funksjonen Samarbeid i en søknad. Denne fungerer slik at søker kan søke opp alle brukere med rolle i søknaden, samt alle i organisasjonen med rollene organisasjonsansvarlig, prosjektkoordinator og saksbehandler og invitere disse til å bidra i utfylling av søknad. De som blir invitert inn får ikke dette som en oppgave, men finner søknadsskjemaet i fanen Oppgaver/Delt med meg.

Vurdere søknad

Ved vurdering av søknad har du som prosjektkoordinator tre valg. 1) Fortsett arbeidsflyt, 2) returnere til søker for videre arbeid, eller 3) avvise. Det er prosjektkoordinator (eller organisasjonsansvarlig i organisasjoner som ikke har prosjektkoordinator) som sender inn til Stiftelsen Dam.

Er søknaden sendt inn?

Søker mottar kvittering på e-post når du som prosjektkoordinator har sendt inn deres søknad. Prosjektkoordinator får ingen kvittering, men kan sjekke at søknaden har endret status til Under behandling Dam, ved å gå til fanen Søknader og prosjekter og deretter Søknader.

Hvis du har flere roller i en søknad (for eksempel søker og prosjektkoordinator) gir du deg selv en ny oppgave når en søkeroppgave er utført og utløser en oppgave for prosjektkoordinatorrollen.

Utkast og ikke innsendte søknader

Utkast-fanen viser alle opprettede søknader som ikke er innsendt til Stiftelsen Dam. Når en søknadsfrist utløper flyttes utkast automatisk til Ikke innsendte. I løpende programmer blir utkast liggende åpne i 90 dager før de arkiveres under fanen Ikke innsendte.

Sletting

Organisasjonsansvarlig, prosjektkoordinator og saksbehandler har tilgang til å slette søknadsutkast. Gå til fanen Søknader og prosjekter og underfanen Utkast. Hent fram det aktuelle søknadsutkastet og du finner sletteknappen under Verktøy i handlingspanelet til høyre på skjermen.

Fra søknad til prosjekt

En søknad får status som prosjekt når den blir innvilget. Avslåtte søknader blir liggende tilgjengelig i fanen Arkiverte for deg med rolle som organisasjonsansvarlig, prosjektkoordinator eller saksbehandler i organisasjonen.

Akseptere tildeling

Under Oppgaver kan du navigere deg inn til søknader og prosjekter via oppgaver som skal gjennomføres, eventuelt er blitt gjennomført. Du kan under alle oppgaver-faner velge hvordan søknadene/prosjektene skal grupperes via Gruppering.

Prosjektkontrakt

Det anbefales at det inngås en kontrakt mellom organisasjon og prosjektleder i alle prosjekter med eksternt samarbeid. Stiftelsen Dam utformer ikke slike kontrakter, da organisasjonene har ulike behov. Ta kontakt med en erfaren organisasjon for inspirasjon.

I Forskning er det krav om en slik kontrakt mellom søkerorganisasjon, forskningsinstitusjon og prosjektleder. Denne kontrakten skal omhandle rettigheter, plikter og økonomiske disponeringer og skal signeres av tre parter.

I Forskning får du som prosjektkoordinator en oppgave om å laste opp underskrevet kontrakt. Oppgaven heter Bekrefte prosjektkontrakt og skal sendes inn som en signert fil i PDF-format. Hvis du som PK henvender deg til Stiftelsen Dam, kan du be om oppgaven prosjektkontrakt i Helse og Utvikling også.

Prosjektoppgaver	Organisasjonsansvarlig (OA)	Prosjektkoordinator (PK)	Prosjektleder
Akseptere tildeling	x
Endringer i prosjekt	(x)	x
Endringer i roller	(x)	x
Avklare prosjektstatus			x
Sende inn avklare prosjektstatus		x
Fylle ut fremdriftsrapport			x
Fylle ut sluttrapport			x
Fylle ut regnskapsrapport			x
Sende inn rapporter		x

Andre roller

Søker fyller ut søknad og sender inn til søkerorganisasjon. Deretter er søkers oppgaver fullført, da det er prosjektleder som følger opp pågående prosjekt og skal fylle ut rapportering.

Regnskapsmedarbeider er en frivillig rolle som kan benyttes hvis det er behov for en økonomimedarbeider inn i prosjektet.

Saksbehandler kan legges til som rolle i et prosjekt og kan for eksempel være fagpersoner som skal se over en søknad eller bistå i rapportering. Dere må ikke ha noen i saksbehandlerrollen, da disse oppgavene også kan løses av andre.

Endring av roller og omfordeling av oppgaver

Organisasjonsansvarlig, prosjektkoordinator eller saksbehandler har mulighet til å endre alle roller i en søknad/et prosjekt. Du endrer roller ved å klikke på Bytt-knappen til høyre for en bruker inne i rolleoversikten i søknaden/prosjektet. Husk å krysse av for Omfordel åpne oppgaver, slik at eventuelle oppgaver som er tildelt opprinnelig bruker flyttes over til den nye.

Henvendelse til Stiftelsen Dam

Prosjektspesifikke forespørsler gjøres gjennom funksjonen Henvendelse til Stiftelsen Dam. Dette er for å kunne lagre viktige endringer og beskjeder i arbeidsflyten og sikre at alle med behov for innsikt kan se hva som er avklart og godkjent i prosjektet. Som prosjektkoordinator eller organisasjonsansvarlig kan du sende inn henvendelser der du beskriver saken og legge til vedlegg. Saksbehandlere i et prosjekt har også tilgang til denne funksjonen. Som saksbehandler må du altså være knyttet til det konkrete prosjektet for å kunne sende henvendelse eller søknad om endring av sluttdato.

Endring av sluttdato

Som prosjektkoordinator eller organisasjonsansvarlig (eller saksbehandler på et spesifikt prosjekt) kan du også søke om endringer i sluttdato, gjennom funksjonen «Endring av sluttdato». Funksjonen ligger i vinduet til høyre inne på prosjektet. Det oppfordres til å søke om å endre datoer så fort behovet er kjent. Når oppgaven sendes inn med dato og begrunnelse behandles det enten automatisk eller av saksbehandler i Stiftelsen Dam (avhengig av lengde på utsettelsen). Oppgavene arkiveres i arbeidsflyten på prosjektet.  

Oppgaver

I pågående prosjekter vil det genereres oppgaver automatisk. Regler for de ulike oppgavene finner du under de spesifikke programsidene under fanen Til deg som har mottatt støtte.

En del oppgaver med vurdering og innsending er det prosjektkoordinator som har ansvar for.

NB: hvis din organisasjon ikke har noen i rollen som prosjektkoordinator, er det organisasjonsansvarlig som får tildelt oppgavene under som er beskrevet med prosjektkoordinator.

Delte oppgaver

Oppgaver i pågående prosjekter i Helse, Utvikling og Forskning er delte oppgaver. Unntaket er tidligere Helse-prosjekter i programmene Helse vår og Helse høst. Som prosjektkoordinator (ansvarlig) har du ansvaret for at oppgaven blir løst og sendt inn, mens prosjektleder (utfører) er den som skal utføre oppgaven. Oppgaven er altså en delt oppgave.

Prosjektleder skal fylle ut en oppgave og kan legge inn kommentarer og spørsmål til deg som prosjektkoordinator. Når prosjektleder merker oppgaven som ferdig, får du som prosjektkoordinator varsel om ny oppgave. Om du ønsker å returnere oppgaven til prosjektleder, skriver du en kommentar og merker oppgaven som ikke ferdig. Da vil prosjektleder få varsel om at oppgaven er returnert. Dette kan gjøres så mange ganger det er behov for. Når oppgaven er klar for innsending skal du som prosjektkoordinator klikke på Fortsett arbeidsflyt.

Avklare prosjektstatus

Oppgaven Avklare prosjektstatus er en delt oppgave og brukes i programmene Helse, Utvikling og Forskning med ulike tidsintervaller og frister. Utfører fyller ut oppgaven og sender til deg som er ansvarlig for innsending.

I denne oppgaven skal sluttdato for prosjektet angis. Dersom prosjektet allerede er avsluttet legger prosjektleder inn dato tilbake i tid. Dersom prosjektet følger tidsplanen skal den forhåndsutfylte datoen stå, og dersom dere trenger å forskyve på prosjektets sluttdato legges det inn en dato frem i tid.

Endringer må begrunnes, og deretter godkjennes av Stiftelsen Dam.

Oppgaven avklare prosjektstatus avgjør om/når fremdriftsrapport og/eller sluttrapport blir generert.

Fremdriftsrapportering

Denne delte oppgaven løses av prosjektleder og sendes inn av prosjektkoordinator når den er klar (om din organisasjon ikke har prosjektkoordinator er det organisasjonsansvarlig som sender inn). En saksbehandler kan også legges inn her.

Regnskapsrapportering

Regnskapsskjemaet opprettes automatisk med varsel på e-post til prosjektleder som er utfører av denne delte oppgaven. Prosjektkoordinator er ansvarlig for innsending (om din organisasjon ikke har prosjektkoordinator er det organisasjonsansvarlig som sender inn). En saksbehandler eller regnskapsmedarbeider kan også legges inn ved behov.

Krav til regnskapsrapport og sluttrapport ligger på programsidene på dam.no under Til deg som har mottatt støtte. Der finner du regler for hva prosjekter skal rapporteres på og hva som utløser for eksempel krav til revisorattestasjon.

Sluttrapportering

Alle prosjekter må sende inn en sluttrapport. Når et prosjekt nærmer seg avslutning, blir oppgaven Fylle ut sluttrapport opprettet automatisk. I de fleste tilfeller utløst av oppgaven Avklare prosjektstatus. Prosjektleder er utfører av denne delte oppgaven og får varsel på e-post. Når prosjektleder har fylt ut og sendt inn rapporten til vurdering vil du som prosjektkoordinator få varsel om å vurdere/sende inn sluttrapporten.

Godkjente/ikke godkjente rapporter

Stiftelsen Dam vurderer innsendte rapporter og vil enten godkjenne eller returnere og be om justering.

Utskrift og nedlastning av søknad

Skriv ut er en funksjon som ligger under Verktøy i oppgaveboksen til høyre. Der velger du søknadsutskrift og får opp søknaden i sin helhet slik at du kan lagre eller skrive den ut.

For å skrive ut andre oppgaver og rapporter må du inn i arbeidsflyten. Klikk deg inn på den aktuelle oppgaven (for eksempel Fyll ut sluttrapport). Der finner du utskriftsikonet som gjelder akkurat denne oppgaven og velger Oppgaveutskrift.