Oppdatert: 27.04.23

Denne rutinen beskriver prosessen for vurdering av framdriftsrapporter og sluttrapporter for prosjekter som er tildelt prosjektmidler fra Stiftelsen Dam. Både framdriftsrapport og sluttrapport vurderes administrativt, med mulighet for å innhente en utvidet faglig vurdering fra fagutvalgsmedlemmer ved behov. 

1 Vurdering av framdriftsrapport 

1.1 Administrativ vurdering 

I den administrative vurderingen av søknadene skal sekretariatet i Stiftelsens Dams vurdere opplysningene som er gitt i framdriftsrapporten. 

Innledningsvis i den administrative vurderingen skal det tas stilling til om: 

1. Framdriftsrapporten er mangelfull slik at den må returneres til prosjektleder med beskjed om å gi utfyllende informasjon 

2. Eventuelle avvik som er beskrevet i framdriftsrapporten kan true prosjektets måloppnåelse og må vurderes av fagutvalget (se punkt 1.2) 

Dersom grunnlaget er tilstrekkelig eller det foreligger en utvidet vurdering fra fagutvalget, skal framdriftsrapporten få et av følgende utfall: 

Godkjent  

Leder til uforbeholden utbetaling av prosjektmidler for de flerårige prosjektene som har gjenstående utbetalinger på det aktuelle tidspunktet. 

Statusen gis når administrasjonen og eventuelle fagutvalgsmedlemmer vurderer at: 

• Prosjektet har tilfredsstillende progresjon eller 
• Eventuelle avvik er tilfredsstillende redegjort for og anses ikke å være til hinder for at prosjektet kan fullføres 

• Alle formelle krav er oppfylt. Viktigst er kravene beskrevet i prosjektavtalen og punkt 4 i Stiftelsen Dams Retningslinjer for åpenhet. 

Midlertidig godkjent med administrativt forbehold 

Det gis en frist for når forbeholdet må være innfridd. Planlagte utbetalinger skal likevel gjennomføres. Forbeholdet kan gis i tilfeller der: 

• Det mangler sentral informasjon og det er behov for at prosjektleder sender inn supplerende informasjon 
• Det er behov for at prosjektleder sender inn en oppdatert prosjektbeskrivelse eller beskriver viktige endringer 
• Prosjektet ikke har fulgt punkt 4.1 i stiftelsens Retningslinjer for åpenhet (om åpen deling av publikasjoner og data). 

For forskningsprosjekter i alle programmer kan forbeholdet i tillegg gis dersom: 

• Prosjektet ikke er forhåndsregistrert i OSF 
• Prosjektet ikke har fulgt punkt 4.2 i stiftelsens Retningslinjer for åpenhet. 
• Prosjektet ikke er vurdert av REK, eller det er mangelfullt redegjort for hvorfor en slik godkjenning ikke skal innhentes 

Ikke godkjent, mangelfull rapport eller formelle krav må oppfylles 

Leder til stans i utbetaling. Statusen kan gis ved de samme betingelsene som nevnt under “Midlertidig godkjent med administrativt forbehold”, og der sekretariatet i tillegg vurderer at disse avvikene er av en slik art at utbetalingen bør stanses midlertidig.

Prosjektleder skal gis mulighet til å etterkomme kravene, gi utfyllende informasjon eller gjøre nødvendige endringer. Planlagte utbetalinger skal settes på vent til krav eller mangler er tilfredsstillende utbedret. 

Ikke godkjent, innvendinger fra fagutvalget må besvares 

Rapporten skal ikke godkjennes dersom det er gjort omfattende endringer som må grundig redegjøres for eller gjøres om, for deretter å vurderes på nytt av fagutvalget og sekretariatet.  

Prosjektleder skal gis mulighet til å etterkomme kravene, gi utfyllende informasjon eller gjøre nødvendige endringer. Dokumentasjonen skal sendes tilbake til fagutvalgsmedlemmene for ny vurdering. Planlagte utbetalinger skal settes på vent til krav eller mangler er tilfredsstillende utbedret. 

Stanses etter anbefaling fra fagutvalg 

Det skal foreligge tungtveiende grunner for å innstille på stans i den videre støtten til et innvilget flerårig prosjekt og det skal begrunnes godt. Prosjektet skal anbefales stanset dersom det kommer frem i rapporten at prosjektet har vesentlige, uopprettelige mangler eller i praksis er avsluttet, og dersom to fagutvalgsmedlemmer anbefaler det i samråd med administrasjonen, etter å ha vurdert rapporten og eventuell ekstra dokumentasjon. 

Stiftelsens generalsekretær fatter den endelige beslutning om hvorvidt prosjektet skal stanses eller ikke.  

1.2 Utvidet vurdering i fagutvalget 

Der det er behov for en utvidet faglig vurdering skal sekretariatet: 

• Definere hvilke fagutvalgsmedlemmer og/eller brukerrepresentanter som skal vurdere framdriftsrapporten 
• Kort begrunne behovet for den utvidede vurderingen 

Ved større endringer i prosjektets design og metode, eller ved større endringer i prosjektets fremdrift bør framdriftsrapporten vurderes av to fagutvalgsmedlemmer. Ved mindre endringer kan framdriftsrapporten vurderes av ett fagutvalgsmedlem. 

Fagutvalgsmedlemmenes vurderinger skal ha direkte konsekvens for sekretariatets endelige beslutning. 

Når fagutvalgsmedlemmenes eller brukerrepresentantenes vurderinger foreligger skal sekretariatet gjennomføre den administrative vurderingen på nytt (punkt 1.1). Ved behov er det også anledning til å be om ytterligere utvidede faglige vurderinger fra fagutvalgsmedlemmer eller brukerrepresentanter.  

2 Vurdering av sluttrapport 

Sluttrapporten vurderes administrativt og kan få de samme utfallene som framdriftsrapportene, beskrevet i punkt 1.1. 

2.1 Ved godkjenning 

Dersom sluttrapporten godkjennes kan prosjektet kategoriseres som “Fullført”, “Avsluttet, ikke fullført” eller “Avbrutt, fra søkerorganisasjonen”. Definisjonen av disse sluttstatusene finnes i Stiftelsens Dams Rutine for rapportering. 

Ved godkjenning vil også deler av informasjonen i rapporten trekkes direkte over i Stiftelsen Dams offentlige prosjektbibliotek (dam.no/prosjekter). Administrasjonen skal vurdere om sluttrapporten inneholder personopplysninger eller andre opplysninger som ikke bør overføres til prosjektbiblioteket. Dette kan for eksempel være informasjon om sykemeldinger, samarbeidsproblemer i prosjektet eller liknende.