1 Generelt om habilitetsreglene i stiftelsesloven

Det er stiftelseslovens habilitetsregler som gjelder for stiftelsen.

1.1 Stiftelsesloven § 37 Inhabilitet

Habilitet er regulert i stiftelsesloven § 37 som har følgende ordlyd (sentrale begreper er understreket her):

Et styremedlem eller en daglig leder må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for ham eller henne selv eller for hans eller hennes nærstående, at vedkommende må anses for å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken.

Et styremedlem eller en daglig leder kan heller ikke delta i saksbehandlingen eller avgjørelsen når han eller hun har stilling eller tillitsverv i en privat eller offentlig institusjon, organisasjon eller et foretak som har økonomisk eller annen fremtredende særinteresse i saken, eller når han eller hun i slik egenskap tidligere har deltatt i behandlingen av saken. Første punktum er likevel ikke til hinder for at et styremedlem eller en daglig leder som har offentlig stilling eller verv, deltar i saksbehandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som i det vesentlige gjelder bruken av midler som stiftelsen har fått stilt til rådighet fra det offentlige.

I lovteksten nevnes styret og daglig leder. Siden stiftelsens øvrige organer enten er opprettet i medhold av stiftelsesloven § 36 eller ved delegasjon av styrets myndighet, tolker Stiftelsen Dam det slik at habilitetsreglene også gjelder for disse organene og generelt for stiftelsens interne regelverk og praksis.

1.2 Nærmere om sentrale begreper

Særlig betydning og nærstående
Spørsmålet som behandles må ha særlig betydning for den aktuelle personen eller dennes nærstående. Begrepet «nærstående» er definert i stiftelsesloven § 5, og omfatter grovt sett ektefelle/samboer, nær familie, nær familie til ektefelle/samboer, og selskaper hvor den potensielt inhabile personen eller dennes nærstående har bestemmende innflytelse.

Det vil ikke foreligge inhabilitet hvis spørsmålet har samme betydning for en større krets av personer. En blind person blir for eksempel ikke inhabil bare fordi spørsmålet gjelder støtte til et prosjekt som er rettet mot blinde personer generelt. Hvis han eller hun derimot kan få mer direkte nytte av støtten, uten at andre blinde personer får dette, kan vurderingen derimot bli motsatt.

Fremtredende særinteresse
Som lovteksten sier, må den aktuelle personen eller dennes nærstående sies å ha en fremtredende særinteresse i saken. I dette ligger at han eller hun må ha en interesse i saken som er spesiell, og som er av en slik styrke at den er egnet til å påvirke hans eller hennes standpunkt i saken.

1.3 Sakstyper

Reglene gjelder alle typer spørsmål stiftelsen behandler, ikke bare «formelle» saker (for eksempel styresaker). Spørsmål om inhabilitet må vurderes fra sak til sak. Ingen er inhabile i alle saker på generelt grunnlag og det er heller ikke noe kritikkverdig ved å være inhabil.

Regelbrudd oppstår først hvis man deltar i behandlingen eller avgjørelsen av et spørsmål hvor man er inhabil.

2 Inhabilitet i stiftelsens organer

2.1 Styret

Stiftelsen Dams styre skal behandle sine saker i tråd med styrets instruks.

Alle styremøter skal ha habilitetsavklaring som et eget punkt før saker behandles. Dette skal protokolleres.

Ved mulig inhabilitet for et medlem, skal styrets resterende medlemmer avgjøre hvorvidt medlemmet skal anses som inhabilt. Dersom det er tilfellet, skal det inhabile medlemmet fratre fra behandlingen av saken.

Ved tildelingssaker er styremedlemmer fra stiftelsens medlemsorganisasjoner automatisk inhabile i behandlingen av tildelinger til egen organisasjon og skal fratre i behandlingen av tildelingen til den aktuelle organisasjonen.

2.2 Kontrollutvalget for fordelingsspørsmål

Kontrollutvalget skal behandle sine saker i trå med kontrollutvalgets instruks.

Alle møter skal ha habilitetsavklaring som et eget punkt før saker behandles.

Ved mulig inhabilitet for et medlem, skal komiteens resterende medlemmer avgjøre hvorvidt medlemmet skal anses som inhabilt. Dersom det er tilfellet, skal det inhabile medlemmet fratre fra behandlingen av saken.

2.3 Representantskapet

Alle møter skal ha habilitetsavklaring som et eget punkt før saker behandles. Dette skal protokolleres.

Ved mulig inhabilitet for et medlem, skal representantskapets resterende medlemmer avgjøre hvorvidt medlemmet skal anses som inhabilt. Dersom det er tilfellet, skal det inhabile medlemmet fratre fra behandlingen av saken.

2.4 Representantskapets valgkomité

Stiftelsen Dams valgkomité for representantskapet skal behandle sine saker i tråd med valgkomiteens instruks.

Alle møter skal ha habilitetsavklaring som et eget punkt før saker behandles. Dette skal protokolleres.

Ved mulig inhabilitet for et medlem, skal valgkomiteens resterende medlemmer avgjøre hvorvidt medlemmet skal anses som inhabilt. Dersom det er tilfellet, skal det inhabile medlemmet fratre fra behandlingen av saken.

2.5 Fag- og brukerutvalg

Fag- og brukerutvalgene skal behandle sine saker i tråd med gjeldende instrukser (fagutvalg Ekspress, fagutvalg Helse, fagutvalg Utvikling, fagutvalg Forskning, brukerutvalg Forskning)

Medlemmet har selv ansvar for å melde seg inhabil. Dersom medlemmet er usikker på om hen er inhabil, skal medlemmet melde fra til sekretariatet. Ved inhabilitet skal medlemmet fratre fra behandlingen av den aktuelle søknaden.

Dersom andre enn medlemmet selv oppdager mulig inhabilitet, skal personen melde fra til sekretariatet som skal vurdere om medlemmet er inhabilt og må bli fjernet fra behandlingen av den aktuelle søknaden.

Konkurranseinhabilitet i fag- og brukerutvalg

Konkurranseinhabilitet oppstår når «søknader som står i, eller kan komme til å stå i, et direkte konkurranseforhold til en søknad medlemmet er inhabilt i forhold til» (Bestemmelser om habilitet og tillit, Norges Forskningsråd).

I søknadsbehandlingen følger stiftelsen Norges Forskningsråds praksis ved konkurranseinhabilitet:

«Inhabilitet inntrer ikke automatisk for hele søknadspuljen fordi om et [medlem] er inhabilt i forhold til en eller flere av søknadene.»

«Ved en konkret vurdering av om det foreligger konkurranseinhabilitet, vil det avgjørende kriteriet være om avslag for en eller et lite antall konkurrerende søknader i vesentlig grad vil øke sannsynligheten for at søknaden som det knytter seg inhabilitet til, vil få tilslag, det vil si om det inhabile medlemmet har en spesiell interesse i at andre bestemte søknader får avslag.»

Stiftelsen har innført flere tiltak som gjør det svært lite sannsynlig at en enkelt vurdering i vesentlig grad vil øke sjansen for avslag i konkurrerende søknader (se dam.no/konkurranseinhabilitet). Medlemmet bes derfor rådføre seg med sekretariatet ved spørsmål om konkurranseinhabilitet.

2.6 Sekretariatet

Sekretariatets ansatte deltar i flere prosesser som kan ha innvirkning på hvordan stiftelsens midler fordeles og ikke fordeles. Noen eksempler på dette kan være:

• Screening av søknader – sekretariatet avgjør om søknadene faller innenfor eller utenfor rammene av utlysningen, og har med det anledning å avslå søknader.
• Fordeling til fagutvalgsmedlemmer og grupper – sekretariatet avgjør noen ganger hvem som skal behandle en søknad. Kombinert med kunnskap om hvordan fagutvalgsmedlemmene vurderer søknader, kan sekretariatet gjennom det endre sjansen for innvilgelse.
• Oppnevning av fagutvalg, kontrollutvalg og finansutvalg – sekretariatet utformer innstillingen til hvem som skal sitte i fagutvalgene og styret overprøver i praksis ikke innstillingen.

I tilfeller der sekretariatets ansatte muligens er inhabile, skal dette meldes til generalsekretær eller programsjef, som skal avgjøre om den ansatte må avstå fra å behandles saken og hvordan saken da skal behandles.