Brukerveiledning for saksbehandlere og prosjektkoordinatorer

Her finner du brukerveiledning for saksbehandlere og prosjektkoordinatorer i Stiftelsen Dams programmer.

Oppdatert 26.05.2020

Innholdsfortegnelse

Generelt
Hurtigtips
Roller
Innlogging
Struktur og elementer i løsningen
Oppgaver
Søknader og prosjekter
Organisasjon
Søknaden
Søknadsbehandlingen hos Stiftelsen Dam
Fremdriftsrapporter (2. og 3. års søknad)
Oppdatere organisasjonsopplysninger og akseptere kontrakt/ tildelingsbrev, oppgaver for organisasjonsansvarlig
Prosjektkontrakt
Forbehold ved bevilgning
Regnskapsrapportering
Sluttrapportering

Generelt

Vår målsetning er at Damnett skal oppleves av nye og erfarne brukere som et nyttig, effektivt og til en stor grad selvforklarende verktøy. Damnett skal bidra til at søknader innhentes og behandles på en god og sikker måte.

Denne brukerveiledningen er rettet mot de personer ute i søkerorganisasjonene som skal administrere og saksbehandle søknadene. Det er også utarbeidet en tilsvarende veiledning for søkere.

Hver person skal kun være registrert én gang i systemet. Men en bruker kan ha roller i flere organisasjoner, for eksempel kan man være oppført som søker på søknader fra ulike søkerorganisasjoner. Ved registrering av en ny bruker i systemet, er det derfor viktig først å undersøke om personen allerede er registrert.

Damnett er oppgaveorientert, det vil si at alle prosjektsøknader beveger seg gjennom en prosessflyt hvor de forskjellige rollene i systemet har oppgaver å «sjekke ut» for at søknaden skal komme til neste steg i prosessen. Dette gjelder helt fra en prosjektsøknad opprettes, via fagutvalgets eventuelle innstilling og tildeling av midler, og til prosjektet er korrekt avsluttet med en innsendt og godkjent sluttrapport.

Brukerstøtte/support

Ved spørsmål til bruken av Damnett, skal man først søke hjelp via brukerveiledningene.

Deretter tar man kontakt med egen organisasjonsansvarlig/prosjektkoordinator, eventuelt andre erfarne brukere i organisasjonen. Dersom ikke disse kan avhjelpe, kan Stiftelsen Dam kontaktes.

1. Brukerveiledningen
2. Organisasjonsansvarlig/prosjektkoordinator
3. Stiftelsen Dam

Hurtigtips

Hvordan opprette en ny søknad?
Hvordan saksbehandle en søknad?
Hvordan gi kommentarer tilbake til søkeren?
Hvordan endre prosjektkoordinator i organisasjonen?
Hvordan saksbehandle når man selv står som søker?
Hvordan ta utskrift av en søknad?
Hvordan sende inn en søknad til Stiftelsen Dam?
Hvordan endre roller i et prosjekt?
Hvordan slette en søknad?
Hvordan endre sluttdato i et prosjekt?

Roller

Generelt

Roller i organisasjonen

For å gi en bruker rettigheter i en organisasjon, benyttes roller. En rolle gir en bruker mulighet til å utføre bestemte arbeidsoppgaver i systemet. Dersom en bruker eksempelvis gis rollen Bruker får vedkommende rettigheter til å kunne bli oppført som en søknads formelle søker, dvs. at han kan fylle ut den søknaden og sende den videre til organisasjonen for vurdering.

Rollene er hierarkisk oppbygget slik at for eksempel saksbehandler inkluderer alle rettighetene til bruker og tilsvarende at organisasjonsansvarlig har alle rettighetene til prosjektkoordinator.

En prosjektkoordinator kan derfor stå oppført både som søker og saksbehandler på en søknad.

Roller i søknader/prosjekter

Roller eksisterer også på søknads-/prosjektnivå.

Søknader/prosjekter bemannes med rollene søker, saksbehandler og prosjektleder/forsker (for ph.d.-søknad kan denne riktignok komme på plass etter at søknaden er sendt inn til Stiftelsen Dam). For forskningssøknader må også rollen hovedveileder legges inn.

Måten rolleregistreringen utføres på er felles for programmene Helse og Forskning. Rollen prosjektleder/forsker har derfor ulik betydning i de to programmene, for Helse er det prosjektleder som benyttes og for Forskning er det forsker som er rette betegnelsen.

I tillegg kan også prosjektet ha en regnskapsmedarbeider tilknyttet.

Endring av roller og omfordeling av oppgaver

Organisasjonsansvarlig/prosjektkoordinator kan endre roller i søknader/prosjekter, se beskrivelse under avsnittet Endring av roller i en søknad/et prosjekt.

Organisasjonsansvarlig

Alle organisasjoner må ha en person som bekler denne rollen.

Rollen er spesielt tiltenkt oppgaven med å signere kontraktene mot Stiftelsen Dam på vegne av organisasjonen. Personen som har rollen må derfor være bemyndiget til sådan, typisk bør leder/generalsekretær bemanne den. Det er kun Stiftelsen Dam som kan legge inn og endre rollen.

Prosjektkoordinator

Dette er organisasjonens kontaktperson og det kan være opptil tre prosjektkoordinatorer i hver organisasjon.

En prosjektkoordinator påtar seg ansvaret for brukerstøtte til egen organisasjon. Typiske oppgaver for prosjektkoordinator:

  • Godkjenne eller avslå bruker som vil knytte seg til organisasjonen
  • Opprette søknader
  • Endre organisasjonsinformasjon
  • Brukerstøtte til egen organisasjon
  • Sende inn søknader og regnskaps-, fremdrifts- og sluttrapporter til Stiftelsen Dam
  • Kommunisere med Stiftelsen Dam og prosjektledere/forskere via Damnett
  • Endre roller i søknader og prosjekter

Saksbehandler

Denne rollen saksbehandler søknadene internt i organisasjonen før de sendes til søknadens prosjektkoordinator og videre inn til Stiftelsen Dam. Det er ingen begrensning på hvor mange saksbehandlere en organisasjon kan ha. Rollen tildeles av organisasjonsansvarlig/prosjektkoordinator.

Typiske oppgaver:

  • Godkjenne eller avslå bruker som vil knytte seg til organisasjonen
  • Opprette søknader
  • Saksbehandle søknader

Bruker

Personer med denne rollen i organisasjonen kan legges inn som søker eller prosjektleder/forsker på en søknad og blant annet fylle ut og sende inn søknader til organisasjonen, samt skrive regnskaps-, fremdrifts og sluttrapporter. Alle andre organisasjonsroller kan også legges inn som søker på prosjektnivå i organisasjonens prosjekter.

På en søknad vil søker og prosjektleder/forsker som regel være samme person, men det kan også være en annen. For eksempel dersom prosjektleder ikke er på plass når søknaden skrives, vil søker være den som følger opp prosjektet inntil rollen er besatt. For søknad om ph.d. med ukjent kandidat, kan det være hovedveileder som står som søker. Hvis søknaden innvilges må rollen prosjektleder/forsker legges inn så fort dette er bestemt. For søknad om postdoktor må rollen søker og forsker (postdoktorkandidat) være samme person.

Prosjektleder/forsker skal blant annet skrive regnskaps-, fremdrifts- og sluttrapporter.

Ubekreftet bruker

Dette er en bruker som har registrert seg selg via Opprett bruker på innloggingssiden, men som ikke er bekreftet som bruker av forespurt organisasjon. Ubekreftede bruker har ingen rettigheter i Damnett.

Avvist bruker

Dette er en bruker som har registrert seg selg via Opprett bruker på innloggingssiden, men som er blitt avvist av forespurt organisasjon.

Innlogging

Damnetts adresse er Damnett.no. Innloggingssiden vil opplyse om eventuelle driftsproblemer som hindrer normal bruk.

Nye brukere

Alle nye brukere i Damnett må registrere seg selv via Opprette bruker på innloggingssiden. Hvis brukeren ikke er knyttet til deres organisasjon må hen etter innlogging klikke på navnet sitt opp til høyre og velge Rediger brukerprofil. I fanen Organisasjon kan hen da søke frem deres organisasjon og velge den. Dere får da varsel på samme måte som for helt nye brukere.

De vil motta en epost med brukernavn, samt en lenke til en nettside hvor man kan bestemme sitt eget passord. Så snart dette passordet er opprettet og lagret, kan man logge seg inn.

Ved første gangs innlogging vil nye brukere bli møtt med Stiftelsen Dams personvernerklæring, samt et skjema for utfyllende opplysninger om seg selv.

Etter vellykket innlogging velger brukeren en søkerorganisasjon å knytte seg mot og må bli godkjent av denne for å kunne skrive og sende inn søknader. Etter dette steget kan bruker ikke logge seg inn igjen før vedkommende er bekreftet og godkjent av organisasjonen.

Som organisasjonsansvarlig/prosjektkoordinator vil du få en epost som forteller at den nye brukeren har knyttet seg til din organisasjon. For å godkjenne bruker, gå til Organisasjon og deretter Organisasjonsroller. Under Ubekreftet bruker vil du finne vedkommende, benytt så Endre-funksjonen til å gi brukeren en rolle i organisasjonen, eventuelt avvise eller fjerne brukeren.

Endre-funksjonen flytter altså bruker fra en rolle til en annen i organisasjonen. Dette påvirker hvilken funksjonalitet brukeren tilbys, men har ingen effekt utover dette.

Overfør-funksjonen flytter alle aktive oppgaver og søknadsroller over til en annen bruker i organisasjonen.

Eksisterende brukere

OBS! Eksisterende brukere skal ikke opprette ny bruker slik at det blir dobbeltregistreringer.

Dersom bruker har roller i flere organisasjoner vil han/hun få opp disse alternativene og må velge hvilken organisasjon de ønsker å logge inn på. Hvis brukeren ikke er knyttet til deres organisasjon må hen etter innlogging klikke på navnet sitt opp til høyre og velge Rediger brukerprofil. I fanen Organisasjon kan hen da søke frem deres organisasjonen og velge den. Dere får da varsel på samme måte som for helt nye brukere.

Benytt Glemt passord eller brukernavn? for å få tilsendt opplysninger om hvordan du resetter passordet ditt.

Struktur og elementer i løsningen

Etter at du har logget deg inn vil du finne hovedmenyen som en horisontal linje øverst i skjermbildet. Denne vil alltid være tilgjengelig uansett hvor du er i Damnett.

Øverst til høyre vil du alltid se hvem du er logget på som, hvilken rolle du har og hvilken organisasjon du representerer.

Dersom du klikker på innloggingsnavnet vil du kunne redigere opplysninger om din bruker eller logge ut av Damnett.

Oppgaver

Under Oppgaver kan du navigere deg inn til søknader og prosjekter via oppgaver som skal gjennomføres, eventuelt er blitt gjennomført. Du kan under alle oppgaver-faner velge hvordan søknadene/prosjektene skal grupperes via Gruppering.

Fanen Mine

Her vil du ha en oversikt over alle oppgaver du skal gjennomføre.

Angitte frister: Merk at oppgaven Fylle ut søknad (som tilhører brukere som er oppført som søker på en søknad) er knyttet mot søknadens/organisasjonens internfrist og ikke Stiftelsen Dams innsendingsfrist.

Ved å klikke på et oppgavenavn, vil man få frem en liste over disse søknadene/prosjektene. I overkant av listen ligger knappen Utskrift/eksport. Ved hjelp av denne kan du eksportere listen eller skrive ut oppgaver/søknader/søknadssammendrag. For å aktivere knappen må du velge minst en søknad/prosjekt i avkrysningsboksene helt til venstre i listen.

Ved å klikke på en søknad/prosjekt vil du komme inn i selve søknaden/prosjektet og se den grå oppgaveboksen til høyre i skjermbildet. Se forøvrig kapittel Søknaden.

Fanen Mine nylig oppdaterte

Her vil du ha en liste over de siste oppgavene du har gjort noe på.

Fanen Mine utførte

Denne fanen gir deg en oversikt over oppgaver du har gjennomført.

Fanen Organisasjonens

Denne fanen er gruppert på samme måte som fanen Mine. Forskjellen er at her vises alle uløste oppgaver som ligger på brukere/roller i hele organisasjonen og tilbyr på denne måten organisasjonsansvarlig/prosjektkoordinator en oversikt over alt som skjer i organisasjonen.

Saksbehandle en søknad

Når søker har sendt inn en søknad til vurdering, vil en epost som beskriver at det er generert en ny oppgave i Damnett gå til den personen i organisasjonen som har rollen Saksbehandler knyttet til søknaden.

Det er fullt mulig at samme person bekler både rollen som prosjektkoordinator og saksbehandler på en søknad. Saksbehandlingen blir litt ulik i disse to tilfellene. Det er også mulig å være saksbehandler/søker på samme søknad, og prosjektkoordinator/søker.

Vurdere en innsendt søknad

Når eposten om tildelt oppgave har kommet logger du deg inn i Damnett som tidligere beskrevet og klikker på fanen Oppgaver/Mine. Da vil du få opp en oversikt over dine oppgaver.

Ved å klikke på oppgavetypen under de forskjellige fristene vil du få opp en liste over de aktuelle prosjektene. Det er bare prosjektkoordinator som får oppgavetypen Vurdere/sende inn søknad. Dersom du har rollen saksbehandler i organisasjonen vil det stå Vurdere søknad som oppgavetype. Det er bare rollen prosjektkoordinator som kan sende inn søknader til Stiftelsen Dam.

Klikk på den aktuelle søknaden for å åpne søknaden. Du kan når som helst gå tilbake til oppgaveoversikten ved å klikke på Tilbake til oppgaveoversikt.

Gå gjennom en innsendt søknad

Når du har åpnet søknaden har du søknaden til venstre og et oppgaveboksen til høyre. Klikk på overskriftene som viser til de ulike delene av søknaden for å få frem søknadsinnholdet (Del 1:, Del 2: og så videre)

Det er viktig å gå gjennom søknaden nøye, og sjekke at søker har fylt inn korrekt. For søknader på Helse er det spesielt viktig å gå gjennom det som utgjør sammendragsfeltene og se at de er tilfredsstillende. For alle søknader, det vil si Helse og Forskning (både skissesøknad og full søknad), åpne og sjekke at alle vedleggene oppfyller krav til innhold.

Prosjektbeskrivelsen bør leses nøye og budsjettet må gås gjennom. Eventuelle spørsmål/kommentarer fra søker ser du øverst i oppgaveboksen.

Når du har gått gjennom søknaden har du tre valg. Enten fortsette saksbehandlingen, returnere til søker for videre arbeid med søknaden, eller avvise den. Disse valgene foretar du i oppgaveboksen til høyre ved å klikke i nedtrekksmenyen i feltet.

Fortsette saksbehandlingen

Hvis du som saksbehandler foretar valget Fortsett saksbehandling fra listeboksen i oppgaveboksen, betyr det at du ønsker å sende søknaden videre til prosjektkoordinator. Skrivefeltet Din anbefaling til prosjektkoordinator vil da åpne seg for utfylling. Etter utfylling klikker du Fortsett nederst i oppgaveboksen og deretter bekrefter du innsending av oppgaven i dialogboksen som kommer opp. Da er søknaden sendt videre til prosjektkoordinator.

Dersom du er søknadens prosjektkoordinator, finnes ikke skrivefeltet med anbefaling til prosjektkoordinator i oppgaveboksen. Overskriften i oppgaveboksen vil da være Vurdere/sende inn søknad. Fortsett saksbehandling betyr i dette tilfellet at du sender inn søknaden til Stiftelsen Dam. Du kan som prosjektkoordinator hente søknaden tilbake igjen helt fram til søknadsfristen, ved å hente opp søknaden under Søknader og prosjekter og gå til fanen Annet. Dette er beskrevet nærmere nedenfor.

Endringer fra skissesøknad til full søknad (gjelder forskningssøknader)

Full søknad skal være i samsvar med innsendt skissesøknad og for eksempel målsetting og problemstillinger må være de samme. Skissesøknaden finnes i fanen Søknader og prosjekter, underfanen Arkiverte. Her kan det sammenlignes at full søknad ikke er endret vesentlig.

På skissesøknaden kan det være søkt med ukjent doktorgradskandidat, mens det er funnet navngitt kandidat ved innsending av full søknad. Da må personen registrere seg som bruker i Damnett, godkjennes av søkerorganisasjonen og legges til rollen forsker av organisasjonen. Dette kan ikke søker legge inn selv på full søknad. For søknad om postdoktor kan ikke rollen endres.

Returnere til søker (med kommentarer)

Du kan velge å returnere søknaden til søker for endringer og videre bearbeidelse. Dersom du foretar valget Returner til søker vil skrivefeltet Spørsmål/kommentarer tilbake til søker åpne seg for utfylling. På denne måten kan du kommunisere med søker gjennom Damnett. Etter utfylling i feltet klikkes Fortsett og deretter bekrefter du innsending av oppgaven i dialogboksen som kommer opp.

Søknaden er nå skrivbar for søker igjen, og søker vil få beskjed i en epost. Søknaden kan sendes tilbake til søker mange ganger dersom det skulle bli aktuelt.

Avvise en søknad

Dersom du ønsker å avvise en søknad helt, det vil si at organisasjonen uansett ikke ønsker å jobbe videre med søknaden, foretar du valget Avvis. Da vil skrivefeltet Begrunnelse for avvisning tilbake til søker åpne seg, og du kan begrunne til søker hvorfor organisasjonen ikke vil gå videre med søknaden. Når du har skrevet ferdig din begrunnelse klikker du Fortsett og deretter bekrefter du innsending av oppgaven i dialogboksen som kommer opp. Søknaden blir liggende under Utkast med status Avvist.

Omfordele en søknad

Som saksbehandler kan du ved å klikke på lenken Omfordel bak navnet ditt i oppgaveboksen omfordele vurderingsoppgaven til en annen saksbehandler i organisasjonen.

Sende inn en søknad

Det er bare søknadens prosjektkoordinator som kan sende inn søknader til Stiftelsen Dam. Som prosjektkoordinator vil du få varsel på epost for hver søknad som skal vurderes for innsending. Søknadene finner du i mappen Oppgaver/Mine.

Klikk på Vurdere/sende inn søknad. Da kommer du inn i en listevisning med én informasjonslinje per prosjekt som skal vurderes/sendes inn.

Klikk på det aktuelle prosjektnavnet eller prosjektnummeret. Du har nå åpnet søknaden og vil kunne se søknadsinnholdet. Du kan når som helst gå tilbake til oppgaveoversikten ved å klikke på Tilbake til oppgaveoversikt.

Fortsett nå på samme måte som beskrevet under avsnittene ovenfor: Gå gjennom en innsendt søknad, fortsette saksbehandlingen, begrunnelse for søknad og medvirkning (full forskningssøknad), returnere til søker (med kommentarer) og avvise en søknad.

Når du vil sende inn en søknad til Stiftelsen Dam må du velge Fortsett i oppgaveboksen, skrive inn nødvendig begrunnelse og medvirkning for søknaden dersom det er en forskningssøknad, og bekrefte innsendingen i dialogboksen som kommer opp. Søker vil få en epostkvittering når prosjektkoordinator har sendt inn søknaden. Prosjektkoordinator får ingen kvittering, men kan om ønskelig sjekke at søknaden har endret status til Under behandling ES, ved å gå til fanen Søknader og prosjekter og deretter Søknader.

Hvordan saksbehandle når man selv står som søker?

Det er ikke uvanlig at saksbehandler og prosjektkoordinator også skal sende inn egne søknader, eller skrive søknader for andre. Du er da enten;

  • Søker og saksbehandler
  • Søker og prosjektkoordinator

Søker og saksbehandler

Du er saksbehandler og skal skrive en søknad. Du oppretter en søknad der du gir deg selv rollen både som søker og saksbehandler. Prosjektleder/forsker skal du kanskje også være selv, eller det er en annen bruker som skal være prosjektleder i prosjektet. Se mer om hvordan opprette søknad under kapitlet Ny søknad.

Du får oppgaven Fylle ut søknad i Oppgaver/Mine og du fyller ut søknaden på vanlig måte. Du skriver inn spørsmål/kommentar til saksbehandler/prosjektkoordinator i oppgaveboksen på vanlig måte og klikker Fortsett og deretter Send inn i det nye vinduet som kommer opp. Søknaden går da til vurdering hos prosjektkoordinator, som kan sende den tilbake til deg for endringer eller sende den inn til Stiftelsen Dam.

Søker og prosjektkoordinator

Som organisasjonens organisasjonsansvarlig eller prosjektkoordinator kan du søke, saksbehandle og sende inn søknaden til Stiftelsen Dam. Du oppretter en søknad der du gir deg selv rollene som søker og saksbehandler slik som det er vist for saksbehandler ovenfor. Du får oppgaven Fylle ut søknad i Oppgaver|Mine og du fyller ut søknaden på vanlig måte. I oppgaveboksen får du opp mulighet til å skrive inn spørsmål/kommentar til saksbehandler/prosjektkoordinator, men som det står i hjelpeteksten så er ikke dette relevant dersom du er både søker, saksbehandler og prosjektkoordinator.

Når du klikker Fortsett og deretter Send inn i det nye vinduet som kommer opp, får du en ny oppgave Vurdere/sende inn søknad. Fordi du har skrevet denne søknaden selv er den sannsynligvis klar til å sendes inn. Du gjør da det samme som på alle andre søknader, velger Fortsett saksbehandling i oppgaveboksen, klikker Fortsett og bekrefter dette i det vinduet som kommer opp.

Søknader og prosjekter

Her gis en oversikt over organisasjonens søknader og prosjekter. Du kan navigere deg frem til et prosjekt både via Oppgaver og Søknader og prosjekter. Forskjellen er at du i det siste tilfellet ikke kan utføre oppgaver.

Du kan for alle Søknader og Prosjekter-faner velge hvordan søknadene/prosjektene skal grupperes via Gruppering.

Utkast

Denne fanen viser alle opprettede søknader som ikke er innsendt til Stiftelsen Dam. Utkast på utlysninger med utløpt søknadsfrist vil automatisk bli flyttet over i fanen Ikke innsendte.

Søknader

En søknad er et utkast som er innsendt til Stiftelsen Dam innen søknadsfristens utløp.

Prosjekter

Et prosjekt er en søknad som er blitt innvilget og tildelt midler fra Stiftelsen Dam.

Arkiverte

Her ligger alle prosjekter som på en eller annen måte er avsluttet, enten gjennom et standard planlagt prosjektløp, eller ved at det er trukket, dobbeltfinansiert, avsluttet før tiden, og så videre. Her finner du også skissesøknadene for forskning som er behandlet.

Her ligger også alle søknader som er avslått fra Stiftelsen Dam.

Alle

Her vises alle søknader og prosjekter fra de første fire andre fanene i ett.

Ikke innsendte

Her ligger alle opprettede søknader som ikke ble innsendt til Stiftelsen Dam og hvor søknadsfristen er utløpt. Overflytting fra Utkast til Ikke innsendte skjer automatisk ved søknadsfristens utløp.

Søk

I fanen Oppslag kan du gjøre søk for å finne søknader og prosjekter. Du kan søke på prosjektnavn, prosjektnummer, søker og prosjektleder med mer.

Organisasjon

Dette hovedmenyvalget har fire faner.

Organisasjonsdetaljer

Inneholder all informasjon registrert på søkerorganisasjonen.

Organisasjonsroller

Alle personer/roller som er tilknyttet organisasjonen listes opp her. Tidspunkt for når hver enkelt var innlogget sist foreligger også. Er det mange brukere i organisasjonen kan du bruke funksjonen Filter oppe i høyre hjørne.

Åpne brukerdetaljbildet ved å klikke på ønsket bruker. Du kan nå velge å redigere opplysninger på brukeren, eller klikke på fanen Søknader for å se hvilke søknader og prosjekter vedkommende har en rolle i.

Samme person bør aldri være registrert mer enn en gang.

Alle brukere kan når som helst redigere sine egne brukeropplysninger ved å klikke på innloggingsnavnet oppe til høyre i Damnett.

NB! Organisasjonsansvarlig/prosjektkoordinator kan logge inn som en hvilket som helst annen bruker i organisasjonen ved å klikke på brukernavnet og deretter knappen Logg på som denne personen på verktøylinjen. Dette muliggjør god kundestøtte ved at dere ser nøyaktig det samme som brukeren dere skal veilede, men kun i lesemodus uten å kunne redigere/lagre.

Kommunikasjon

Her ligge organisasjonens dokumenter og eposter fra Stiftelsen Dam, blant annet tildelingskontrakter og bilag for utbetalt administrasjonstillegg.

Tildeling vedlegg

Her ligger rapporter knyttet til tildelinger og utbetalinger fra Stiftelsen Dam.

Ny søknad

En søknad kan bare opprettes innenfor det enkelte programs søknadsperiode, det vil si fra åpningsdato til søknadsfrist.

Opprett søknaden

Organisasjonsansvarlig, prosjektkoordinator og saksbehandler kan opprette søknader. Gå til fanen søknad og klikk på programmet du skal opprette i og du får opp en beskrivelse av utlysningen, samt valget Søknadsskjema. Klikk på sistnevnte for å kunne opprette skjemaet.

Oppgaveskjemaet for opprettelsen av et Helseprosjekt.

Les alle hjelpetekster nøye og fyll ut alle stjernemerkede felter pluss andre felter som for eksempel Prosjektleder dersom denne er klar.

Alle personer som skal knyttes til en rolle i en søknad, må være tilknyttet organisasjonen og ha en rolle som tillater dette. En saksbehandler på en søknad må f.eks. minst ha rollen Saksbehandler i organisasjonen (dvs. Saksbehandler, Prosjektkoordinator eller Organisasjonsansvarlig).

Når du er ferdig, klikk Fortsett og deretter Send inn i det nye vinduet som kommer opp og søknaden blir opprettet.

Søknaden

Søknad

For utfylling av søknad, se brukerveiledningene for søkere og prosjektledere.

Roller

Her ser du hvem som har de ulike rollene i søknaden/prosjektet.

Endring av roller i en søknad/et prosjekt

Det er mulig å endre alle roller i en søknad/et prosjekt. Organisasjonsansvarlig, prosjektkoordinator og saksbehandler kan endre rollene saksbehandler, søker, prosjektleder/forsker og regnskapsmedarbeider, ved å klikke på Bytt-knappen til høyre for bruker. Eventuelle oppgaver som er tildelt opprinnelig bruker vil da overflyttes til den nye. Innen forskning må endring av forsker søkes om spesielt.

Hvordan endre organisasjonsansvarlig i organisasjonen?

Ta kontakt med Stiftelsen Dam, det er bare de som kan utføre dette.

Arbeidsflyt

Her ser du alle oppgaver som er utført på søknaden/i prosjektet, hvem oppgaven er tilordnet og når den ble oppdatert sist. Ved å klikke på den enkelte overskrift (oppgave) i Arbeidsflyt vil du se mer om innholdet i oppgaven. Du vil blant annet kunne se spørsmål fra søkeren og kommentarer fra saksbehandler/prosjektkoordinator, og du vil også finne en utskriftsfunksjon.

Økonomi

Denne fanen gir en oversikt over økonomien i søknaden/prosjektet. Når prosjektet kommer i gang, og det legges inn justerte tall i budsjettet i framdriftsrapporten, regnskap sendes inn osv, så får du hele oversikten her (se bildet).

Kommunikasjon

Her finner du alle dokumenter i prosjektet som du har tilgang til.

Utskrifter

Utskrift av skissesøknaden som er til utfylling hos søker gjøres ved å gå til fanen Oppgaver og klikke på Fylle ut skissesøknad. Liste over alle oppgaver kommer fram. Merk av en søknad i firkanten til venstre for prosjektnavnet og klikk på Utskrift/eksport. Da kommer alternativer fram og du kan velge Søknadsutskrift. Samme prosedyre kan gjøres fra liste Vurdere/sende inn søknad.

Det er mulig å ta utskrift av søknad og søknadssammendrag dersom du har behov for dette. Du kan selvsagt også lagre disse som dokumenter på egen maskin/eget lagringsområde. Du har tilgang til utskriftsfanen etter du har åpnet søknaden via Søknader og prosjekter. Når du åpner søknaden via Oppgaver kan du også skrive ut selve oppgaven.

Annet

Her har du som organisasjonsansvarlig/prosjektkoordinator tre ulike valg.

Henvendelse til Stiftelsen Dam 

Denne kan/skal du benytte når det skal søkes om endringer i prosjektet, når det er forhold i prosjektet det er behov for avklaring på og når det er opplysninger eller rapporter mm. dere vil orientere oss om og få dokumentert på prosjektet. Når du starter denne så får du en oppgave der du kan skrive hva det gjelder, gi en nærmere beskrivelse og legge ved vedlegg. Når du sender det inn, får vi en behandlingsoppgave. Alt dette blir synlig for dere og oss i arbeidsflyten på prosjektet. 

Du kan ikke selv endre startdatoen etter at prosjektet er innvilget. Startdatoen må endres av oss og det er regler om siste mulig oppstart, men den kan utvides i spesielle tilfeller. Benytt og så funksjonen Henvendelse til Stiftelsen Dam ved behov for endring av startdato. 

Endring av sluttdato 

Denne benyttes når det søkes om endring av sluttdato. Det gjelder både når ny sluttdatoen er innenfor et ekstra år etter siste år det er bevilget midler for, og når det er snakk om utvidet prosjektperiode utover det. Det oppfordres til å endre datoer så fort forskyvninger i prosjektperioden er kjent. 

Når du starter denne funksjonen, får du en oppgave der du må sette inn ønsket sluttdato og begrunne hvorfor det er behov for utvidet prosjektlengde. Når du sender inn oppgaven går den til behandling hos oss dersom det er snakk om en dato utover det ekstra året. Hvis det er innenfor det ekstra året så skjer endringen automatisk og ny sluttdato kommer på plass. I begge tilfeller blir dette dokumentert i arbeidsflyten på prosjektet. 

Tilbakekall søknad/fremdriftsrapport

Her kan du inntil søknadsfristens utløp tilbakekalle en allerede innsendt søknad eller fremdriftsrapport dersom det er behov for å jobbe videre med den.

Andre søknadsrelaterte funksjoner

Sletting

Organisasjonsansvarlig, prosjektkoordinator og saksbehandler har tilgang til å slette søknadsutkast. Gå til fanen Søknader og prosjekter og underfanen Utkast. Hent fram det aktuelle søknadsutkastet og du finner en mørkeblå sletteknappen godt synlig.

Søknadsbehandlingen hos Stiftelsen Dam

Etter søknadsfristen fordeles søknadene til fagutvalgsmedlemmer i et fagutvalg knyttet til aktuell ordning (Helse, Forskning og Ekspress). Det er disse som foretar den faglige vurderingen av søknadene.

På nettsidene til Stiftelsen Dam finner du fyldig informasjon om hvordan søknadene behandles i de ulike ordningene. Søknadene vurderes og prioriteres etter kvalitetskriterier som fremgår av utlysningene. Etter at søknadene er behandlet av fagutvalgene og de har gjort sine innstillinger, skal dette innom vårt kontrollutvalg til vurdering og uttalelse før styret endelig vedtar bevilgningene.

Fremdriftsrapporter

Det bevilges midler til hele prosjektet, men utbetales for ett år om gangen. Prosjekter som er flerårige, må derfor sende inn fremdriftsrapport som må godkjennes av Stiftelsen Dam før neste utbetaling blir foretatt.

Når prosjektleder/forsker har sendt inn en fremdriftsrapport til vurdering i din organisasjon vil du som prosjektkoordinator få en epost med overskrift «Damnett: Vurdere/Send inn fremdriftsrapport». Eposten beskriver at du har fått en oppgave i Damnett.

OBS! Innen Forskning der saksbehandlerrollen er en annen enn prosjektkoordinator så vil denne saksbehandleren først få oppgaven Vurdere fremdriftsrapport. Framgangsmåten og hvordan oppgaven løses er den samme som beskrevet nedenfor. Når oppgaven er utført sendes den videre slik at prosjektkoordinator får oppgaven «Vurdere/sende inn fremdriftsrapport».

Prosjektkoordinators og saksbehandlers vurdering av innsendt fremdriftsrapport

Når eposten om tildelt oppgave har kommet logger du deg inn i Damnett som tidligere beskrevet og du går til fanen Oppgaver|Mine.

Da vil du få opp en oversikt over dine uløste oppgaver. Klikk på Vurdere/send inn fremdriftsrapport (prosjektkoordinator) eller Vurdere fremdriftsrapport (saksbehandler) for å få opp en liste over de fremdriftsrapportene som skal vurderes. Du kan når som helst gå tilbake til oppgaveoversikten ved å klikke på Tilbake til oppgaveoversikt.

Klikk på det aktuelle prosjektet i listen for å åpne oppgaven som du vil se til høyre på skjermen. Når du har åpnet oppgaven kommer du rett inn i arbeidsflytfanen, der du ser alt som prosjektleder/forsker har lagt inn i oppgaven Fylle ut fremdriftsrapport. Du må klikke på overskriftene Kommunikasjon, Prosjektstatus og så videre for å få fram det prosjektleder/forsker har lagt inn i fremdriftsrapporten. Du vil også se eventuelle spørsmål eller kommentarer fra prosjektleder/forsker. Det er viktig at du vurderer hele fremdriftsrapporten, men sjekk nøye at økonomisk status (Helse) og budsjettperioder er forstått riktig. For Helse vår prosjektene så følger ikke prosjektårene årstallene. Der starter prosjektåret 1. juli.

Den opprinnelige søknaden vil du få fram ved å klikke på fanen Søknad, du vil kunne se rolletilknytningen til prosjektet ved å klikke på fanen Roller og du kan klikke på fanen Utskrifter for å skrive ut pdf-versjoner av søknaden og oppgaven. Vedleggene får du åpnet ved å klikke på linkene.

Du kan nå enten velge å fortsette saksbehandlingen av fremdriftsrapporten ved å sende den inn, eller sende den tilbake til prosjektleder/forsker for videre bearbeiding. I begge tilfeller er det mulig å knytte kommentarer til fremdriftsrapporten. Disse valgene foretar du i oppgaveboksen til høyre ved å klikke i nedtrekksmenyen i feltet. Når fremdriftsrapporten kommer tilbake fra prosjektleder/forsker på nytt har du fortsatt de samme to valgene. Fremdriftsrapporten kan sendes fram og tilbake mellom deg og prosjektleder/forsker mange ganger dersom det er behov. Du blir varslet med en epost hver gang prosjektleder/forsker sender inn fremdriftsrapporten på nytt.

Ved å klikke på Fortsett kommer det opp et vindu der du må bekrefte innsendingen av oppgaven. Det er alltid prosjektkoordinator som foretar den endelige innsendingen til Stiftelsen Dam.

Som prosjektkoordinator kan du helt fram til søknadsfristen hente fremdriftsrapporten tilbake igjen ved å åpne søknaden i fanen Søknader og prosjekter og deretter klikke fanen Annet. Dette er samme framgangsmåte som beskrevet nærmere i avsnittet Saksbehandle en søknad.

Et tredje valg er å ikke sende inn fremdriftsrapporten fordi dere for eksempel er misfornøyd med prosjektets utvikling og vurderer å stanse det, eller at det er andre årsaker til at prosjektet ikke skal fortsette.

Dersom søknadsfristen oversittes, utløser det en egen saksbehandling hos Stiftelsen Dam når fremdriftsrapporten sendes inn. Fristen for framdriftsrapporter Forskning er 1. september, Helse vår 15. mars og Helse høst 15. september.

Oppdatere organisasjonsopplysninger og akseptere kontrakt/ tildelingsbrev, oppgaver for organisasjonsansvarlig

Det er den som har rollen organisasjonsansvarlig i en organisasjon som har oppgaven i Damnett med å akseptere kontrakt/tildelingsbrev når organisasjonen har mottatt en ny tildeling fra Stiftelsen Dam. Men før organisasjonsansvarlig får tilgang til tildelingsbrevet, må organisasjonsopplysningene gjennomgås og bekreftes. Det er en egen oppgave.

Organisasjonsansvarlig mottar en epost fra Damnett når kontrakt/tildelingsbrev er klar for godkjenning. Når organisasjonsansvarlig logger seg inn i Damnett går hun/han til fanen Oppgaver/Mine. Klikk på oppgaven Oppdatere organisasjonsopplysninger og du får en listevisning av oppgaven. Der klikker du på Oppdatere organisasjonsopplysninger en gang til. Da får du opp en oppgaveboks til høyre i bildet der det ligger en instruksjon på hva du skal gjøre. Instruksjonen gjentas her:

«Det er viktig at alle opplysninger om organisasjonen til enhver tid er oppdaterte. I forbindelse med forestående utbetaling er det spesielt viktig å sjekke at kontonummeret er riktig.

For å se opplysningene som er registrert på din organisasjon åpner du fanen Organisasjon. Dersom du ønsker å supplere eller endre klikker du på Rediger organisasjon oppe til venstre. Du åpner de ulike overskriftene ved å klikke på dem. Når du er ferdig oppdatert klikker du på Lagre-knappen nederst til høyre i redigeringsvinduet. Deretter klikker du Fortsett i oppgaveboksen, og bekrefter dette i det vinduet som kommer opp.»

Klikk deretter på fanen Oppgaver og du har fått oppgaven Signere tildelingskontrakt. Klikk på denne, og deretter en gang til i listevisningen som kommer opp, slik som ved forrige oppgave.

Som det framgår av teksten i oppgaveboksen til høyre på skjermen din så har det til venstre kommet en link til organisasjonens tildelingsbrev/kontrakt. Dette er link til en pdf der du kan lese gjennom tildelingsbrevet/kontrakten før du haker av i avkrysningsboksen på at du har lest og aksepterer betingelsene. Når du løser oppgaven med å klikke Fortsett og deretter Send inn i det nye vinduet som kommer opp, mottar du en kvittering per epost.

Prosjektkontrakt

Det anbefales at det inngås en kontrakt mellom organisasjon og prosjektleder i alle prosjekter. For forskningsprosjektene skal det inngås kontrakt mellom søkerorganisasjon, forskningsinstitusjon/ arbeidsgiver og forsker/ph.d. som omhandler rettigheter, plikter og økonomiske disponeringer. Hva som skal med i denne kontrakten avgjøres av den enkelte organisasjon, men det anbefales å få med viktige krav i tildelingsbrevet mellom Stiftelsen Dam og søkerorganisasjon pluss tilleggskrav som organisasjonen måtte ha. Dette gjøres på organisasjonens eget brevark og signeres av tre parter.

I alle forskningsprosjekter ligger det en oppgave til prosjektkoordinator om å laste opp underskrevet kontrakt. Oppgaven heter Bekrefte prosjektkontrakt.

Trykk på knappen Last opp fil og vedlegg signert kontrakt som en pdf-fil. Klikk så Fortsett og deretter Send inn i det nye vinduet som kommer opp.

For å se opplastet kontrakt går en til fanen Søknader og prosjekter og underfanen Arbeidsflyt. Ved å klikke på linja Bekrefte prosjektkontrakt vises opplastet vedlegg/kontrakt.

Forbehold ved bevilgning

Tilleggsinformasjon ved utbetalingsforbehold

På enkelte prosjekter kan det være satt et utbetalingsforbehold. Det betyr at det må leveres tilleggsinformasjon som skal godkjennes av Stiftelsen Dam før prosjektmidlene blir klargjort for utbetaling. Om det foreligger et utbetalingsforbehold framkommer av Stiftelsen Dams offisielle kommentar til bevilgningen, eller av eposten som går ut ved behandling av fremdriftsrapporten. I tillegg vil prosjektleder/forsker motta en oppgave i Damnett om å levere tilleggsinformasjon. Dette varsles med en epost til prosjektleder, med kopi til prosjektkoordinator. Eposten vil ha overskriften «Damnett: Levere tilleggsinformasjon – utbetalingsforbehold». Forbeholdet vil framgå av epost-teksten og vil også finnes i fanen Kommunikasjon på prosjektet. Når prosjektleder har løst oppgaven vil den gå videre til prosjektkoordinator for vurdering. Prosjektkoordinator vil bli varslet med en epost med overskriften «Damnett: Vurdere tilleggsinformasjon – utbetaling».

Når du som søknadens prosjektkoordinator logger deg inn i Damnett går du til Oppgaver|Mine. Der klikker du på oppgaven, og klikker videre på prosjektet i den listevisningen som da kommer opp.

Nå vil du se oppgaveboksen til høyre og all prosjektinformasjon til venstre. Innsendte tilleggsopplysninger finner du ved å åpne fanen Arbeidsflyt og klikke på Levere tilleggsopplysninger – utbetalingsforbehold. Prosjektet åpner seg med den oppgaven åpen. Opprinnelig fremdriftsrapport finner du ved å klikke på Fylle ut fremdriftsrapport.

Om ønskelig kan du omfordele oppgaven til en annen ved å benytte omfordelingslenken til høyre for navnet ditt i oppgaveboksen.

Du godkjenner tilleggsinformasjonen ved å velge Fortsette saksbehandling i valglisten i oppgaveboksen. I tekstfeltet nedenfor kan du skrive evt tilbakemeldinger til Stiftelsen Dam. Husk å klikke Lagre hvis du forlater oppgaven. Når du er ferdig klikker du Fortsett og deretter bekrefter du dette i det nye vinduet som kommer opp. Oppgaven blir nå sendt til Stiftelsen Dam for godkjenning.

Dersom du ikke godkjenner, det vil si returnerer til prosjektleder for videre bearbeiding, foretar du valget Returner til prosjektleder/forsker. I det nederste tekstfeltet kan du skrive tilbakemeldinger til prosjektleder. Husk å klikke Lagre hvis du forlater oppgaven. Når du er ferdig klikker du Fortsett og deretter bekrefter du dette i den nye dialogboksen som kommer opp. Oppgaven blir nå sendt tilbake til prosjektleder, som vil motta et epostvarsel om at tilleggsinformasjonen ikke er godkjent.

Prosjektleder utfører nå oppgaven på nytt og du vil motta et nytt epostvarsel om å vurdere tilleggsinformasjon.

Dersom innsendt tilleggsinformasjon ikke blir godkjent av Stiftelsen Dam blir oppgaven sendt direkte tilbake til prosjektleder, med kommentarer. Prosjektleder/forsker vil bli varslet i egen epost, som beskrevet innledningsvis i kapitlet, og du vil motta kopi.

Slik kan denne sløyfen gå mange ganger, til Stiftelsen Dam har godkjent. Da vil du motta en epost med overskrift: «Damnett: Godkjent tilleggsinformasjon – utbetalingsforbehold». Prosjektmidlene vil da bli klargjort for utbetaling.

Tilleggsinformasjon ved datoforbehold

I forskningsprosjektene kan det også være gitt forbehold knyttet til en gitt dato. Denne datoen kommer fram både hos forsker og prosjektkoordinator i Oppgaver|Mine og i oppgaveboksen. Datoforbehold kan forekomme i alle søknader, både nye og for år 2 eller år 3.

Prosedyren for å løse denne oppgaven er lik den ved utbetalingsforbehold. Forskjellen er at oppgaveboksen og epostene er merket med datoforbehold i stedet for utbetalingsforbehold.

Regnskapsrapportering

Generelt

Alle prosjekter som har mottatt midler i ordningene Forskning, Forebygging og Rehabilitering skal levere regnskap for hvert år det benyttes midler i prosjektet. Regnskapsperioden er 1. januar – 31. desember. Det blir sendt enn epost til prosjektkoordinator når arbeidet skal starte, med overskriften: «Damnett: Levere regnskapsrapport». Selv om prosjektet har en saksbehandler knyttet til seg vil ikke saksbehandler få denne eposten.

I ordningen Helse er det regnskapsrapportering kun ved avslutning, slik at det leveres bare ett prosjektregnskap for hele prosjektperioden. Regnskapsskjemaet opprettes automatisk ved siste tildeling til prosjektet, og prosjektleder får en epost om at oppgaven Fylle ut regnskapsrapport er opprettet. Prosjektkoordinator eller saksbehandler vil ikke få eget varsel om dette.

Innsendt regnskapsrapport går direkte til prosjektkoordinator.

Oversikt over organisasjonens prosjekter som skal regnskapsrapportere, samt frister

For å få en oversikt over de prosjektene som skal levere regnskapsrapport går du til fanen Oppgaver og Organisasjonens. Her finner du regnskapsoppgavene Fylle ut regnskapsrapport med ulike frister. Under fristen 15.02 finner du alle som gjelder Forskning, Forebygging og Rehabilitering. Den fristen er ment som organisasjonens interne frist for regnskapsinnsending og er satt av Stiftelsen Dam.

Organisasjonens frist for innsending av regnskap til Stiftelsen Dam for disse prosjektene er 15. mars.

Fristen for regnskapsrapportering inn til Stiftelsen Dam innen Helse er den samme som for sluttrapport, det vil si tre måneder etter prosjektets sluttdato. Det er denne datoen som kommer opp som frist for prosjektleder i oppgaven Fylle ut regnskapsrapport. Dersom sluttdato endres vil regnskapsrapportfristen forskyves tilsvarende. I epostvarslet prosjektleder får når oppgaven er opprettet gjør vi oppmerksom på at den interne fristen for innsending må avklares med søkerorganisasjonen.

Prosjektkoordinators vurdering av innsendt regnskapsrapport

Når prosjektleder/forsker har sendt inn en regnskapsrapport til vurdering vil du som prosjektkoordinator få en epost hvor det står at du har mottatt en oppgave i Damnett. Oppgaven finner du i fanen Oppgaver|Mine. Der ser du alle dine uløste oppgaver.

Klikk på Vurdere/sende inn regnskapsrapport for å få opp en liste over prosjektene der regnskapsrapporter skal vurderes. Du kan når som helst gå tilbake til oppgaveoversikten ved å klikke på Tilbake til oppgaveoversikt.

Klikk på det aktuelle prosjektet og du kommer nå rett inn i fanen Arbeidsflyt. I arbeidsflyten under Fylle ut regnskapsrapport vil alt prosjektleder har fylt inn framkomme. Du kan også åpne vedleggene der, samt se prosjektleders/forskers eventuelle spørsmål og kommentarer til prosjektkoordinator. Du har samtidig nå åpnet oppgaven Vurdere/sende inn regnskapsrapport, som du vil se til høyre i bildet.

Du vil finne en link i oppgaveboksen til informasjonsside om regnskap på Stiftelsen Dam nettsider, og også til brukerveiledningen. Det er viktig at du sjekker:

  • At det er riktige underskrifter på regnskapsskjema som er lastet opp.
  • Vurdere behov for mer detaljert regnskap.
  • Sjekke at riktig attestasjon er lastet opp (revisjonsberetning eller attestasjon fra budsjettansvarlig) og signatur fra rett person.
  • Returnere oppgaven til prosjektleder hvis det er mangler eller feil.

Prosjektopplysninger vil du få fram ved å klikke på fanen Søknad og du vil kunne se rolletilknytningen til prosjektet ved å klikke på fanen Roller. Vedleggene får du åpnet ved å klikke på linkene.

Prosjektkoordinator kan nå enten velge å godkjenne regnskapsrapporten, eller sende den tilbake til prosjektleder/forsker for videre bearbeiding. Valgene foretar du i oppgaveboksen til høyre. Ønsker du å sende den inn til Stiftelsen Dam velger du Fortsette saksbehandling og deretter klikke Fortsett. Det vil da komme opp et nytt vindu som ber deg bekrefte dette valget. Ønsker du å returnere regnskapsrapporteringen til prosjektleder/forsker foretar du det valget. Da kan du skrive din tilbakemelding til prosjektleder/forsker i feltet under. Deretter klikker du Fortsett, og bekrefter i neste vindu. Prosjektleder/forsker får da tilsendt en epost om at regnskapsrapporten er returnert fra prosjektkoordinator.

Når regnskapsrapporten kommer tilbake fra prosjektleder/forsker på nytt har du fortsatt de samme to valgene. Regnskapsrapporten kan sendes fram og tilbake mellom prosjektkoordinator og prosjektleder/forsker mange ganger dersom det er behov. Du blir varslet med en epost hver gang prosjektleder/forsker sender inn regnskapsrapporten på nytt.

Når prosjektkoordinator og prosjektleder er samme person

Innsendingen til Stiftelsen Dam foregår da i to trinn. Først må regnskapsrapporten fylles ut (se brukerveiledning for prosjektleder/forsker) og sendes videre i arbeidsflyten. Deretter får du ny oppgave Vurdere/sende inn regnskapsrapport som beskrevet ovenfor.

Regnskapsrapport ikke godkjent

Stiftelsen Dam kan velge å ikke godkjenne en innsendt regnskapsrapport. Regnskapsrapporten vil da bli sendt direkte tilbake til prosjektleder/forsker, men prosjektkoordinator vil bli varslet med en epost med overskrift «Ikke godkjent regnskapsrapport». Prosjektleder/forsker får samme eposten.

Omfordeling av en regnskapsoppgave

Det er mulig å omfordele regnskapsoppgaven til en annen. Prosjektleder/forsker klikk på Omfordel som de finner bak navnet sitt i oppgaveboksen (husk at det må lagres først hvis noe er lagt inn i oppgaveboksen).

Dette skal selvsagt være avtalt på forhånd med den som skal ha oppgaven. Prosjektleder/forsker må fortsatt ha kontakt med denne personen, for når tallene er fylt inn skal skjemaet skrives ut og undertegnes av prosjektleder før det lastes opp. Se ulike omfordelingsalternativer nedenfor.

Omfordeling fra prosjektleder/forsker til økonomiansvarlig

Hvis prosjektleder/forsker ønsker å omfordele oppgaven med regnskapsrapporteringen til for eksempel regnskapsmedarbeider/ regnskapskontor, brukes funksjonen Omfordel som beskrevet ovenfor. Forutsetningen er at personen som skal utføre oppgaven er registrert som bruker i Damnett og er tildelt rollen Regnskapsmedarbeider på prosjektet, samt har fått innføring i hva oppgaven består i.

Omfordeling fra prosjektleder/forsker til prosjektkoordinator

Dette kan gjøres i de tilfeller hvor prosjektleder/forsker ikke har mulighet for å scanne og laste opp dokumenter i oppgaveboksen eller i de tilfeller hvor organisasjonen ordner med revisjonsberetning. Da omfordeler prosjektleder/forsker til prosjektkoordinator (eller organisasjonsansvarlig).

Prosjektleder/forsker sender inn underskrevet regnskapsskjema og annen dokumentasjon til organisasjonene per post eller på annen måte. Så kan prosjektkoordinator laste opp nødvendige vedlegg og sende oppgaven videre i arbeidsflyten. Da sendes alt inn til vurdering i søkerorganisasjonen, og kan deretter sendes videre til Stiftelsen Dam for vurdering/godkjenning. Om ønskelig kan prosjektkoordinator omfordele oppgaven tilbake til prosjektleder/forsker.

Omfordeling fra  prosjektkoordinator  til  økonomiansvarlig  i  organisasjonen

Hos noen organisasjoner er oppgaven med regnskapsoppfølging ikke tillagt prosjektkoordinator, men en økonomiansvarlig/regnskapsmedarbeider. Prosjektkoordinator kan omfordele oppgaven Vurdere/sende inn regnskapsrapport til denne personen, gitt at denne er registrert på prosjektet med rollen regnskapsmedarbeider. Oppgaven kan også omfordeles til andre prosjektkoordinatorer og saksbehandlere i organisasjonen. Regnskapsmedarbeideren kan etter å ha utført oppgaven lagre og omfordele tilbake til prosjektkoordinator, men sannsynligvis helst fullføre oppgaven ved å klikke på knappen Fortsett og deretter bekrefte dette i vinduet som kommer opp. Regnskapsrapporten går da til Stiftelsen Dam for vurdering/godkjenning.

Sluttrapportering

Alle prosjekter må sende inn en sluttrapport. Fristen for sluttrapportering er tre måneder etter prosjektets avslutningsdato. Det er den datoen som kommer fram i oppgaveboksen til prosjektleder/forsker på oppgaven Fylle ut sluttrapport. Innsending til organisasjonen i god tid før denne fristen må avtales med den enkelte, dette får prosjektleder/forsker opplyst om i epost og det ligger som OBS! på våre nettsider.

Klargjøring av sluttrapportoppgave

Når et prosjekt har fått sin siste tildeling blir prosjektet klargjort for sluttrapportering. Prosjektleder/forsker får informasjon i epost når dette er gjort. Eposten har overskriften «Damnett: Sluttrapportoppgaven er klargjort». Selv om prosjektet har en saksbehandler knyttet til seg vil alle innsendte sluttrapporter gå direkte til prosjektkoordinator.

Saksbehandle en sluttrapport

Når prosjektleder/forsker har sendt inn en sluttrapport til vurdering i sin organisasjon vil du som prosjektkoordinator få en epost med overskrift «Damnett: Vurdere/sende inn sluttrapport». Eposten beskriver at du har fått en oppgave i Damnett.

Prosjektkoordinators vurdering av innsendt sluttrapport

Når eposten om tildelt oppgave har kommet logger du deg inn i Damnett og går til fanen Oppgaver|Mine. Da vil du få opp en oversikt over dine uløste oppgaver.

Klikk på Vurdere/sende inn sluttrapport for å få opp en liste over de sluttrapportene som skal vurderes. Du kan når som helst gå tilbake til oppgaveoversikten ved å klikke på Tilbake til oppgaveoversikt.

Klikk på det aktuelle prosjektet og du kommer nå rett inn i prosjektet i Arbeidsflytfanen med oppgaven Fylle ut sluttrapport åpen. Der finner du alt prosjektleder har fylt inn. Du kan også åpne sluttrapportvedlegg der, samt se prosjektleders/forskers spørsmål og kommentarer til prosjektkoordinator. Du har samtidig åpnet oppgaven Vurdere/sende inn sluttrapport, som du vil se til høyre i bildet. Spørsmålene og kommentarene fra prosjektleder/forsker ligger også i denne oppgaveboksen.

Den opprinnelige søknaden vil du få fram ved å klikke på fanen Søknad og du vil kunne se rolletilknytningen til prosjektet ved å klikke på fanen Roller. Vedleggene får du åpnet ved å klikke på linkene.

Prosjektkoordinator kan nå enten velge å godkjenne sluttrapporten, eller sende den tilbake til prosjektleder/forsker for videre bearbeiding. Valgene foretar du ved å klikke i nedtrekksmenyen. Ønsker du å sende den inn til Stiftelsen Dam velger du Fortsette saksbehandling og deretter klikke Fortsett. Det vil da komme opp et nytt vindu som ber deg bekrefte valget. Ønsker du å returnere sluttrapporten til prosjektleder/forsker foretar du det valget. Da kan du skrive din tilbakemelding til prosjektleder/forsker i feltet under. Deretter klikker du Fortsett, og bekrefter i neste vindu. Prosjektleder/forsker får da tilsendt en epost om at sluttrapporten er returnert fra prosjektkoordinator.

Når sluttrapporten kommer tilbake fra prosjektleder/forsker på nytt har du fortsatt de samme to valgene. Sluttrapporten kan sendes fram og tilbake mellom prosjektkoordinator og prosjektleder/forsker mange ganger dersom det er behov. Du blir varslet med en epost hver gang prosjektleder/forsker sender inn sluttrapporten på nytt.

Når prosjektkoordinator og prosjektleder/forsker  er samme person

Innsendingen til Stiftelsen Dam foregår da i to trinn. Først må sluttrapporten fylles ut (se brukerveiledning for prosjektleder/forsker) og sendes videre i arbeidsflyten. Deretter må sluttrapporten åpnes opp igjen under oppgaven Vurdere/sende inn sluttrapport som beskrevet ovenfor.

Sluttrapport ikke godkjent

Stiftelsen Dam kan velge å ikke godkjenne en innsendt sluttrapport. Sluttrapporten vil da bli sendt direkte tilbake til prosjektleder/forsker, men prosjektkoordinator vil bli varslet med en epost med overskrift «Sluttrapport ikke godkjent». Prosjektleder/forsker får den samme eposten.

Omfordeling av sluttrapportoppgaver

Det er også mulig å omfordele sluttrapportoppgaver til en annen. De samme prinsippene gjelder her som for regnskapsoppgaver som er beskrevet tidligere.

Omfordelingen skal selvsagt være avtalt på forhånd med den som skal ha oppgaven. Se de ulike omfordelingsalternativer ovenfor under regskapsoppgaver.