Rutine: Evaluering og justering av programmer

Oppdatert 03.07.2024

Rutinens formål

Å beskrive Stiftelsen Dams rutiner for evaluering og justering av programmer og utlysninger.

Innspill

Justeringsbehov og -ønsker meldes fortløpende inn av sekretariatet på en av to måter:

• Som kommentarer i arbeidsdokumentene for utlysning, søknadsskjema, rutiner eller instrukser.
• Gjennom dette skjemaet: https://forms.office.com/r/x11ft9WJfd

Evalueringer med søkerne

Det skal innhentes innspill fra alle søkerne gjennom en spørreundersøkelse tilknyttet søknaden.

Evalueringer med fagutvalgene

Det skal gjennomføres evalueringer med fagutvalgene i alle programmer. Evalueringene skal minimum bestå av en spørreundersøkelse, men kan også gjennomføres i egne fysiske eller digitale møter.

For programmene med gruppemøter, skal evalueringen gjennomføres i forbindelse med siste gruppemøte.

For programmene med løpende søknadsbehandling skal evalueringene normalt gjennomføres i juni og desember.

Faste evalueringsmøter

Det skal gjennomføres evalueringsmøter i alle programmer en til to uker før kontrollutvalgsmøtene. Den med hovedansvaret for programmet kaller inn til møtene.

Før møtet bør alle i sekretariatet minnes på å gi innspill.

I møtet skal endringsbehov i følgende gjennomgås:

• Kjernedokumenter
• Utlysning
• Instrukser
• Rutinebeskrivelse for søknadsbehandling
• Rutinebeskrivelse for administrativ screening (felles for alle programmer)
• Skjema i Damnett
• Nettside (dam.no)

Oppfølging

Oppgaver forbundet med de ulike programmene skal normalt følges opp av den personen med hovedansvaret for programmet.

Styrebehandling

Endringer i kjernedokumentene som må styrebehandles må vedtas i god tid før utlysningen skal offentliggjøres i de årlige programmene eller endres i de løpende programmene.

For Utvikling og Forskning er styremøtet i juni best egnet – både fordi erfaringene fra søknadsrunden er høstet, og fordi det fortsatt er tid til å gjøre justeringer før utlysningene skal publiseres.

For programmene Ekspress og Helse, som har løpende søknadsbehandling, er styremøtet i september best egnet. Da gjennomføres også den halvårlige styrebehandlingen av tildelingen i programmene.

Offentliggjøring

Normalt skal endringer i kjernedokumentene og søknadsskjemaene offentliggjøres samtidig. Utvikling og Forskning har egne datoer for offentliggjøring i forbindelse med oppstarten av nye søknadsrunder.

For programmene med løpende søknadsbehandling skal større endringer normalt gjelde fra 1. januar. Endringene må formidles på nettsider og i nyhetsbrev senest 15. november året før.