Kontrollutvalgets mandat 

Utvalgets hovedoppgave er å vurdere om søknadsbehandlingen i Stiftelsen Dams programmer har skjedd i tråd med sentrale styringsdokumenter, og basert på det levere beretninger til Stiftelsen Dams styre. 

Utvalget skal også fungere som rådgivende organ ved endringer i programmenes søknadsbehandling. 

Sammensetning og oppnevning 

Kontrollutvalget skal bestå av fem medlemmer og tre varamedlemmer (i rekkefølge). Utvalget skal være sammensatt slik at det representerer bred innsikt og erfaring fra virksomhet som gjenspeiler Stiftelsen Dams formål.

Leder og øvrige medlemmer av kontrollutvalget oppnevnes av Stiftelsen Dams styre for en periode på to år.   

Om behandlingen 

Utvalgets medlemmer skal vurdere som søknadsbehandlingen har skjedd i tråd med følgende sentrale dokumenter: 

• Programmenes utlysningstekster
• Rutinebeskrivelsen for søknadsbehandlingen 
• Fagutvalgets instruks 
• Brukerrepresentantenes instruks (hvis aktuelt) 

For å løse dette oppdraget må kontrollutvalget: 

• Sette seg grundig inn i de aktuelle dokumentene 
• Foreta stikkprøver av enkeltsøknader i søknadsbehandlingssystemene 
• Delta med minst ett medlem på deler av fagutvalgsmedlemmenes gruppemøter 
• Gjennomgå sekretariatets rapporter og innstillinger 
• Kontakte sekretariat eller fagutvalgsmedlemmer for nødvendige avklaringer eller kontrollspørsmål
• Avholde møte der sekretariatets innstilling gjennomgås og beretningens innhold avklares 

Habilitet

Kontrollutvalget følger forvaltningslovens regler om habilitet. Utvalgsmedlemmene er pliktige til selv å reise spørsmål om inhabilitet. Eventuell inhabilitet skal framkomme av referatet fra kontrollutvalgets møte. 

Kontakt med søker  

Utvalgets medlemmer har ikke anledning til å kontakte prosjektledere/forskere/veiledere før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen. Det samme gjelder kontakt med søkerorganisasjoner om søknader.   

Taushetsplikt  

Medlemmene har taushetsplikt knyttet til eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.  

Foruten å ta stikkprøver har kontrollutvalget mulighet til å sette i gang undersøkelser og gi råd om forbedringer i forbindelse med søknadsbehandlingen 

Kontrollutvalgets beretning til styret 

Kontrollutvalget skal levere følgende beretninger: 

• Halvårlige beretninger for programmene med løpende søknadsbehandling 
• Beretninger for hver søknadsrunde i programmene med søknadsfrist 
• En årlig beretning for de totale tildelingene som skal følge årsregnskapet 

Beretningene skal følge en standardisert mal. Kontrollutvalgets leder er ansvarlig for at beretningene avgis. Beretningene skal foreligge senest en uke før styremøtet som skal vedta innstillingen. 

Den årlige beretningen, som skal følge årsregnskapet, bør foreligge innen utgangen av februar. 

Tidsbruk og honorar  

Kontrollutvalgets medlemmer blir honorert etter antall timer brukt. Veiledende tidsbruk er 34 timer årlig. Godtgjøring for eventuell reisevei vil kunne komme i tillegg. Tidsbruken baserer seg på følgende forventede tidsbruk: 

• Tre timer per møte. Det vil bli gjennomført fire møter årlig, så totalt tolv timer årlig. 
• To timer per år på å sette seg inn i styringsdokumentene for de fire programmene. Sette seg inn utlysningstekstene og rutinebeskrivelsene for de fire programmene vi skal drifte fra neste år.  
• To timer per program (totalt åtte timer i året) til å ta stikkprøver.  
• To timer til observasjon i gruppemøtene i programmene Utvikling og Forskning (totalt fire timer i året). 

• To timer per program (totalt åtte timer i året) til å lese sakspapirer. 

Arbeidet honoreres etter satsene i Statens personalhåndbok, punkt 10.14.2 Godtgjøring til leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg. Per 1. januar 2024 utgjør dette kr 545 kroner per time for medlem og kr 721 for leder.

Øvrige bestemmelser som gjelder honorar, reise og opphold i forbindelse med arbeid for Stiftelsen Dam.