Brukerveiledning

Her finner du brukerveiledning for Stimuleringsprogram for helsefrivilligheten.

Oppdatert 24.11.2020

Søknader til Stimuleringsprogram for helsefrivilligheten søker gjennom systemet SurveyMonkey Apply.

Innholdsfortegnelse

Roller i SurveyMonkey Apply
Primary Administrators ansvar
Primary administrators tilgang og innlogging
Informasjon om søkerorganisasjonen
Invitere medlemmer til din organisasjon
Opprette søknad
Legge til personer i søknad
Utarbeide og sende inn søknad
Mer om roller i SMA
Support

Roller i SurveyMonkey Apply

Det er fire sentrale roller i SurveyMonkey Apply (SMA):

  • Primary administrator. Overordnet ansvar for organisasjonens profil i SMA og alle organisasjonens søknader (tilsvarer Prosjektkoordinator).
  • Administrator. Tilnærmet lik tilgang som primary administrator, men kan normalt ikke sende inn søknader (se owner).
  • Non-administrator. Kan kun se søknader de har blitt tildelt av primary administrator eller administrator. Kan fylle inn innhold i søknadene og markere dem som ferdige, men kan ikke sende inn. Vi anbefaler denne innstillingen for de fleste brukere.
  • Owner. Rolle som eier av enkeltsøknader. Som hovedregel skal primary administrator være eier av søknadene, og ha rollen owner. Dette er viktig for å sikre kontroll over hva organisasjonen sender inn. Det er alltid kun én owner, og denne må sende inn alle søknader og oppgaver, inkludert kontrakt før oppstart (som er primary administrator sitt ansvar). Dersom det ikke er primary administrator som står som owner når oppstartskontrakt skal signeres før tildeling, må dette endres for at primary administrator skal få tilgang til signering.

Mer om roller i SMA finner du nederst på siden.

Primary administrators ansvar

Prosjektkoordinator i organisasjoner med søkerrett hos Stiftelsen Dam skal som hovedregel ha rollen som primary administrator i SurveyMonkey Apply (SMA). Som primary administrator har du overordnet ansvar for å:

  • Oppdatere informasjonen om din organisasjon
  • Invitere personer til din organisasjon
  • Opprette søknader
  • Legge til personer som samarbeidspartnere i søknader
  • Sikre at søknader er fullstendige før innsending
  • Sende inn ferdige søknader og rapporter
  • Signere kontrakt før oppstart
  • Sikre interne rutiner for kontroll av søknader
  • Påse at prosjektene sluttrapporteres i henhold til krav

Primary administrators tilgang og innlogging

All innlogging skjer etter invitasjon. Som prosjektkoordinator i en organisasjon, skal du ha mottatt en invitasjon dam.smapply.io per e-post fra søknadssystemet.

Dersom du tidligere har aktivert din brukerkonto kan du gå til dam.smapply.io og logge inn med ditt brukernavn og passord.

Dersom du ikke har aktivert din brukerkonto tidligere kan du gjøre det nå ved å klikke på Join Now-linken i e-posten. Du videresendes da til en side hvor du bes om å opprette et passord, godta personvernerklæringen og opprette konto (Bilde 1). Sjekk søppelpost dersom du ikke finner e-posten i innboksen din.

Invitasjonen gir deg rollen primary administrator, samtidig som din organisasjon blir opprettet i SurveyMonkey Apply.

Når du har opprettet konto sendes du videre til en velkomsthilsen hvor du klikker på Continue to site. Du kommer da inn i selve systemet.

Dersom du har vært igjennom stegene over, og ikke får logget på med din registrerte epost, må du kontakte support. Se mer informasjon om support her.

Informasjon om søkerorganisasjonen

Før du klikker deg videre til det aktuelle programmet ønsker vi at du skal sjekke og oppdatere informasjonen om søkerorganisasjonen din. Det gjør du ved å klikke på Manage organization oppe til høyre (rød pil, Bilde 2).

Under Manage organization skal du legge inn informasjon om søkerorganisasjonen. Vi ønsker at du registrerer informasjon i alle felt i skjemaet (Bilde 3).

Invitere medlemmer til din organisasjon

Personer som skal bidra  i søknadsskrivingen må inviteres som medlemmer av organisasjonen. Under Manage Organization legger du til personer som Members.

Ved å klikke på Members (rød firkant, Bilde 3) sendes du videre til en ny side (Bilde 4) hvor du kan  legge til personer.

Når du klikker på Add Member (rød firkant, Bilde 4) åpnes et nytt vindu (Bilde 5). Der registrerer du informasjon om personen og inviterer vedkommende inn i systemet. Members skal som hovedregel gis rollen non-administrator, og det bør krysses av for Notify member by email that they have been added, slik at nye medlemmer får tilsendt link til systemet. NB: dette må gjøres for å sikre at invitasjon blir sendt.

Dersom medlemmer som er lagt inn ikke mottar eposten, be dem sjekke søppelpost. Merk at de MÅ aktivere sin brukerkonto via linken og fullføre registrering, før de får mulighet til å bidra i søknadsskriving.

Dersom noen ikke finner igjen e-posten med invitasjon til systemet, kan du som primary administrator sende en ny invitasjon ved å klikke på de tre prikkene til høyre for hver person (gul ring, bilde 4). Det er ikke mulig å legge til en person med samme navn og/eller e-post to ganger.

Dersom flere skal ha administratorrolle for organisasjonen kan du endre det ved å velge Toggle role under Actions ved å klikke på de tre prikkene til høyre for en person (gul ring, Bilde 4). Dersom organisasjonen ønsker å bytte primary administrator gjøres dette nederst i Manage Organization-bildet (Bilde 3).

Opprette søknad

Når du har oppdatert informasjonen om søkerorganisasjonen og lagt til members, kan du gå tilbake til forsiden ved å klikke på Dam øverst til venstre.

På forsiden klikker du på View programs og sendes videre til aktive programmer.

For deg er det Stimuleringsprogram for helsefrivilligheten eller Frivillighetens program for besøk og aktivitet for sårbare eldre som er aktuelt. Klikk på More under det programmet du skal søke gjennom, så åpnes en side med kortfattet informasjon om programmet og en mulighet for å søke om midler.

Klikk på APPLY til høyre i bildet for å komme videre. Da bes du først om å oppgi tittel på søknaden din og sendes så videre til oversikten for den aktuelle søknaden. Merk at du ikke kan redigere tittel på søknaden etter at den er sendt inn.

Se eksempel på søknadsskjemaet for Stimuleringsprogrammet her.

Legge til personer i søknad

I søknadsbildet kan du klikke på Add Member or Team (grønn pil, Bilde 6) for å legge til personer fra listen over medlemmer som du har lagt inn som organisasjonens Members . Husk at dersom du ønsker å legge til andre personer enn de som fremkommer i listen må du først legge dem til under Manage organization (beskrevet under avsnittet «Invitere medlemmer til din organisasjon»).

Personene du legger til i søknaden vil motta en e-post hvor de inviteres til å samarbeide om søknaden. Når de klikker på linken i e-posten, skal de komme rett til en oversikt over søknadene de er involvert i. Alle med rollen non-administrator vil kun ha tilgang til søknader hvor de er lagt aktivt til under Add Member og Team.

Dersom de ikke kommer direkte inn i søknaden når de klikker på linken i e-posten skyldes dette sannsynligvis at de ikke har aktivert sin brukerkonto. Du kan da sende dem en ny invitasjon til systemet, slik at de kan fullføre aktiveringen av brukerkontoen.

Utarbeide og sende inn søknad

Under Your tasks i søknadsbildet fremkommer de oppgavene som må fullføres.

Klikk på Oppgave: Søknadsskjema og fyll inn opplysningene som etterspørres i skjemaet. Alle personer som er lagt til i søknaden kan skrive i og ferdigstille søknadsskjemaet. Utfyllingen av feltene i selve søknadsskjemaet skal være selvforklarende.

Når søknaden er ferdig utarbeidet og klar for innsending må den som er definert som owner av søknaden se over søknaden og sende den inn. For å gjøre dette klikker vedkommende først på Review (rød firkant, Bilde 6).

Når innholdet i søknaden er gjennomgått må den sendes den inn ved å trykke på SUBMIT (rød ring, Bilde 7). Det er KUN owner som kan trykke på SUBMIT.

Søkerorganisasjonen er ansvarlig for innholdet i søknaden, og vi anbefaler at primary administrator (prosjektkoordinator) eller en annen person sentralt i organisasjonen, står som eier og dermed har ansvar for siste sjekk og innsending av søknaden.

Når søknaden er sendt inn mottas en bekreftelse fra søknadssystemet per e-post. Etter innsending kan du også til enhver tid se status på din søknad under oversikten My applications.

Etter innsending sendes søknaden videre til fagutvalget for programmet. Vurderingene fagutvalget gjør utgjør grunnlaget for om søknaden innvilges eller avslås.

Når beslutning er fattet sendes det e-post med informasjon om søknadens utfall til alle som er involvert i utformingen av søknaden.

Mer om rollene i SMA

Primary administrator

Søkerorganisasjonen er invitert til SMA gjennom en link på e-post til prosjektkoordinator. PK blir eier av selve organisasjonen, og får rollen primary administrator. Denne personen har et overordnet ansvar for organisasjonens profil i SMA og alle organisasjonens søknader, og er den som må signere kontrakt for å motta midler. Vedkommende har også ansvar for å legge til medlemmer i organisasjonen (se brukerveiledning).

Non-administrator

Den automatiske innstillingen når nye organisasjonsmedlemmer legges til, er at de blir non-administrator. Etter at de er invitert inn i organisasjonen de også legges manuelt inn i de søknadene der de skal være bidragsytere. En non-administrator kan fylle inn innhold i søknader og markere dem som ferdige, men kan ikke sende inn disse (trykke submit). Vi anbefaler denne innstillingen. En viktig fordel er at en non-administrator kun kan se søknader der de er bidragsytere og derfor slipper å holde oversikt over alle organisasjonens pågående prosjekter.

Administrator

Den tredje rollen i SMA er administrator. Vedkommende har tilnærmet lik tilgang som primary administrator, men kan ikke signere kontrakter. Administrator kan se alle søknader organisasjonen har opprettet, og kan legge til seg selv som bidragsyter og/eller eier. Som bidragsyter kan en administrator kun fylle ut innhold i søknadene (på samme måte som non-administrator). Men, ved å selv kunne sette seg som eier, kan også en administrator trykke submit (se beskrivelse under owner). En administrator kan også legge til organisasjonsmedlemmer som skal medvirke på en søknad, og kan på den måten avlaste primary administrator. Administrator kan også selv starte opp nye søknader i de tilgjengelige programmene Stiftelsen Dam har publisert. Det er viktig å huske på at en administrator får tilgang til alle organisasjonens søknader, og rollen bør derfor brukes bevisst.

Support

Sentral informasjon finnes i programmets utlysning og i «ofte stilte spørsmål», som du finner nederst på denne siden.

Dersom det dukker opp andre spørsmål underveis kan du kontakte rådgivere på programdrift, Lisa Nome eller Marie Topaas Storm.

Dersom du opplever tekniske problemer med siden eller med din brukerkonto må du kontakte support hos SurveyMonkey Apply på support@smapply.io (på engelsk).