Rutine: Søknadsbehandling i særtilfeller

Vedtatt av Stiftelsen Dams styre 23.03.2020.

Rutinens formål

I særtilfeller der det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som beskrevet i rutinebeskrivelsene for søknadsvurdering, kan generalsekretær beslutte om og hvordan søknadsbehandlingen skal gjennomføres.   

Antatte situasjoner der dette kan bli tilfellet inkluderer: 

• Sykdom blant mange fagutvalgsmedlemmer eller ansatte samtidig. 
• Krisesituasjoner som gjør at mange fagutvalgsmedlemmer eller ansatte må nedprioritere arbeidet for stiftelsen. 
• Tvungen kansellering av sentrale møter som fordelingskonferanser, for eksempel grunnet sykdom. 
• Tekniske problemer i Damnett som gjør at vurderingene ikke kan gjennomføres i tide eller at eksisterende vurderinger forsvinner.

Forutsetninger

Forutsetningen for dette er at:  

1. Styreleder og leder av kontrollutvalget får fremlagt en plan for gjennomføringen og at 
2. følgende grunnprinsipper følges:

a) Fagutvalgsmedlemmer skal bli forsøkt erstattet. Dersom det er manglende vurderinger fra fagutvalgsmedlemmene som gjør at det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som planlagt, skal sekretariatet forsøke å finne erstatninger for så mange indisponerte fagutvalgsmedlemmer som mulig. Oppnevningen skal følge prinsippene i rutinen for Oppnevning av medlemmer til Stiftelsen Dams fagutvalg, og det er generalsekretær som endelig oppnevner.

b) Ansatte skal bli forsøkt erstattet. Dersom det er indisponerte ansatte som er årsaken til at det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som planlagt, skal sekretariatet forsøke å finne erstattere.

c) Nettmøter skal vurderes. Dersom årsaken til at det ikke er mulig å gjennomføre søknadsvurderingen som planlagt er at det ikke er mulig å avholde sentrale møter, skal sekretariatet vurdere om nettmøter kan gjennomføres. 

d) Alternative tekniske løsninger skal vurderes. Dersom det er tekniske problemer i Damnett som er årsaken til at det ikke er mulig å gjennomføre søknadsvurderingen som planagt, skal sekretariatet vurdere om det er mulig å gjennomføre vurderingene på andre plattformer. 

Dersom de beskrevne tiltakene ikke vurderes som hensiktsmessige, skal innstillingen basere seg på de vurderingene som er tilgjengelige på beslutningstidspunktet.    

Dersom det blir store skjevheter i hvor mange vurderinger de ulike søknadene får eller det blir gjennomført så få vurderinger at beslutningsgrunnlaget ikke blir tilstrekkelig, selv under de spesielle forholdene, kan generalsekretæren, i samråd med styreleder, beslutte å forlenge eller avlyse vurderings- og tildelingsprosessen.   

Det vil bli informert om alle beslutninger og tiltak på dam.no.