Styreinstruks for Stiftelsen Dam
Oppdatert 13.09.2022
Formålet med denne styreinstruksen er å definere styrets og det enkelte styremedlems funksjon, oppgaver og ansvar, samt å gi retningslinjer for administrative funksjoner og plikter overfor styret.
Styreinstruksen suppleres av den til enhver tid gjeldende lovgivning og særskilt vedtatte retningslinjer for utdelinger, kapitalforvaltning og kontroll.
Styreinstruksen er vedtatt i styremøte den 18. november 2014, og senere justert 11. juni 2018, 12. oktober 2020 og 13. september 2022. Instruksen utdyper ansvar og oppgaver styret har hjemlet i Stiftelsen Dams vedtekter og relevant lovgivning. Alle nye styremedlemmer forelegges styreinstruksen ved tiltredelse av verv.
1. Funksjon
Styret er stiftelsens høyeste utøvende organ. Styret velges for to år av gangen av stiftelsens representantskap, hvorav styrets leder og nestleder velges særskilt. Styret består av 9 medlemmer, hvor leder og nestleder inngår. Advokatforeningen oppnevner ett av styremedlemmene.
2. Oppgaver
Styrets hovedoppgaver er å:
- Realisere stiftelsens formål.
- Forvalte stiftelsens kapital i samsvar med stiftelsesloven § 18, vedtektene og nærmere retningslinjer for dette.
- Forestå utdelinger i samsvar med stiftelsesloven § 19, vedtektene og nærmere retningslinjer for dette.
- Behandle de saker som etter stiftelsens forhold er av stor betydning eller uvanlig art.
For øvrig følger styrets oppgaver av den til enhver tid gjeldende lovgivning, stiftelsens vedtekter, denne styreinstruks, samt styrevedtak som måtte supplere denne instruks.
2.1 Stiftelsens formål
Stiftelsens formål er (fra vedtektenes §2):
«Stiftelsens formål er å støtte frivillig helse- og/eller rehabiliteringsrelatert virksomhet som retter seg mot målgrupper i Norge, herunder forebyggende helsearbeid som utføres av frivillige humanitære/ideelle samfunnsnyttige organisasjoner og funksjonshemmedes interesseorganisasjoner, både innen psykisk og fysisk helse. Støtte kan også gis til slik forskning.»
Styret skal ha god kjennskap til innholdet og betydning av vedtektenes angivelse av stiftelsens formål.
Styret skal jevnlig diskutere hvilke utdelinger som vil ivareta stiftelsens formål. Styrets konklusjoner skal nedfelles i retningslinjer gjennom programmenes utlysninger.
Styret kan oppnevne et råd eller utvalg som avgir innstilling til styret med angivelse av hvilke utdelinger som bør foretas for å ivareta stiftelsens formål. Kontrollutvalget utarbeider beretning for alle innstillinger på tildeling overfor styret.
Mener styret at stiftelsens formål er åpenbart uheldig, ufornuftig, unyttig eller at stiftelsens kapital er utilstrekkelig til å tilgodese dens formål på en rimelig måte skal styret vurdere å søke Stiftelsestilsynet om omdanning av stiftelsen etter reglene i stiftelsesloven kapittel 6.
2.2 Kapitalforvaltning
Styret skal jevnlig diskutere en strategi for stiftelsens kapitalforvaltning, vanligvis i forbindelse med budsjettbehandlingen. Styrets strategi skal nedfelles i retningslinjer.
2.3 Organisering
Styret skal sørge for en forsvarlig og hensiktsmessig organisering av stiftelsen.
2.4 Styring og kontroll
Styret skal holde seg orientert om stiftelsens økonomiske stilling og plikter å påse at dens virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Det vedtas budsjett i forkant av hvert kalenderår. Det legges dessuten fram revidert budsjett ca midtveis i året.
Endelig utkast til årsregnskap, samt utkast til årsberetning skal fremlegges for styret for endelig godkjennelse innen fire måneder etter regnskapsårets slutt. Styrets årsberetning skal være i henhold til vanlig anerkjente normer og oppfylle lovens bestemmelser.
2.5 Tilsynsansvar
Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og stiftelsens virksomhet for øvrig. Den ordinære kontakten mellom styret og den daglige ledelsen skjer fortrinnsvis mellom styrets leder og generalsekretær.
Det gjennomføres årlig oppfølgingssamtale mellom styrets leder og generalsekretær hvor lønns- og arbeidsmiljøforhold diskuteres. Styret skal holdes orientert.
3. Generalsekretærs oppgaver og plikter overfor styret
3.1 Generalsekretærs oppgaver
Generalsekretær står for den daglige ledelse av virksomheten og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter stiftelsens forhold er av uvanlig art eller stor betydning.
Generalsekretær kan ellers avgjøre en sak etter fullmakt fra styret i det enkelte tilfellet eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for stiftelsen. Styret skal snarest mulig underrettes om avgjørelsen.
Generalsekretær skal sørge for at stiftelsens regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte.
3.2 Generalsekretærs plikter overfor styret
Generalsekretær har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker og til å uttale seg, med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak.
Styret kan til enhver tid kreve at generalsekretær gir styret en nærmere redegjørelse om bestemte saker.
Generalsekretær forbereder saker som skal behandles i styret i samråd med styrets leder. Saker forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.
Beslutningsgrunnlag og saksfremlegg skal normalt distribueres til styrets medlemmer minst én uke før styrebehandling.
4. Saksbehandling
4.1 Behandling av saker i styret
Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges og behandles skriftlig eller på annen betryggende måte. Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Styremedlemmene og generalsekretær kan kreve møtebehandling.
Styremøter ledes av styrets leder. Deltar hverken styrets leder eller nestleder, velger styret en leder for det aktuelle styremøtet.
Styret kan treffe beslutning når to tredjedeler av medlemmene er til stede og deltar i styrebehandlingen. Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene så vidt mulig er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.
En beslutning av styret krever i alminnelighet at flertallet av de styremedlemmene som deltar i behandlingen av en sak har stemt for. Ved stemmelikhet gjelder det styrets leder har stemt for.
Generalsekretær har møteplikt på alle styremøter. I tillegg skal stedfortreder til generalsekretær møte på styremøtene.
4.2 Innkalling
Styrets leder sørger for behandling av saker som hører inn under styret og er ansvarlig for å kalle inn til styremøter. Styremedlemmene og generalsekretær kan kreve at styret behandler bestemte saker.
Generalsekretær innkaller til styremøter skriftlig og med angivelse av dagsorden og tid og sted for møtet. Varamedlemmer innkalles ved behov.
Det avholdes normalt 6 ordinære styremøter årlig. Dato for ordinære styremøter fastsettes for ett år av gangen, og møteplanen fastsettes i god. Det skal også utarbeides et årshjul hvor de viktigste sakene angis tentativt for møtene.
Ekstraordinære styremøter bør innkalles med minst én ukes varsel, men styret kan kalles inn på kortere varsel dersom sakens natur tilsier raskere styrebehandling.
Dersom ingen av styremedlemmene har innvendinger, kan sakkyndig eller øvrige personer som har relevante opplysninger, bli innkalt til styremøtene.
4.3 Protokoll
Det skal føres protokoll fra styremøter og fra andre former for styrebehandling av saker. Protokollen skal minst angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger.
Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Styremedlem, eller generalsekretær som ikke er enig i styrets beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen.
Protokollen skal underskrives av alle de styremedlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Protokollen godkjennes i påfølgende styremøte, men godkjennes foreløpig elektronisk innen en uke etter styremøtets slutt.
Styrelederen eller den som i styrelederens sted leder styrebehandlingen, har ansvaret for at det føres protokoll i samsvar med ovennevnte.
4.4 Målsetninger og planer for styrets arbeid
Basert på de til enhver tid overordnende målsetninger og strategier for stiftelsen utarbeider styret årlig en handlingsplan, som beskriver de sentrale temaer styret ønsker å fokusere på i det kommende året. Handlingsplanen har utgangspunkt i den strategiske retningen som styret har vedtatt for inneværende strategiperiode.
4.5 Delegasjon av myndighet, utvalg
Styret kan delegere bestemte oppgaver til styrets leder eller til ett eller flere utvalg som utspringer fra styret selv.
4.6 Uavhengighet
Stiftelsens styre skal opptre uavhengig og ikke anse seg bundet av andre hensyn enn hensynet til stiftelsens formål.
4.7 Inhabilitet
Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet må anses for å ha fremtredende personlige eller økonomiske særinteresse i saken. Med nærstående forstås også selskaper man er styremedlem i eller for øvrig har særlig innflytelse over.
Se for øvrig stiftelsesloven § 37.
4.8 Taushetsplikt
Samtlige styremedlemmer har taushetsplikt om forhold de gjøres kjent med og om forhandlingene og avstemmingene i styret og dets utvalg. Ved avslutning av hvert styremøte kan styret vedta at særskilt angitte deler av forhandlingene, eventuelt særskilt angitte vedtak, ikke skal være undergitt taushetsplikt eller kun begrenset taushetsplikt.
4.9 Informasjon
Med mindre styret gjør annet vedtak, er kun styrets leder berettiget til å uttale seg på styrets vegne. Alle eksterne henvendelser skal henvises til styrets leder. Styrets leder kan gi generalsekretær eller andre særlig fullmakt til å gi informasjon.
5. Styrets sammensetning og fullmakter
Bestemmelser for antall styremedlemmer, tjenesteperiode og andre aktuelle forhold fremgår av vedtekter og stiftelsesloven.
6. Godtgjøring av styrets medlemmer
Styret godtgjøres etter statens satser for møtegodtgjørelse på timesbasis. For hvert styremøte godtgjøres forberedelser tilsvarende antall timer som selve møtet varer. Om et møte varer tre timer, godtgjøres styret for totalt 6 timer. Styrets leder godtgjøres for faktisk medgått arbeid mellom styremøtene, og mottar godtgjørelse tilsvarende statens satser for møteledelse.
Godtgjørelse til styremedlemmene regnes ut og utbetales ca 20. juni og ca 20. desember hvert år.