Disposisjon

Utvalgsmedlemmenes oppgave

Generelt om søknadsbehandlingen
Habilitet
Kontakt med søker
Taushetsplikt

Vurderingen av søknadene
Vurderingskriterier
Karakterskala
Tilbakemelding til søkere

Kontroll og endelig vedtak

Utvalgsmedlemmenes oppgave

Utvalgsmedlemmenes hovedoppgave er å vurdere søknadene som sendes inn til Stiftelsen Dams Ekstraprogram i forbindelse med koronaepidemien i tråd med gjeldende utlysning og denne instruksen.

Vurderingene som fagutvalgsmedlemmene utfører danner grunnlaget for hvilke søknader som skal innvilges og avslås.

Generelt om søknadsbehandlingen

De forskjellige trinnene i søknadsbehandlingen beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering, Ekstraprogram i forbindelse med koronaepidemien. Denne skal leses grundig.

Habilitet

Første oppgave er å angi habilitet. Dersom utvalgsmedlemmene vurderer seg selv som inhabil, skal denne ikke delta i den videre behandlingen av søknaden.

Fagutvalget skal følge forvaltningslovens regler om habilitet. I den står blant annet:

En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak
a) når han selv er part i saken;

b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;

c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;

d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;

e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1) et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2) et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.

Utvalgsmedlemmene skal i tillegg vurdere seg som inhabil for søknader som kommer fra egen arbeidsplass (nærmeste ledernivå/avdeling) eller fra søkerorganisasjoner hvor utvalgsmedlemmene har hatt formelle verv eller gjennomført betalt oppdrag siste tre år.

Videre understrekes det at utvalgsmedlemmene skal melde seg selv som inhabile dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder:

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.

Kontakt med søker

Utvalgsmedlemmene har ikke anledning til å kontakte søkerorganisasjon/søker/prosjektleder før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen frem til offentliggjøringen. De har heller ikke anledning til å snakke med søker/søkerorganisasjonen om behandlingen av enkeltsøknader etter dette.

Taushetsplikt

Medlemmene har taushetsplikt vedrørende eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.

Vurderingen av søknadene

Hver søknad vurderes av to fagutvalgsmedlemmer, uavhengig av hverandre. Alle vurderinger i denne runden utføres i sin helhet elektronisk i søknadssystemet SurveyMonkey Apply.

Fordelingen av søknader til fagutvalgsmedlemmene skjer løpende. Se rutinebeskrivelsen for søknadsvurderingen for detaljer.

Søknadene gjøres løpende tilgjengelig for vurdering og fagutvalgsmedlemmene gis en frist på seks dager for vurdering av hver søknad.

Vurderingskriterier

I vurderingen av søknaden vektlegges følgende kriterier:

• Soliditet – Kvaliteten på de foreslåtte aktivitetene og metodene som brukes.
• Virkning – Potensielle virkninger og effekter av det foreslåtte prosjektet.
• Gjennomføring – Antatt gjennomføringsevne.

Karakterskala

Hvert kriterium skal gis en karakter på følgende skala:

1 – Dårlig.
Søknaden adresserer ikke kriteriet eller det kan ikke vurderes grunnet manglende eller ufullstendig informasjon.

2 – Svakt.
Kriteriet adresseres i utilstrekkelig grad eller det er alvorlige svakheter

3 – Mindre godt.
Søknaden adresserer kriteriet, men det er betydelige svakheter

4 – Godt.
Søknaden adresserer kriteriet godt, men inneholder flere mangler

5 – Meget godt.
Søknaden adresserer kriteriet veldig godt, men har noen få mangler.

6 – Fremragende.
Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet. Eventuelle mangler er små.

7 – Eksepsjonelt.
Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet eksepsjonelt bra. Manglene er fraværende eller er svært små.

Tilbakemelding til søkere

Grunnet den spesielle situasjonen vil ingen søkere få begrunnelse for vurderingen.

Honorar

Arbeidet honoreres etter satsene i Statens personalhåndbok, punkt 10.14.2 Godtgjøring til leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg. Per 1. januar 2020 utgjør dette kr 478 kroner per time. Det skal avsettes 20 minutter til behandlingen av hver søknad, noe som medfører et honorar på 159 kroner per søknad.