Rutine: Program for gruppemøter

Oppdatert: 03.07.2024

Rutinens formål

Denne rutinen beskriver hva som skal skje under gruppemøtene i Stiftelsen Dams programmer Utvikling og Forskning.

Forberedelser

For å gjennomføre vurderingen er det avgjørende at alle utvalgsmedlemmene har satt seg godt inn i følgende sentrale dokumenter:

• Aktuell utlysning (Utvikling /Forskning)
• Instruks, fagutvalg (Utvikling / Forskning )
• Rutinebeskrivelse for søknadsbehandling (Utvikling /Forskning)

Utvalgsmedlemmene må bruke egen PC. Det er en fordel denne har nettleseren Chrome installert.

Om møtet

Sted: Arrangeres som hybridmøter. Fysisk sted er Stiftelsen Dams lokaler i Akersgata 28 i Oslo sentrum. I tillegg gis det mulighet for å delta via Teams.

Tid: 09.00-16.30 

Dato: Spesifiseres i innkallingen.

Sekretariatets roller i møtet

• Møteleder – Sørger for framdriften i møtet og passer på at diskusjonen skjer i tråd med planen.
• Sekretær – Tar notater fra diskusjonene og leter frem tilleggsinformasjon ved behov. 

Kontrollutvalget

Medlemmer fra stiftelsens kontrollutvalg vil delta som observatører i deler av møtene. Hensikten er å kontrollere at vurderingene skjer i tråd med instrukser og rutinebeskrivelser.

Program

9:00-9:30 Velkommen og introduksjon

Sekretariatet leder møtet og åpner med å presentere informasjon om søknadsbehandlingen så langt og hvordan gruppemøtene skal gjennomføres.

09:30-12:00 Diskusjon av søknader

I diskusjonen av søknadene skal utvalgsmedlemmene..

… diskutere søknadene ut fra vurderingskriteriene.

… få frem både styrker og svakheter ved søknadene.

… ikke dele egen karaktersetting.

… justere sin individuelle karakter i lys av diskusjonen.

… justere tilbakemeldingen til søker i lys av diskusjonen (vil bli gjort tilgjengelig for søker).

12:00-12:45 Lunsj

12.45-15.45 Diskusjon av søknader fortsetter

Søknadene diskuteres ut fra stiftelsens vurderingskriterier (se fagutvalgets instruks). Karakterer skal ikke diskuteres.

15.45-16.00 Siste justering av karakterer og kommentarer

Tid til å justere de individuelle vurderingene. Husk tilbakemeldingen til søker.

16.00-16.30 Oppsummering

Møteleder oppsummerer og presenterer resultatene fra gruppens søknadsbehandling.