Endringslogg:

• 04.12.20: Søkere med søknader som behandles etter 4. desember vil få skriftlig tilbakemelding fra fagutvalgsmedlemmene
• 18.01.21: Avsatt tid per søknad er endret fra 20 til 30 minutter og antall vurderinger per søknad er endret fra to til tre.

Her kan du se video fra opplæringsmøte av fagutvalget:

(Obs! Det er problemer med lyden helt til slutt i videoen. Gi beskjed til Marie Topaas Storm dersom du har spørsmål.)

Utvalgsmedlemmenes oppgave

Utvalgsmedlemmenes hovedoppgave er å vurdere søknadene som sendes inn til Frivillighetens program for besøk og aktivitet for sårbare eldre i tråd med utlysningen og denne instruksen. Utlysningen finner du her.

Vurderingene som fagutvalgsmedlemmene utfører danner grunnlaget for hvilke søknader som skal innvilges og avslås.

Generelt om søknadsbehandlingen

De forskjellige trinnene i søknadsbehandlingen beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen for søknadsbehandling. Denne skal leses grundig.

Habilitet

Første oppgave er å angi habilitet. Dersom utvalgsmedlemmene vurderer seg selv som inhabil, skal denne ikke delta i den videre behandlingen av søknaden.

Fagutvalget skal følge forvaltningslovens regler om habilitet. I den står blant annet:

En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak

a) når han selv er part i saken;
b) når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje så nær som søsken;
c) når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part;
d) når han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte;
e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1) et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2) et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken.

Utvalgsmedlemmene skal i tillegg vurdere seg som inhabil for søknader som kommer fra egen arbeidsplass (nærmeste ledernivå/avdeling) eller fra søkerorganisasjoner hvor utvalgsmedlemmene har hatt formelle verv eller gjennomført betalt oppdrag siste tre år.

Videre understrekes det at utvalgsmedlemmene skal melde seg selv som inhabile dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder:

Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.

Kontakt med søker

Utvalgsmedlemmene har ikke anledning til å kontakte søkerorganisasjon, søker, prosjektleder eller andre med sentrale roller i søknadene før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen frem til offentliggjøringen. De har heller ikke anledning til å snakke med søker/søkerorganisasjonen om behandlingen av enkeltsøknader etter dette.

Taushetsplikt

Medlemmene har taushetsplikt vedrørende eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.

Vurderingen av søknadene

Hver søknad vurderes av tre fagutvalgsmedlemmer, uavhengig av hverandre. Alle vurderinger i denne runden utføres i sin helhet elektronisk i søknadssystemet SurveyMonkey Apply.

Fordelingen av søknader til fagutvalgsmedlemmene skjer løpende og fagutvalgsmedlemmene gis en frist på 10 dager for vurdering av hver søknad.

Se rutinebeskrivelsen for søknadsbehandlingen for detaljer.

Vurderingskriterier

I vurderingen av søknaden vektlegges følgende kriterier:

Soliditet – Kvaliteten på de foreslåtte aktivitetene og metodene som brukes. I hvilken grad det foreslåtte arbeidet er ambisiøst og nytenkende.

Virkning – Potensielle virkninger og effekter av det foreslåtte prosjektet. Kommunikasjon av resultater og utnyttelsen av dem.

Gjennomføring – Kvaliteten på prosjektleder og prosjektgruppe. Kvaliteten på prosjektets organisering og styring.

Programmets prioriteringer – I hvilken grad prosjektet retter seg mot de prioriterte tiltakene for programmet. Disse er: besøksvert- og besøksvenntjenester rettet mot eldre, tiltak som tilbyr praktiske tjenester, møteplasser og aktiviteter for eldre som er sosialt isolert som følge av smitteverntiltakene, samt tiltak for å bedre organisasjonenes beredskap for opprettholdelse av tilbud til sårbare eldre.

Karakterskala

Hvert kriterium skal gis en karakter på følgende skala:

1 – Dårlig.
Søknaden adresserer ikke kriteriet eller det kan ikke vurderes grunnet manglende eller ufullstendig informasjon.
2 – Svakt.
Kriteriet adresseres i utilstrekkelig grad eller det er alvorlige svakheter
3 – Mindre godt.
Søknaden adresserer kriteriet, men det er betydelige svakheter
4 – Godt.
Søknaden adresserer kriteriet godt, men inneholder flere mangler
5 – Meget godt.
Søknaden adresserer kriteriet veldig godt, men har noen få mangler.
6 – Fremragende.
Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet. Eventuelle mangler er små.
7 – Eksepsjonelt.
Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet eksepsjonelt bra. Manglene er fraværende eller er svært små.

Kommentar

I kommentarfeltet i vurderingsoppgaven skal det gis en kommentar som kort beskriver søknadens styrker og svakheter.

Tilbakemelding til søkere

Søkere vil få tilgang til fagutvalgets karakterer. For søknader som behandles etter 4. desember 2020 vil søkere også få tilgang til fagutvalgets kommentarer.

Honorar

Arbeidet honoreres etter satsene i Statens personalhåndbok, punkt 10.14.2 Godtgjøring til leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg. Per 1. januar 2021 utgjør dette kr 486 kroner per time. Det skal avsettes 30 minutter til behandlingen av hver søknad, noe som medfører et honorar på 243 kroner per søknad.

Honoraret utbetales av Stiftelsen Dam etter at programmet er avviklet.