Instruks fagutvalg Ekspress
Oppdatert 06.01.2025
Her kan du se video fra opplæringsmøte med fagutvalget:
Disposisjon
Utvalgsmedlemmenes oppgave
Utvalgsmedlemmenes hovedoppgave er å vurdere søknadene som sendes inn til programmet Ekspress i tråd med den til enhver tid gjeldende utlysningen for programmet og denne instruksen.
Vurderingene som fagutvalgsmedlemmene utfører danner grunnlaget for hvilke søknader som skal innvilges og avslås.
Se brukerveiledning for fagutvalgsmedlemmer i Ekspress her.
Generelt om søknadsbehandlingen
De forskjellige trinnene beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen for søknadsbehandling. Denne skal leses grundig.
Habilitet
Første oppgave er å angi habilitet. Dersom utvalgsmedlemmene vurderer seg selv som inhabil for en søknad, skal de ikke delta i den videre behandlingen av søknaden. For å rekke å omfordele søknaden er sekretariatet avhengig av at inhabilitet avklares raskt.
Vurderingen av habilitet skal skje i tråd med Rutine for habilitetsvurderinger i Stiftelsen Dam. For fagutvalgsmedlemmer innebærer dette blant følgende:
“Medlemmet har selv ansvar for å melde seg inhabil. Dersom medlemmet er usikker på om hen er inhabil, skal medlemmet melde fra til sekretariatet. Ved inhabilitet skal medlemmet fratre fra behandlingen av den aktuelle søknaden.”
Se rutinen for nærmere beskrivelse av hva som utløser inhabilitet og hva fagutvalgsmedlemmet skal gjøre dersom hen er delaktig i søknader til stiftelsen, samtidig som hen vurderer søknader (såkalt konkurranseinhabilitet).
Kontakt med søker
Utvalgsmedlemmene har ikke anledning til å kontakte søker/prosjektleder før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen. Det samme gjelder kontakt med søkerorganisasjoner om søknader.
Taushetsplikt
Medlemmene har taushetsplikt knyttet til eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted.
Fordeling av søknader
Søknadene fordeles fortløpende til utvalgsmedlemmene. Det er Stiftelsen Dams sekretariat som er ansvarlig for fordelingen av søknader til utvalgsmedlemmene. Se rutinebeskrivelsen for detaljer om dette.
Vurdering av søknader
Hver søknad vurderes av to fagutvalgsmedlemmer, uavhengig av hverandre. Alle vurderinger utføres i sin helhet elektronisk i søknadssystemet Damnett.
Fordelingen av søknader til fagutvalgsmedlemmene skjer løpende og fagutvalgsmedlemmene gis en frist på 15 dager for vurdering av hver søknad.
Vurderingskriterier
I vurderingen av søknaden vektlegges følgende kriterier:
- Soliditet – Kvaliteten på de foreslåtte aktivitetene, beskrivelsen av behovet og metodene som brukes.
- Virkning – Antatt virkning av det foreslåtte prosjektet.
- Gjennomføring – Kvaliteten på prosjektets organisering, styring og ressursbruk.
- Programmets prioriteringer – I hvilken grad prosjektet retter seg mot de prioriterte tiltakene for programmet. Disse er: Frivillighet og tilrettelegging av frivillighet, brukerinvolvering og at prosjektet eller tiltaket har nærhet til bruker, samt stimulering til engasjement og ildsjelaktivitet lokalt.
Karakterskala
Hvert kriterium skal gis en karakter på følgende skala:
1 – Dårlig. Søknaden adresserer ikke kriteriet eller det kan ikke vurderes grunnet manglende eller ufullstendig informasjon.
2 – Svakt. Kriteriet adresseres i utilstrekkelig grad eller det er alvorlige svakheter
3 – Mindre godt. Søknaden adresserer kriteriet, men det er betydelige svakheter
4 – Godt. Søknaden adresserer kriteriet godt, men inneholder flere mangler
5 – Meget godt. Søknaden adresserer kriteriet veldig godt, men har noen få mangler.
6 – Fremragende. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet. Eventuelle mangler er små.
7 – Eksepsjonelt. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet eksepsjonelt bra. Manglene er fraværende eller er svært små.
Honorar
Arbeidet honoreres etter satsene i Statens personalhåndbok, punkt 10.14.2 Godtgjøring til leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg. Per 1. januar 2025 utgjør dette kr 573 kroner per time. Det skal avsettes 15 minutter til behandlingen av hver søknad, noe som medfører et honorar på 143,25 kroner per søknad. Timer til opplæringsmøter og andre møter honoreres etter samme timesats. Honoraret utbetales etterskuddsvis to ganger årlig.