Her kan du se video fra opplæringsmøtet

Utvalgsmedlemmenes oppgave

Utvalgsmedlemmenes hovedoppgave er å vurdere søknadene som sendes inn til programmet Utvikling i tråd med den til enhver tid gjeldende utlysningen for programmet og denne instruksen.

Siste utlysning finner du her. 

Basert på vurderingene skal fagutvalget som enhet levere en innstilling til Stiftelsen Dams styre om hvilke søknader som skal innvilges og avslås. 

Generelt om søknadsbehandlingen

De forskjellige trinnene i søknadsbehandlingen beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering, Utvikling. Denne skal leses grundig. 

Habilitet

Når søknadsfristen er over blir de nye søknadene gjort tilgjengelig for utvalgsmedlemmene i Damnett. Første oppgave er å angi habilitet. Dersom utvalgsmedlemmene vurderer seg selv som inhabil, skal denne ikke delta i den videre behandlingen av søknaden. 

Vurderingen av habilitet skal skje i tråd med Rutine for habilitetsvurderinger i Stiftelsen Dam. For fagutvalgsmedlemmer innebærer dette blant følgende:  

“Medlemmet har selv ansvar for å melde seg inhabil. Dersom medlemmet er usikker på om hen er inhabil, skal medlemmet melde fra til sekretariatet. Ved inhabilitet skal medlemmet fratre fra behandlingen av den aktuelle søknaden.” 

Se rutinen for nærmere beskrivelse av hva som utløser inhabilitet og hva fagutvalgsmedlemmet skal gjøre dersom hen er delaktig i søknader til stiftelsen, samtidig som hen vurderer søknader (såkalt konkurranseinhabilitet). 

Kontakt med søker

Fagutvalgets medlemmer har ikke anledning til å kontakte sentrale personer i søknadene før, i løpet av, eller etter søknadsbehandlingen. Det samme gjelder kontakt med søkerorganisasjoner om søknader.  

Taushetsplikt

Medlemmene har taushetsplikt knyttet til eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av søknadene, og de har også taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggjøring har funnet sted. 

Fordeling av søknader

Stiftelsen Dams sekretariat er ansvarlig for fordeling av søknader til utvalgsmedlemmene. Se rutinebeskrivelsen for detaljer om dette. 

Vurdering av søknader

Runde 1: Individuell vurdering av skissesøknader

I runde 1 sender søker svært forenklede søknader (omtalt som skissesøknader eller skisser). Se Søknadsvurdering Utvikling for detaljer. Hver skisse skal vurderes individuelt av tre utvalgsmedlemmer, uavhengig av hverandre. Fagutvalgsmedlemmene skal ikke diskutere søknadene seg i mellom. I denne runden skjer søknadsbehandlingen i sin helhet elektronisk i Damnett.  

Skissesøknadene gjøres tilgjengelig for utvalgsmedlemmene omtrent fem uker før vurderingsfristen.  

Vurderingskriterier

I vurderingen av søknaden vektlegges følgende kriterier og ingen andre:

Soliditet (Excellence)

Kvaliteten på de foreslåtte aktivitetene og metodene som brukes.
I hvilken grad det foreslåtte arbeidet er ambisiøst og nytenkende.

Virkning (Impact)

Potensielle virkninger og effekter av den foreslåtte prosjektet.
Kommunikasjon av resultater og utnyttelsen av dem.

Gjennomføring(Implementation)

Kvaliteten på prosjektleder og prosjektgruppe.
Kvaliteten på prosjektets organisering og styring.

Stiftelsen Dams prioriteringer 

I hvilken grad prosjektet oppfyller satsningsområdene til Stiftelsen Dam. I dette programmeter disse: 

• Frivillighet – både prosjekter med høy grad av frivillighet og prosjekter som har frivillighet som tema 
• Brukermedvirkning – både prosjekter med høy grad av brukermedvirkning og høy grad av betydning for bruker 
• Søkerorganisasjonens rolle i prosjektet 

Etiske vurderinger inngår som en sentral del i vurderingen av alle kriteriene.  

Karakterskala

Hvert kriterium skal gis en karakter på følgende skala:

1 – Dårlig. Søknaden adresserer ikke kriteriet eller det kan ikke vurderes grunnet manglende eller ufullstendig informasjon. 
2 – Svakt. Kriteriet adresseres i utilstrekkelig grad eller det er alvorlige svakheter.
3 – Mindre godt. Søknaden adresserer kriteriet, men det er betydelige svakheter.
4 – Godt. Søknaden adresserer kriteriet godt, men inneholder flere mangler.
5 – Meget godt. Søknaden adresserer kriteriet veldig godt, men har noen få mangler. 
6 – Fremragende. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet. Eventuelle mangler er små. 
7 – Eksepsjonelt. Søknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet eksepsjonelt bra. Manglene er fraværende eller er svært små. 

Tilbakemelding til søkere

Utvalgsmedlemmene skal gi søkeren skriftlig tilbakemelding på skissesøknaden der søknadens styrker og svakheter oppsummeres. Kommentaren legges inn i vurderingsskjemaet og vil bli gjort tilgjengelig for søker i uredigert form.

Runde 2: Vurdering av utvidede søknader

Individuell vurdering av utvidede søknader 

I runde 2 sender inviterte søkere søknader som utdyper prosjektet beskrevet i skissen (omtalt som fulle søknader). Se rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering Utvikling for detaljer. Hver utvidede søknad skal vurderes individuelt av fire utvalgsmedlemmer som utgjør en fast gruppe.  

OBS: Det er ikke gitt at alle fagutvalgsmedlemmene vil få oppgaver i andre runde. Hvem som får oppgaver, avgjøres etter at vurderingen av skissesøknadene er gjennomført og det er klart hvilken kompetanse det er behov for. 

Fagutvalgsmedlemmene skal ikke diskutere søknadene seg i mellom. I denne runden skjer søknadsbehandlingen i sin helhet elektronisk i Damnett. 

De utvidede søknadene gjøres tilgjengelig for utvalgsmedlemmene omtrent fem uker før vurderingsfristen.  

Søknadene vurderes på samme måte som i runde 1.

Gruppemøte, justering av individuell vurdering

Etter den individuelle behandlingen møtes vurderingsgruppene for å diskutere søknadene de har behandlet individuelt. Se rutinebeskrivelsen Program for gruppemøter for detaljer om møtet. 

Gruppemøtene avholdes i løpet av en arbeidsdag (over 7,5 timer). Stiftelsen Dams sekretariat styrer tidsbruk og gangen i saksbehandlingen. 

I diskusjonen av søknadene skal utvalgsmedlemmene … 

1. … diskutere søknadene ut fra vurderingskriteriene.
2. … få frem både styrker og svakheter ved søknadene.
3. ... ikke dele egen karaktersetting.
4. … justere sin individuelle karakter i lys av diskusjonen.
5. … justere tilbakemeldingen til søker i lys av diskusjonen (vil bli gjort tilgjengelig for søker).

Årsaken til at utvalgsmedlemmene ikke skal dele egen karaktersetting er et ønske om å unngå forankring av andre medlemmers karaktersetting.  

Ved inhabilitet skal fagutvalgsmedlemmet forlate møterommet. 

Endelig innstilling

Søknadene rangeres etter gjennomsnittskarakteren fra gruppemøtene, og et utvalg av de høyest rangerte innvilges. Se rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering Utvikling for detaljer om disse trinnene. 

Vurdering av framdriftsrapportering

Framdriftsrapportene vurderes administrativt, men i tilfeller der sekretariatet vurderer at det er behov for en utvidet faglig vurdering skal rapporten vurderes av utvalgsmedlemmer med relevant kompetanse.  

Fagutvalgsmedlemmene som tildeles vurderingsoppgavene skal utføre individuelle vurderinger av framdriftsrapporten. I vurderingen skal fagutvalgsmedlemmet vurdere den faglige framdriften i prosjektet opp mot opprinnelig søknad, med spesielt fokus på merknader fra sekretariatet. 

Fagutvalgsmedlemmenes vurdering av framdriftsrapporten har tre mulige utfall:  

• Anbefalt godkjent 
• Behov for å innhente informasjon 
• Anbefalt stanset 

Fagutvalgsmedlemmet skal gi en begrunnelse for valgt utfall, og et eventuelt behov for å innhente mer informasjon fra prosjektleder skal utdypes. Fagutvalgsmedlemmenes vurderinger er rådgivende, men vil ha betydning for sekretariatets endelige beslutning i vurderingen av framdriftsrapportene.  

Hvis vesentlige forutsetninger som lå til grunn for tildelingen av midler til et flerårig prosjekt ikke er oppfylt, kan sekretariatet i samråd med utvalgsmedlemmene anbefale at prosjektet stanses. Det skal foreligge tungtveiende grunner for å innstille på stans i den videre støtten til et innvilget flerårig prosjekt og det skal begrunnes godt.  

Dersom et prosjekt vurderes stanset, skal framdriftsrapporten underlegges særskilt behandling. I slike tilfeller kan flere fagutvalgsmedlemmer få tildelt framdriftsrapporten for vurdering, og ved behov skal prosjektet og framdriftsrapporten diskuteres i et ekstraordinært gruppemøte. Det er Stiftelsen Dams styre som endelig vedtar om prosjektet skal stanses. 
 

Det kan også i løpet av året komme søknader om store endringer i et prosjekt hvor det er behov for en utvidet faglig vurdering og hvor enkelte fagutvalgsmedlemmer kan bli bedt om å bidra. 

Kontroll og endelig vedtak 

Stiftelsen Dams kontrollutvalg følger søknadsbehandlingen fra start til slutt. De har tilgang til Damnett og kan følge både sekretariatets og utvalgsmedlemmenes arbeid. De tar stikkprøvekontroller på enkeltsøknader, ser på rapporter fra innstillingen, deltar i utvalgte gruppemøter og legger fram sin anbefaling i form av en beretning til styret.  

Det er stiftelsens styre som fatter endelig vedtak om tildeling av midlene. 

Honorar

Arbeidet honoreres etter satsene i Statens personalhåndbok, punkt 10.14.2 Godtgjøring til leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg.

Per 1. januar 2024 utgjør dette 545 kroner per time. Det skal avsettes 20 minutter til behandlingen av hver skissesøknad, noe som medfører et honorar på 181,5 kroner per søknad. For full søknad skal det avsettes 60 minutter, noe som medfører et honorar på 545 kroner per søknad.  

For vurdering av framdriftsrapporter avsettes det 60 minutter. Timer til opplæringsmøter og andre møter honoreres etter samme timesats. Honoraret utbetales etter at søknadsbehandlingen er sluttført. 

Øvrige bestemmelser som gjelder honorar, reise og opphold i forbindelse med arbeid for Stiftelsen Dam.