Oppdatert 14.11.2022

Se også:

Denne rutinen beskriver søknadsbehandlingen i Stiftelsen Dams program Ekspress. Rutinen involverer programmets fagutvalg, og stiftelsens sekretariat og styre.

Søknadsvurderinger 

Hver søknad går gjennom følgende hovedtrinn: 

1. Administrativ screening 
2. Vurdering i fagutvalget 
3. Vedtak om innvilgelse eller avslag 

Administrativ screening 

Administrasjonen vurderer om søknadene oppfyller de formelle kravene gitt i utlysningen (se rutinen Administrativ screening for detaljer). Søknadene som vurderes å være kvalifisert går videre til vurdering i fagutvalget. 

Avslag 1 

Søknader som vurderes å være «ikke kvalifisert» blir avslått. 

Vurdering i fagutvalget 

Hver søknad blir fordelt til to fagutvalgsmedlemmer som skal vurdere sine søknader uavhengig av de andre medlemmene. De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7. Basert på disse beregnes søknadens totalkarakter, representert som gjennomsnittet av karakterene satt for hvert kriterium. For nærmere beskrivelse av kriteriene og skalaen, se Instruks fagutvalg Ekspress. 

Søknadene vurderes fortløpende og hvert fagutvalgsmedlem må vurdere søknadene senest 15 dager etter at de har fått den tildelt.  

Karaktergrense for innvilgelse 

Karaktergrensen for innvilgelse (KFI) er den laveste karakteren som gir innvilgelse. Alle søknader som får lavere karakter enn KFI, vil bli avslått.  

Karakteren som skal legges til grunn er medianen av de gjennomsnittskarakterene til de to fagutvalgsmedlemmene som har vurdert søknaden. På dam.no/karaktergrense forklares hvorfor median brukes. 

Når siste tildeling i et år er gjort, skal det beregnes en karaktergrense for innvilgelse (KFI) som skal gjelde fra 1. januar påfølgende år. Den beregnes i følgende trinn: 

1. Beregne Antatt innvilgelsesandel kommende år: Bevilgningsramme kommende år delt på Total søknadssum for behandlede søknader foregående år.
2. Slå opp KFI i Karaktertabellen. En tabell som viser karakterdistribusjonen siden oppstart og for en avgrenset tidsperiode. Den antatte innvilgelsesandelen brukes for å finne foreslått KFI. 
3. Generalsekretær beslutter KFI og kan avvike fra forslaget i forrige punkt dersom det er gode grunner for det. 

Vedtak om innvilgelse eller avslag 

Det er generalsekretær med fullmakt fra styret som formelt fatter vedtak om innvilgelse. Vedtaket skal fattes senest 45 dager etter innsendingen av søknaden, og søker skal bli orientert om utfallet rett etter at beslutningen er tatt (unntaket er oppstarten av programmet – se Første beregning av karaktergrense). 

Innvilgelse 1 

Alle søknader med karaktersnitt lik eller større enn karaktergrensen for innvilgelse (KFI) innvilges fortløpende (se under for beregning av KFI). 

Avslag 2 

Alle søknader med karaktersnitt under KFI avslås fortløpende. 

Informasjon om innvilgelse eller avslag formidles søker per e-post via søknadssystemet og informasjon om innvilgede søknader offentliggjøres på www.dam.no. 

Justering av karaktergrense for innvilgelse 

Sekretariatet skal ved behov gjennomføre oppdaterte beregninger av KFI i løpet av året for sikre at bevilgningsrammen ikke overskrides. I tillegg skal det etterstrebes stabilitet i KFI. For å kunne ha en viss stabilitet i KFI kan generalsekretær med fullmakt fra styret: 

• velge å justere den totale bevilgningen, så lenge det er innenfor styrets vedtatte bevilgningsramme, +/- 10 prosent.  
• velge å ikke justere KFI dersom beregningen gir en endring på 0,5 eller mindre. 

Til tross for at stabilitet i KFI skal etterstrebes vil den løpende beregningen av KFI medføre at innvilgelsesprosenten vil variere i løpet av året.  

Justeringsmøtene skal referatføres og være tilgjengelig for kontrollutvalget og styret. 

Sentralt i beregningen av KFI er to tabeller: 

• Beslutningstabellen. Den består av en kolonne der hver dag i året – fra og med 1. januar til og med 31. desember – er representert. I tillegg er det en kolonne som viser hvor stor andel av søknadene som behandles i løpet av et år, som historisk sett er behandlet på en gitt dato. 
• Karaktertabellen. En tabell som viser karakterdistribusjonen siden oppstart og for en avgrenset tidsperiode. 

KFI beregnes i følgende trinn: 

1. Beregne antatt antall søknader i inneværende år. Antall søknader så langt i inneværende år delt på Andel søknader behandlet (funnet i Beslutningstabellen)).
2. Beregne Antatt antall søknader resten av året (Antatt antall søknader minus Behandlede søknader).
3. Beregne Antatt søknadssum resten av året (Antatt antall søknader resten av året ganget med Gjennomsnittlig søknadssum).
4. Beregne Antatt innvilgelsesandel resten av året (Antatt rest søknadssum delt på Rest bevilgningsramme).
5. Slå opp i Karaktertabellen for å finne foreslått KFI. Generalsekretær kan avgjøre hvilken tidsperiode som skal legges til grunn for karakterfordelingen, så lenge den minimum er på tre måneder. 
6. Generalsekretær beslutter KFI og kan avvike fra forslaget i forrige punkt dersom det er gode grunner for det. 

Kontrollutvalget 

Stiftelsens kontrollutvalg skal etterskuddsvis kontrollere om stiftelsens rutiner er fulgt. Vedtakene som fattes i dette programmet, skal legges fram for kontrollutvalget halvårlig. Med bakgrunn i sitt arbeid skal kontrollutvalget legge fram en beretning for styret. 

Styrebehandling 

Styret har det øverste ansvaret og skal fatte eventuelle vedtak om endringer i programmets innretning (herunder utlysning, instrukser og rutinebeskrivelser).  I tillegg skal styret fremlegges vedtakene og kontrollutvalgets beretning halvårlig, og fatte vedtak om innvilgelse og avslagene er gjort i tråd med stiftelsens vedtekter og de vedtatte rutinene. 

Særtilfeller 

I særtilfeller der det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som beskrevet over, skal rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering i særtilfeller følges.