Utvikling

Om rutinen

Denne rutinen beskriver søknadsbehandlingen i Stiftelsen Dams program Utvikling. Rutinen involverer programmets fagutvalg, og stiftelsens sekretariat og styre.

Søknadsvurderinger

Søknadsbehandlingen skjer i to trinn. I runde 1 sender søker en forenklet skissesøknad. Den går gjennom en administrativ screening, før den vurderes av fagutvalget. Søknadene med høyest karakter inviteres til å sende utvidede søknader i runde 2.

Runde 1: Vurdering av skissesøknader

Administrativ screening 1

Administrasjonen vurderer om søknadene oppfyller de formelle kravene gitt i utlysningen (se rutinen Administrativ screening for detaljer). Søknadenesom vurderes å være kvalifisert går videre til vurdering i fagutvalget.

Avslag 1.1

Søknader som vurderes å være «ikke kvalifisert» blir avslått.

Vurdering i fagutvalget

Hver søknad blir fordelt til fire fagutvalgsmedlemmer som skal vurdere sine søknader uavhengig av de andre medlemmene, i henhold til Instruks fagutvalg Utvikling. De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7. Basert på disse beregnes søknadens totalkarakter, representert som gjennomsnittet av alle kriteriekarakterene.

Søknadene vurderes fortløpende og hvert fagutvalgsmedlem må vurdere søknadene senest 15 dager etter at de har fått den tildelt.

Karaktergrense for invitasjon til runde 2

Karaktergrensen for invitasjon til runde 2 er den laveste karakteren som utløser en invitasjon til runde 2. Alle søknader som får lavere karakter enn dette, vil bli avslått.

Karakteren som skal legges til grunn er en kombinasjonsscore bestående av to tall:

Kombinasjonsscore = Medianen av gjennomsnittskarakterene til fagutvalgsmedlemmene + En hundredel av gjennomsnittskarakteren på søknaden

Resultatet blir en score som skiller søknadene ved median og – dersom søknadene har lik median – rangerer dem etter gjennomsnittskarakter.

Når siste tildeling i et år er gjort, skal det beregnes en karaktergrense for invitasjon til runde 2 som skal gjelde fra 1. januar påfølgende år. Den beregnes i følgende trinn:

1. Total søknadssum for behandlede søknader i inneværende år / Bevilgningsramme kommende år = Antatt innvilgelsesandel kommende år
2. Antatt innvilgelsesandel / 0,50 (ønsket innvilgelsesandel i runde 2) = Antatt invitasjonsandel
3. Andelen som skal inviteres brukes for å slå opp i en karaktertabell med karaktersettingen siste år. Slik identifiseres karaktergrensen for invitasjon til runde 2.

Invitasjon til runde 2 eller avslag

Beslutningene om invitasjon eller avslag skjer fortløpende og senest 45 dager etter innsendingen av søknaden. Søker og søkerorganisasjon skal bli orientert om utfallet rett etter at beslutningen er tatt.

Invitasjon til runde 2

Alle søknader med karaktersnitt lik eller større enn karaktergrensen for invitasjon inviteres fortløpende.

Avslag 1.2

Alle søknader med karaktersnitt under karaktergrensen for invitasjon avslås fortløpende.

Informasjon om innvilgelse eller avslag formidles søker og søkerorganisasjon per e-post via søknadssystemet og informasjon om innvilgede søknader offentliggjøres på www.dam.no.

Runde 2: Vurdering av utvidede søknader

Administrativ screening 2

Administrasjonen vurderer om søknadene oppfyller de formelle kravene gitt i utlysningen (se rutinen Administrativ screening for detaljer). Søknadene som vurderes å være kvalifisert går videre til vurdering i fagutvalget.

Avslag 2.1

Søknader som vurderes å være «ikke kvalifisert» blir avslått.

Vurdering i fagutvalget

Hver søknad blir fordelt til de fire samme fagutvalgsmedlemmer som på skissen. De skal vurdere sine søknader uavhengig av de andre medlemmene, i henhold til Instruks fagutvalg Utvikling. De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7. Basert på disse beregnes søknadens totalkarakter, representert som gjennomsnittet av alle kriteriekarakterene.

Søknadene vurderes fortløpende og hvert fagutvalgsmedlem må vurdere søknadene senest 15 dager etter at de har fått den tildelt.

Karaktergrense for innvilgelse

Karaktergrensen for innvilgelse (KFI) er den laveste karakteren som gir innvilgelse. Alle søknader som får lavere karakter enn KFI, vil bli avslått.

Karakteren som skal legges til grunn er en kombinasjonsscore bestående av to tall:

Kombinasjonsscore = Medianen av gjennomsnittskarakterene til fagutvalgsmedlemmene + En hundredel av gjennomsnittskarakteren på søknaden

Resultatet blir en score som skiller søknadene ved median og – dersom søknadene har lik median – rangerer dem etter gjennomsnittskarakter.

Når siste tildeling i et år er gjort, skal det beregnes en karaktergrense for innvilgelse (KFI) som skal gjelde fra 1. januar påfølgende år. Den beregnes i følgende trinn:

1. Total søknadssum for behandlede søknader i inneværende år / Bevilgningsramme kommende år = Antatt innvilgelsesandel kommende år
2. Antatt innvilgelsesandel brukes for å slå opp i en karaktertabell med karaktersettingen siste år. Slik identifiseres karaktergrensen for innvilgelse.

Vedtak om innvilgelse eller avslag

Det er generalsekretær med fullmakt fra styret som formelt fatter vedtak om innvilgelse. Vedtaket skal fattes senest 45 dager etter innsendingen av søknaden, og søker og søkerorganisasjon skal bli orientert om utfallet rett etter at beslutningen er tatt (unntaket er oppstarten av programmet - se Første beregning av karaktergrense).

Innvilgelse 1

Alle søknader med karaktersnitt lik eller større enn karaktergrensen for innvilgelse (KFI) innvilges fortløpende (se under for beregning av KFI).

Avslag 2

Alle søknader med karaktersnitt under KFI avslås fortløpende.

Informasjon om innvilgelse eller avslag formidles søker og søkerorganisasjon per e-post via søknadssystemet og informasjon om innvilgede søknader offentliggjøres på www.dam.no.

Kontrollutvalget

Stiftelsens kontrollutvalg skal etterskuddsvis kontrollere om stiftelsens rutiner er fulgt. Vedtakene som fattes i dette programmet, skal legges fram for kontrollutvalget halvårlig. Med bakgrunn i sitt arbeid skal kontrollutvalget legge fram en beretning for styret.

Styrebehandling

Styret har det øverste ansvaret og skal fatte eventuelle vedtak om endringer i programmets innretning (herunder utlysning, instrukser og rutinebeskrivelser).I tillegg skal styret fremlegges vedtakene og kontrollutvalgets beretning halvårlig, og fatte vedtak om innvilgelse og avslagene er gjort i tråd med stiftelsens vedtekter og de vedtatte rutinene.

Særtilfeller

I særtilfeller der det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som beskrevet over, skal rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering i særtilfeller følges.

Vedlegg

1 Prosedyre ved oppstart av programmet

Ved oppstarten av programmet vil svartiden på maksimalt 45 dager ikke overholdes. Årsaken er at stiftelsen trenger et grunnlag for å vurdere hvor karaktergrensen for invitasjon til runde 2 skal settes.

Når minimum 100 skissesøknader er ferdig vurdert, skal generalsekretær med fullmakt fra styret beregne en karaktergrense for invitasjon til runde to (KFIR2). I tillegg til vurderingen av de 100 skissesøknadene, kan vurderingene av tidligere innsendte skisser i programmet også brukes.

Hvor grensen skal gå innledningsvis, kan baseres på en skjønnsmessig vurdering gjort av generalsekretær, men det foreslås å ta utgangspunkt i følgende prosedyre:

1. Antatt total søknadssum / Bevilgningsramme = Antatt innvilgelsesandel kommende år
2. Antatt innvilgelsesandel / 0,50 (ønsket innvilgelsesandel i runde 2) = Antatt invitasjonsandel
3. Invitasjonsandelen som skal inviteres brukes for å slå opp i en karaktertabell med karaktersettingen siste år. Slik identifiseres karaktergrensen for invitasjon til runde 2.

Den primære skjønnsmessige vurderingen i oppstarten vil være anslaget på hvor mange søknader vi vil få og dermed hva den totale søknadssummen vil bli (trinn 1).

Basert på vurderinger tidligere gjort i Utvikling, kan generalsekretær og vurdere om noen søknader som får spesielt høy score, skal kunne inviteres til runde 2 eller innvilges (dersom søknaden allerede er i runde 2).

2 Justering av karaktergrense for invitasjon til runde 2 (KFIR2)

Sekretariatet skal ved behov gjennomføre oppdaterte beregninger av KFIR2 i løpet av året

Til tross for at stabilitet i KFIR2 skal etterstrebes vil den kunne variere en del i løpet av året dersom karaktersettingen endres eller det kommer langt flere eller færre søknader enn ventet.

Justeringsmøtene skal referatføres og være tilgjengelig for kontrollutvalget og styret.

Sentralt i beregningen av KFIR2 er to tabeller:

1. Beslutningstabellen. Den består av en kolonne der hver dag i året - fra og med 1. januar til og med 31. desember - er representert. I tillegg er det en kolonne som viser hvor stor andel av søknadene som behandles i løpet av et år, som historisk sett er behandlet på en gitt dato.
2. Karaktertabellen. En tabell som viser karakterdistribusjonen siden oppstart og for en avgrenset tidsperiode.

KFIR2 beregnes i følgende trinn:

• Beregne antatt antall søknader i inneværende år. Antall søknader så langt i inneværende år / Andel søknader behandlet (funnet i Beslutningstabellen)
• Beregne Antatt antall søknader resten av året (Antatt antall søknader - Behandlede søknader)
• Beregne Antatt søknadssum resten av året (Antatt antall søknader resten av året * Gjennomsnittlig søknadssum)
• Beregne Antatt innvilgelsesandel resten av året (Antatt rest søknadssum / Rest bevilgningsramme)
• Beregne Antatt invitasjonsandel (Antatt innvilgelsesandel / 0,5 (ønsket innvilgelsesandel i runde 2))
• Slå opp i Karaktertabellen for å finne KFIR2. Generalsekretær kan avgjøre hvilken tidsperiode som skal legges til grunn for karakterfordelingen, så lenge den minimum er på tre måneder.

3 Justering av karaktergrense for innvilgelse (KFI)

Sekretariatet skal ved behov gjennomføre oppdaterte beregninger av KFI i løpet av året for sikre at bevilgningsrammen ikke overskrides. I tillegg skal det etterstrebes stabilitet i KFI. For å kunne ha en viss stabilitet i KFI kan generalsekretær med fullmakt fra styret:

1. velge å justere den totale bevilgningen, så lenge det er innenfor styrets vedtatte bevilgningsramme, +/- 10 prosent.
2. velge å ikke justere KFI dersom beregningen gir en endring på 0,5 eller mindre.

Til tross for at stabilitet i KFI skal etterstrebes vil den løpende beregningen av KFI medføre at innvilgelsesprosenten vil variere i løpet av året.

Justeringsmøtene skal referatføres og være tilgjengelig for kontrollutvalget og styret.

Sentralt i beregningen av KFI er to tabeller:

1. Beslutningstabellen. Den består av en kolonne der hver dag i året - fra og med 1. januar til og med 31. desember - er representert. I tillegg er det en kolonne som viser hvor stor andel av søknadene som behandles i løpet av et år, som historisk sett er behandlet på en gitt dato.
2. Karaktertabellen. En tabell som viser karakterdistribusjonen siden oppstart og for en avgrenset tidsperiode.

KFI beregnes i følgende trinn:

1. Beregne antatt antall søknader i inneværende år. Antall søknader så langt i inneværende år / Andel søknader behandlet (funnet i Beslutningstabellen)
2. Beregne Antatt antall søknader resten av året (Antatt antall søknader - Behandlede søknader)
3. Beregne Antatt søknadssum resten av året (Antatt antall søknader resten av året * Gjennomsnittlig søknadssum)
4. Beregne Antatt innvilgelsesandel resten av året (Antatt rest søknadssum / Rest bevilgningsramme)
5. Slå opp i Karaktertabellen for å finne KFI. Generalsekretær kan avgjøre hvilken tidsperiode som skal legges til grunn for karakterfordelingen, så lenge den minimum er på tre måneder.