Oppdatert 11.04.2024

Se også:

Oppsummering

Denne rutinen beskriver de forskjellige trinnene i innvilgelser og avslag av søknader innenfor Stiftelsen Dams program Forskning. Søknadene i dette programmet vurderes av et eget fagutvalg og brukerrepresentanter.

Søknadsbehandlingen skjer i to trinn. Runde 1 omfatter administrativ screening og fagutvalgets vurdering av skissesøknader. Runde 2 avhenger av om søker velger å publisere som registrert rapport eller ikke.

Forberedelser

Inndeling av de 30 fagutvalgsmedlemmene i seks fagutvalgsgrupper skjer i forkant av selve søknadsvurderingen. Inndelingen legger grunnlaget for hvilke fagutvalgsmedlemmer som skal vurdere de samme søknadene

Inndelingen skal til dels baseres på fagområde og tematikk, men det er samtidig ønskelig med tverrfaglighet og en viss spredning av type forskningskompetanse og demografiske karakteristika i hver fagutvalgsgruppe.

Runde 1: Vurdering av skissesøknader

I runde 1 vurderes skissesøknadene med mål om at de beste søknadene skal inviteres til å sende inn utvidede søknader.  Runden omfatter en administrativ vurdering og fagutvalgets vurdering av skissesøknadene.

Administrativ screening 1

Administrasjonen vurderer om skissesøknadene oppfyller de formelle kravene gitt i utlysningen (se rutinen Administrativ screening for detaljer). Skissesøknader som vurderes å være kvalifisert fordeles til alle fagutvalgsmedlemmene i en fagutvalgsgruppe.

Avslag 1.1: Avslagene som kommer som følge av den administrative screeningen.

Individuell vurdering, fagutvalg

Hvert fagutvalgsmedlem skal vurdere sine skissesøknader uavhengig av de andre medlemmene, i henhold til kriteriene i gjeldende utlysning og Instruks fagutvalg Forskning. Dersom mer enn to fagutvalgsmedlemmer vurderer seg som inhabile skal søknaden fordeles til en annen fagutvalgsgruppe.

De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7.  For nærmere beskrivelse av kriteriene og skalaen, se Instruks fagutvalg Forskning. 

Karaktergrense

Det er medianen av gjennomsnittskarakterene til de ulike fagutvalgsmedlemmene som danner grunnlaget for beslutninger om utvelgelse, innvilgelse og avslag. Dersom to søknader har samme median er det den totale gjennomsnittskarakteren som skal brukes for å skille dem. Les mer om denne beregningen på dam.no/karaktergrense.

Utvelgelse til runde 2

Søker kan velge en av to ulike prosesser:

• Ordinær prosess der et utvalg av skissesøknadene inviteres til å sende utvidede søknader (runde 2a)
• Registrert rapport. En prosess der søkere forplikter seg til å publisere forskningen som registrert rapport (runde 2b)

Tre faktorer er spesielt sentrale for hvor mange som skal inviteres videre i de ulike prosessene:

• Forventet antall søknader som kan innvilges. Beregnes ved å dele bevilgningsramme på gjennomsnittlig søknadssum. Avrundes til to desimaler.
• Andelen søknader som har valgt registrert rapport. Beregnes ved å dele antallet som har valgt RR på totalt antall søknader. Avrundes til tre desimaler.
• Incentivet for å velge RR. Beregnes ved å gange forventet antall innvilgelser med 0,08. Avrundes til to desimaler.

Formelen for antallet som skal innvilges som RR blir som følger: 

• Antall som kan innvilges ganget med RR-andel + RR incentiv (avrundes til nærmeste hele tall)

Innvilgelsen av registrert rapport-prosjektene baserer seg på vurderingene til alle habile fagutvalgsmedlemmer, ved at søknadene med høyest karakter innvilges (se punktet «karaktergrense» over). Dersom grensen ikke kan settes nøyaktig ved det antallet søknader som beregningen har gitt (fordi flere har samme karakter), kan generalsekretær avgjøre hvor streken skal settes.

Innvilgelse 1: De innvilgede RR-prosjektene

Avslag 1.2: De avslåtte RR-prosjektene

Antallet som skal inviteres til å sende utvidet søknad i den ordinære prosessen, beregnes ved å trekke antallet som skal innvilges som registrert rapport fra antallet søknader som kan innvilges, og deretter dele på den ønskelige innvilgelsesandelen i runde 2a. Denne skal normalt settes til 45 prosent.

Formelen for dette blir da som følger: 

• (Antall som kan innvilges minus Antall innvilget RR) / Innvilgelsesandel runde 2a (avrundes til nærmeste hele tall)

Utvelgelsen baserer seg på vurderingene til alle habile fagutvalgsmedlemmer, ved at søknadene med høyest karakter inviteres til å sende inn utvidet søknad (se punktet «karaktergrense» over). Dersom grensen ikke kan settes nøyaktig ved det antallet søknader som beregningen har gitt (fordi flere har samme karakter), kan generalsekretær avgjøre hvor streken skal settes. Denne beslutningen skal i så fall skje uten generalsekretærens kjennskap til hvilke prosjekter som påvirkes.

Ingen grupper skal ha mindre enn 12 eller mer enn 22 prosent av søknadene med videre til runde 2. Årsaken til dette er at:

1. Store skjevfordelinger mellom gruppene erfaringsmessig har sin hovedårsak i at enkelte utvalgsmedlemmer er spesielt snille eller strenge i sin karaktersetting.
2. Arbeidsfordelingen i runde 2 bør være balansert, slik at alle grupper får et tilstrekkelig antall (blant annet for å kunne kalibrere seg) og ikke får altfor stor arbeidsmengde.

Dersom fordelingen blir skjev skal justeringen skje ved at karaktergrensen først heves i de gruppene med flest søknader og deretter senkes i den eller de med færrest. Det vil si at antallet søknader fordeles fra de gruppene med flest til de med færrest.

Dersom flere søknader enn nødvendig havner innenfor den nye grensen, skal det trekkes lodd mellom søknadene. Også grupper med antall innenfor spennet kan få sitt antall justert, dersom det kreves for å sikre at alle grupper havner innenfor spennet.

Avslag 1.3: De prosjektene som har valgt ordinær prosess og som ikke går videre

Eksempel på beregning 

Slik ble antallet RR-prosjekter beregnet i søknadsrunden i 2024: 

1 Forventet antall søknader som kan innvilges:  

Bevilgningsrammen (130.000.000) / gjennomsnittlig søknadssum (2.818.00) = 46,13  

2 Andelen søknader som har valgt registrert rapport 

41 RR-søknader / 416 totalt antall søknader = 0,099 

3 Incentivet for å velge registrert rapport 

Forventet antall innvilgelser (46,13) * incentivtallet (0,08) = 3,69 

4 Antallet som skal innvilges som registrert rapport 

Antall som kan innvilges (46,13) * registrert rapport-andel (0,099) + registret rapport-incentiv (3,69) = 8,26 

5 Avrundes til nærmeste hele tall = 8 

Runde 2a: Vurdering av utvidede søknader

I runde 2a gjennomføres individuelle og gruppevise vurderinger av de utvidede søknadene av fagutvalget og individuelle vurderinger av brukerrepresentanter. Denne runden danner grunnlaget for endelige innvilgelser og avslag.

Administrativ screening 2

Administrasjonen vurderer om søknadene oppfyller de formelle kravene gitt i kriteriene i gjeldende utlysning. Se rutinen Administrativ screening for detaljer. Søknader som vurderes å oppfylle kravene fordeles til de samme fagutvalgsmedlemmene som hadde søknaden til vurdering i runde 1.

Avslag 2.1: Avslagene som kommer som følge av den administrative screeningen

Individuell vurdering, fagutvalg

Hvert fagutvalgsmedlem skal vurdere sine søknader uavhengig av de andre fagutvalgsmedlemmene, i henhold til kriteriene i gjeldende utlysning og Instruks fagutvalg Forskning. Dersom mer enn to fagutvalgsmedlemmer vurderer seg som inhabile skal søknaden fordeles til en annen fagutvalgsgruppe.

De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7. Basert på disse beregnes søknadens totalkarakter, representert som gjennomsnittet av karakterene satt for hvert kriterium. For nærmere beskrivelse av kriteriene og skalaen, se Instruks fagutvalg Forskning.

Individuelle vurderinger, brukerrepresentanter

Brukerrepresentantene skal vurdere søknadene uavhengig av de andre, i henhold til kriteriene i gjeldende utlysning og Instruks brukerrepresentanter Forskning. Hver søknad skal få tre brukervurderinger. Dersom en brukerrepresentant er inhabil, skal søknaden omfordeles til en annen.

De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7. Basert på disse beregnes søknadens brukerkarakter. For nærmere beskrivelse av kriteriene og skalaen, se Instruks brukerrepresentanter Forskning.

Avslag 2.2: Søknadene som er gitt totalkarakter 1 eller 2 av alle tre brukerrepresentantene avslås.

Gruppevise diskusjoner og individuelle justeringer av karakterer, fagutvalg

Det avholdes seks gruppemøter hvor alle fagutvalgsmedlemmene i hver gruppe har vurdert de samme søknadene. Under gruppemøtene diskuteres søknadens svakheter og styrker. Inhabile fagutvalgsmedlemmer skal forlate møtet når den aktuelle søknaden diskuteres.

Gruppemøtene ledes av representanter fra administrasjonen. Søknadene skal rangeres etter fagutvalgets karakter, og diskuteres i den rekkefølgen. Møteleder påser at alle habile fagutvalgsmedlemmer presenterer sitt syn, og man under diskusjonen av hver søknad alternerer på hvem som innleder diskusjonen.

Med bakgrunn i de styrker og svakheter som ble diskutert i gruppemøtene justerer hvert fagutvalgsmedlem karakterene på de utvidede søknadene. Hvert utvalgsmedlem gjør sin justering uavhengig av de andre (se Instruks fagutvalg Forskning).

Endelig avslag og innvilgelse

Søknadene sorteres og rangeres etter beslutningshierarkiet:

1. Medianen fra fagutvalgsmedlemmenes vurderinger, avrundet til to desimaler
2. Medianen fra brukerrepresentantenes vurderinger, avrundet til to desimaler
3. Gjennomsnittlig karakter fra fagutvalgsmedlemmenes vurderinger, avrundet til to desimaler

Basert på dette skal de høyest rangerte innvilges og de lavest rangerte avslås.

Innvilgelse 2: De høyest rangerte søknadene innvilges. Generalsekretær kan avgjøre om det er rom for å gå over bevilgningsrammen og innvilge flere prosjekter. Denne beslutningen skal i så fall skje uten generalsekretærens kjennskap til hvilke prosjekter det gjelder.

Avslag 2.3: De resterende søknadene avslås. 

Særtilfeller

I særtilfeller der det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som beskrevet over, skal rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering i særtilfeller følges.